Zo organiseer je een fotografieworkshop

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna fotografiedocenten vast, kies fotolocaties en werk de opdrachten uit die deelnemers daar uitvoeren. Open tijdig het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en regel portrettoestemmingen. In de laatste week controleer je route en weer, inventariseer je apparatuur en laad je alle accu’s op. Op de workshopdag draait alles om een duidelijke ontvangst, goed verdeelde materialen en een programma met weinig wachttijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Fotografiedocenten vastleggen
2 personen
4
Fotolocaties selecteren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemers bevestigen
10
Toestemmingen voor portretten regelen
2 personen
11
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
12
Fotografie-opdrachten maken
2 personen
13
Route naar fotolocaties controleren
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Apparatuur inventariseren
2 personen
16
Accu's volledig opladen
2 personen
17
Geheugenkaarten formatteren
2 personen
18
Hand-outs printen
19
Naambadges voorbereiden
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Catering voorbereiden
3 personen
22
Deelnemerslijst afdrukken
23
Materialen per werkplek verdelen
3 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen klaarzetten
2 personen
26
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
27
Lichtopstelling testen
2 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
30
Fotografieapparatuur klaarleggen
3 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Programma en veiligheidsregels toelichten
2 personen
34
Camerabediening demonstreren
2 personen
35
Compositie oefenen begeleiden
3 personen
36
Koffiepauze serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Portretfotografie demonstreren
2 personen
39
Portretoefening begeleiden
4 personen
40
Geheugenkaarten controleren
2 personen
41
Avondmaaltijd serveren
3 personen
42
Buitenopdracht uitleggen
2 personen
43
Buitenopdracht begeleiden
4 personen
44
Avondlicht demonstreren
2 personen
45
Foto's gezamenlijk bespreken
3 personen
46
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
47
Apparatuur innemen
3 personen
48
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Afval verzamelen
2 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Apparatuur schoonmaken
2 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
53
Locatie schoonmaken
3 personen
54
Apparatuur laten drogen
55
Foto's veilig kopiëren
2 personen
56
Geheugenkaarten wissen
57
Deelnemers bedankmail sturen
58
Workshopfoto's delen
2 personen
59
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Systeemcamera'saantal 12
Standaardlenzenaantal 12
Portretlenzenaantal 6
Statiefsetsaantal 12
Flitsersaantal 6
Reflectieschermenaantal 6
Lichtstatievenaantal 6
LED-lampenaantal 4
Geheugenkaartenaantal 16
Reserveaccu'saantal 24
Acculadersaantal 12
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Achtergronddoekenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2

Materialen

Naamkaartjesaantal 35
Geprinte hand-outsaantal 35
Opdrachtkaartenaantal 35
Pennenaantal 35
Notitieblokkenaantal 35
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 3

Verlichting

Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de fotolocaties vóór je het programma definitief maakt. Controleer de route en reistijd tussen de locaties, zodat een opdracht van 45 minuten niet uitloopt door verplaatsingen.
Open het aanmeldformulier minimaal 3 weken voor de workshop en stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf een bevestiging met programma, route en wat ze zelf moeten meenemen.
Maak per werkplek een vaste materiaalsset. Leg camera’s, lenzen, statieven, geheugenkaarten en eventuele flitsers vooraf klaar, zodat deelnemers niet tijdens de uitleg nog apparatuur hoeven te zoeken.
Controleer de apparatuur 2 dagen vooraf: laad alle accu’s volledig op, formatteer geheugenkaarten en test laptop, beamer, HDMI-kabels en projectiescherm samen.
Regel portrettoestemmingen vóór de eerste portretopdracht. Neem een alternatief programma mee voor regen en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een fotografieworkshop?: Leg datum, locatie en docenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken voor de workshop en sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen vooraf.
Hoeveel fotolocaties heb je nodig voor een fotografieworkshop?: Voor een dagdeel zijn meestal 2 locaties genoeg: één voor uitleg en één voor een praktijkopdracht. Reken per verplaatsing op 15 tot 30 minuten extra en controleer de route vooraf.
Wanneer moet je camera’s en andere apparatuur controleren?: Doe een volledige inventarisatie 2 dagen vooraf en laad de accu’s diezelfde dag op. Test beamer, laptop, verlichting en kabels nogmaals op de ochtend van de workshop.
Hoe regel je portrettoestemmingen voor een fotografieworkshop?: Regel de toestemming vóór deelnemers aan de portretopdracht beginnen, bij voorkeur uiterlijk 1 week vooraf. Bewaar de bevestigingen bij de deelnemersinformatie en leg vast waarvoor de foto’s gebruikt mogen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.