Zo organiseer je een fotografieworkshop

Begin met de ruimte, docent en assistent; die bepalen hoeveel deelnemers je veilig en praktisch kunt begeleiden. Werk daarna het programma uit en open de aanmeldingen, zodat je tijd hebt om dieetwensen, toestemmingen en apparatuur te controleren. Plan een aparte oefensessie met een model en test de techniek vóór de workshopdag. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, ingerichte fotografiehoeken en opgeladen camera’s met lege geheugenkaarten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Docent en assistent vastleggen
3
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bevestigen
9
Programma en route mailen
10
Model voor oefensessie regelen
11
Toestemmingsformulieren voorbereiden
12
Werkbladen printen
13
Naambadges klaarmaken
14
Apparatuur inventariseren
2 personen
15
Accu's volledig opladen
16
Geheugenkaarten wissen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Techniekpresentatie testen
2 personen
19
Ruimte openen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Fotografiehoeken inrichten
2 personen
22
Projector en laptop aansluiten
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Programma en veiligheidsregels toelichten
27
Camera-instellingen demonstreren
28
Basisoefeningen begeleiden
3 personen
29
Koffiepauze serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Lichtopstelling demonstreren
2 personen
32
Portretshoot begeleiden
3 personen
33
Buffet en pauze serveren
2 personen
34
Foto's gezamenlijk bespreken
2 personen
35
Nachtfotografie demonstreren
2 personen
36
Vragen en afsluiting verzorgen

Nazorg

37
Apparatuur veilig verzamelen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
2 personen
41
Meubilair terugplaatsen
3 personen
42
Geheugenkaarten veiligstellen
43
Deelnemersfoto's back-uppen
44
Bedankmail en foto's versturen
45
Geleende apparatuur retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Tafelkleedaantal 4

Apparatuur

Digitale camera'saantal 6
Camerastatievenaantal 8
Studiolampenaantal 3
Softboxenaantal 2
Reflectieschermenaantal 4
Draadloze flitsersaantal 3
Objectievenaantal 8
Reserveaccu'saantal 12
Geheugenkaartenaantal 12
Acculadersaantal 8
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffertapeaantal 2

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Wasclothespinsaantal 24

Kantoor

Naamkaartjesaantal 24
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 24
Werkbladenaantal 24
Toestemmingsformulierenaantal 24
Mappenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het maximumaantal deelnemers op basis van het aantal camera’s, fotografiehoeken en begeleiders. Bevestig de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf, zodat je werkbladen, naamkaartjes en toestemmingsformulieren op tijd kunt klaarmaken.
Mail programma, route en starttijd enkele dagen vooraf. Vermeld ook wat deelnemers zelf moeten meenemen; zo voorkom je vragen bij de ontvangst en vertraging tijdens de eerste oefening.
Plan de model- en oefensessie niet op het laatste moment. Reserveer hiervoor minstens één apart moment vóór de workshopdag en controleer dan ook de achtergronddoeken, kledingrekken, lampen en reflectieschermen.
Laad alle accu’s volledig op en wis de geheugenkaarten vóór het klaarzetten. Leg reserveaccu’s, extra geheugenkaarten en acculaders op één vaste plek, zodat een technisch probleem de oefensessie niet stillegt.
Test projector, laptop, projectiescherm en techniekpresentatie vóór deelnemers binnenkomen. Werk verlengkabels en stekkerdozen vast met gaffertape en houd de doorgangen vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fotografieworkshop organiseren?: Leg ruimte, docent en assistent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en plan de technische controle en oefensessie uiterlijk in de laatste week.
Hoeveel deelnemers kan ik bij een fotografieworkshop ontvangen?: Kies het aantal deelnemers op basis van je beschikbare camera’s, fotografiehoeken en begeleiding. Reken per fotografiehoek op een overzichtelijke kleine groep en bevestig het definitieve aantal ongeveer 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een fotografieworkshop controleren?: Maak de inventaris 3 tot 5 dagen vooraf en laad alle accu’s uiterlijk de avond ervoor volledig op. Test projector, laptop, lampen en flitsers nogmaals voordat de ruimte opengaat.
Wanneer verstuur ik het programma en de route naar deelnemers?: Stuur programma, route en praktische informatie 3 tot 5 dagen vóór de workshop. Vraag dieetwensen en ontbrekende toestemmingsformulieren uiterlijk 1 week vooraf op, zodat je de ontvangst kunt voorbereiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.