Een funkconcert organiseren: zo pak je het aan
Begin met de basis: leg de locatie en artiesten vast en werk daarna pas de techniek, vergunningen en publieksinformatie uit. Een funkconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en speakers: denk aan monitoring voor de band, voldoende stroom en ruimte voor laden en lossen. Plan de opbouw rond een geluidscheck en lichttest. Met een draaiboek, duidelijke crewindeling en een laatste controle op locatie voorkom je dat techniek, catering of artiestenvervoer op de concertdag voor vertraging zorgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Artiesten vastleggen
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Geluidsplan opstellen
2 personen
- 5
Lichtplan opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Catering reserveren
- 10
Techniek reserveren
- 11
Artiestenvervoer regelen
- 12
Draaiboek afdrukken
- 13
Crewindeling maken
- 14
Publieksinformatie versturen
- 15
Weersverwachting controleren
- 16
Boodschappen doen
3 personen
- 17
Dranken koelen
2 personen
- 18
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 19
Techniek controleren
2 personen
- 20
Kassa voorbereiden
2 personen
- 21
Locatiesleutels ophalen
- 22
Laadzone vrijmaken
2 personen
- 23
Podium opbouwen
4 personen
- 24
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
- 25
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
- 26
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 27
Publieksruimte inrichten
4 personen
- 28
Bar opbouwen
3 personen
- 29
Tafels opstellen
2 personen
- 30
Stoelen opstellen
2 personen
- 31
Decoratie ophangen
2 personen
- 32
Richtingsborden plaatsen
2 personen
- 33
Garderobe inrichten
2 personen
- 34
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 35
Barvoorraad klaarzetten
2 personen
- 36
Crewmaaltijd klaarzetten
2 personen
- 37
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
- 38
Soundcheck uitvoeren
4 personen
- 39
Lichtshow testen
2 personen
Event
- 40
Artiesten ontvangen
2 personen
- 41
Ticketbalie openen
2 personen
- 42
Publiek verwelkomen
3 personen
- 43
Garderobe bemannen
2 personen
- 44
Dranken serveren
3 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Barwerkplek schoonhouden
2 personen
- 48
Publieksruimte controleren
2 personen
- 49
Eerste band aankondigen
- 50
Eerste concertset begeleiden
3 personen
- 51
Pauzeprogramma verzorgen
2 personen
- 52
Tweede band aankondigen
- 53
Tweede concertset begeleiden
3 personen
- 54
Derde band aankondigen
- 55
Derde concertset begeleiden
3 personen
- 56
Hoofdact aankondigen
- 57
Hoofdact begeleiden
4 personen
- 58
Laatste ronde serveren
3 personen
- 59
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 60
Kassa afsluiten
2 personen
- 61
Bar afsluiten
3 personen
- 62
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
- 63
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
- 64
Podium afbouwen
4 personen
- 65
Afval verzamelen
4 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Locatie schoonmaken
4 personen
- 68
Materialen inventariseren
2 personen
- 69
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 71
Garderobevoorraad opruimen
2 personen
- 72
Sleutels terugbrengen
- 73
Artiesten uitchecken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 8
- Biertafelsaantal 12
- Statafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 6
- Barblokkenaantal 3
- Garderoberekkenaantal 4
- Kledinghangersaantal 180
Apparatuur
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 6
- Monitorboxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 16
- XLR-kabelsaantal 20
- Muziekinstrumentenaantal 6
- Stroomhaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 12
- Kabelmattenaantal 12
- DI- en podiumkoffersaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Sfeerverlichtingaantal 20
- Werklampenaantal 4
Servies
- Drinkglazenaantal 220
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerplateausaantal 12
- Schenkkanenaantal 6
- Barmaatbekersaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opbergboxenaantal 12
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Funkdecoratieaantal 20
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumdoekenaantal 4
- Pijlenbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
Schoonmaak
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 10
Veiligheid
- Afzetlintaantal 4
- Kabelbruggenaantal 8
- Zaklampenaantal 6
- Brandblussersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en leg de artiesten vroeg vast. Plan daarna de vergunningen, het geluidsplan en het lichtplan, zodat je weet welke technische opstelling en stroomvoorziening nodig zijn.
- Plan op de concertdag een aparte opbouw, soundcheck en publieksopening. Controleer vóór de soundcheck de PA-speakers, subwoofers, mengtafel, monitorboxen, microfoons, DI-boxen en kabels.
- Maak de laadzone vrij voordat podiumdelen, barblokken en techniek arriveren. Leg kabelmatten klaar op looproutes en gebruik werklampen wanneer de opbouw of afbouw in het donker gebeurt.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Koel dranken pas nadat je de opslag en barindeling hebt gecontroleerd; zo blijven glazen en ruimte beschikbaar voor de uitgifte.
- Stuur publieksinformatie ruim vóór het concert en druk het draaiboek op de laatste werkdag af. Zet daarin contactpersonen, artiestenvervoer, locatiesleutels, crewtaken, kassa-instructies en het moment waarop je de weersverwachting controleert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een funkconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie en artiesten. Regel vergunningen en techniek daarna zo snel mogelijk, omdat geluids- en lichtvoorzieningen vaak afhankelijk zijn van de locatie en beschikbare apparatuur.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een funkconcert?
- Plan minimaal 4 tot 6 uur voor podium, PA, licht, bekabeling en controle. Reserveer daarna nog tijd voor een volledige soundcheck; een band met meerdere microfoons, DI-boxen en monitorboxen test je niet betrouwbaar in een paar minuten.
- Wanneer regel je de vergunningen voor een funkconcert?
- Vraag de benodigde vergunningen aan zodra datum, locatie en programma vaststaan, bij voorkeur enkele maanden vóór het concert. Controleer uiterlijk 4 weken vooraf of de aanvraag compleet is en of aanvullende informatie over geluid, tijden of veiligheid nodig is.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een funkconcert?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en doelgroep. Koop daarnaast voldoende drinkglazen en plan extra koeltijd; warme dranken op het moment dat de deuren openen zorgen direct voor drukte bij de bar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!