Cómo organizar un Día familiar sin perder el control

Un Día familiar funciona mejor cuando se organiza por fases: primero se fijan la fecha, el programa y el espacio; después se calculan asistentes, comida y material. Las inscripciones no solo sirven para contar personas: también permiten recoger alergias y preferencias dietéticas. Reserva pronto las mesas, sillas y carpas, y asigna responsables concretos para las actividades infantiles, la cocina y la recepción. La última semana debe centrarse en confirmar cantidades, revisar el tiempo y preparar lo que pueda adelantarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el local y el espacio exterior
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Registrar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Asignar voluntarios
2 personas
8
Seleccionar actividades infantiles
2 personas
9
Comprobar el material de juego
2 personas
10
Calcular las cantidades de catering
2 personas
11
Reservar mesas y sillas
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Crear la lista final de participantes
2 personas
14
Entregar la lista de dieta a cocina
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Guardar la compra de larga duración
2 personas
18
Recoger productos frescos
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Lavar frutas y verduras
2 personas
21
Preparar ensaladas
3 personas
22
Preparar marinadas y salsas
2 personas
23
Porcionar postres
2 personas
24
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
25
Crear carteles de actividades
2 personas
26
Crear lista de reproducción musical
27
Comprobar el botiquín
28
Comprobar los baños
2 personas
29
Determinar puntos de residuos
30
Despejar los pasillos
2 personas

Evento

31
Montar las carpas
4 personas
32
Montar mesas
3 personas
33
Colocar las sillas
3 personas
34
Montar mesas de buffet
3 personas
35
Montar el puesto de bebidas
2 personas
36
Delimitar las zonas de juego
3 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Preparar los aperitivos
3 personas
42
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
43
Instruir a los voluntarios
2 personas
44
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
45
Registrar la asistencia
2 personas
46
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
47
Coordinar el momento de apertura
2 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Supervisar las actividades infantiles
6 personas
50
Dirigir los juegos para adultos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Abrir el buffet
2 personas
54
Reponer el bufé
3 personas
55
Servir comidas especiales
2 personas
56
Recoger la vajilla
3 personas
57
Servir el postre y el café
3 personas
58
Coordinar el programa de la noche
3 personas
59
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
60
Despedir a los invitados
3 personas
61
Retirar la comida de forma segura
3 personas

Seguimiento

62
Retirar la decoración
3 personas
63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Reunir el material de juego
3 personas
66
Clasificar los platos sucios previamente
2 personas
67
Lavar la vajilla
4 personas
68
Limpiar la cocina
3 personas
69
Limpiar espacios
4 personas
70
Recoger la basura
2 personas
71
Devolver los materiales
2 personas
72
Limpiar los materiales de refrigeración
2 personas
73
Guardar la comida sobrante
2 personas
74
Recoger objetos perdidos
75
Entregar la ubicación
2 personas
76
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de cervezacant. 4
Mesa de inscripción
Sillas plegablescant. 10

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 30
Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Tazascant. 40
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cuchillos de cortecant. 6

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12
Megáfono de mano

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Balones de baloncestocant. 2
Conoscant. 20
Aroscant. 8
Cuerdas para saltarcant. 8
Pelotas blandas de juegocant. 8
Alfombra de juegocant. 4
Juegos de mesacant. 12
Puzlescant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 10
Arreglos floralescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Pósteres del programacant. 8
Carteles de flechascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Papeleracant. 8
Esponjascant. 12
Guantes de gomacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y poder preparar una lista final de participantes.
Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y entrega la lista definitiva a cocina varios días antes. Separar esta información al final suele provocar compras incompletas o cambios de última hora.
Asigna voluntarios por turnos de 60 a 90 minutos, incluyendo una persona para la mesa de inscripción y otra para las actividades infantiles. Sin relevos, las mismas personas terminan atendiendo todo el día.
Comprueba las actividades y el material de juego antes del montaje, no cuando lleguen las familias. Prepara también carteles y tarjetas de nombre para que la recepción no se bloquee durante los primeros 15 minutos.
Divide la compra en dos momentos: productos de larga duración con antelación y productos frescos el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo y deja listas ensaladas, salsas y postres porcionados cuando sea posible.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva entonces el local, el espacio exterior y el mobiliario; deja las confirmaciones finales de asistentes y dietas para la última semana.
¿Cuánta comida y bebida calcular para un Día familiar?: Cierra las cantidades a partir de la lista final de participantes, separando adultos, niños y dietas especiales. Para las bebidas, calcula aproximadamente 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el horario.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?: Envíalas unas 3 o 4 semanas antes y fija una fecha límite de respuesta al menos 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para asignar voluntarios, encargar comida y preparar tarjetas de nombre.
¿Qué hacer si llueve el día del Día familiar?: Comprueba el pronóstico 5 o 7 días antes y vuelve a revisarlo 48 horas antes. Decide entonces qué actividades pasan al interior y si necesitas carpas, más espacio cubierto o un programa alternativo.

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