Zo organiseer je een foodtruckfestival
Begin met datum, locatie en het aantal bezoekers dat je verwacht. Daarna leg je foodtrucks vast en controleer je vergunningen, stroom, toiletten, afvalinzameling en beveiliging. Werk vervolgens de plattegrond uit: geef elke truck een plek, markeer stroompunten en plan routes voor bezoekers en leveranciers. In de laatste week bevestig je alle afspraken opnieuw en controleer je materialen, betalingen, drank, koffie en bewegwijzering. Zo voorkom je dat trucks klaarstaan zonder stroom of dat bezoekers nergens kunnen zitten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Foodtrucks vastleggen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Stroomvoorziening afspreken
- 5
Afvalinzameling regelen
- 6
Toiletten reserveren
- 7
Beveiliging reserveren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Plattegrond maken
2 personen
- 12
Foodtruckplaatsen indelen
2 personen
- 13
Stroompunten markeren
2 personen
- 14
Leveranciers informeren
- 15
Programma publiceren
- 16
Borden en bewegwijzering maken
2 personen
- 17
Voorraadlijst controleren
2 personen
- 18
Boodschappen doen
3 personen
- 19
Materialen ophalen
2 personen
- 20
Locatie inspecteren
2 personen
- 21
Foodtrucks opnieuw bevestigen
- 22
Dranken koelen
3 personen
- 23
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 24
Consumptiepunten inrichten
3 personen
- 25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 26
Partytenten opbouwen
4 personen
- 27
Foodtrucks ontvangen
3 personen
- 28
Foodtrucks positioneren
3 personen
- 29
Stroom aansluiten
2 personen
- 30
Menu's ophangen
2 personen
- 31
Versiering ophangen
3 personen
- 32
Verlichting aansluiten
2 personen
- 33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 34
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
- 35
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 36
Dranken klaarzetten
2 personen
- 37
EHBO-materiaal klaarleggen
- 38
Toiletten controleren
2 personen
- 39
Terreincontrole uitvoeren
3 personen
Event
- 40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 41
Foodtrucks begeleiden
2 personen
- 42
Koffie en thee serveren
2 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Servies bijvullen
- 45
Afvalpunten legen
2 personen
- 46
Tafels schoonhouden
2 personen
- 47
Toiletten controleren
2 personen
- 48
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
- 49
Dieetvragen begeleiden
- 50
Rijen bij foodtrucks begeleiden
2 personen
- 51
Licht controleren
- 52
Laatste bestellingen aankondigen
- 53
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 54
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
- 55
Afval verzamelen
4 personen
- 56
Servies inzamelen
3 personen
- 57
Dranken opruimen
2 personen
- 58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 59
Partytenten afbreken
4 personen
- 60
Decoratie verwijderen
2 personen
- 61
Servies afwassen
3 personen
- 62
Terrein schoonmaken
4 personen
- 63
Afval afvoeren
2 personen
- 64
Materialen inventariseren
2 personen
- 65
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 66
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 67
Apparatuur reinigen
2 personen
- 68
Restvoorraad opslaan
2 personen
- 69
Borg en emballage verzamelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Partytentenaantal 4
- Buffettafelsaantal 4
- Afzethekkenaantal 12
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Stroomhaspelsaantal 4
- Betaalterminalsaantal 3
- Portofoonsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Bordenaantal 250
- Kommetjesaantal 150
- Vorkenaantal 250
- Messenaantal 250
- Lepelsaantal 200
- Koffiekopjesaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Menubordenaantal 8
- Informatiebordenaantal 6
- Routepijlenaantal 12
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalcontainersaantal 8
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsvestenaantal 8
- Brandblussersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg foodtrucks vroeg vast en vraag per truck naar benodigde stroom, opbouwtijd en ruimte. Reserveer alternatieven zodra een truck nog geen definitieve bevestiging geeft.
- Maak de plattegrond niet alleen voor bezoekers. Houd ook ruimte vrij voor aanrijden, bevoorrading, kabels, afvalcontainers en een veilige looproute langs de foodtrucks.
- Controleer vergunningen, toiletten, beveiliging en afvalinzameling uiterlijk enkele weken vooraf. Deze voorzieningen worden vaak te laat geregeld omdat alle aandacht naar het eten gaat.
- Plan één stroompunt per cluster en leg verlengkabels, stekkerdozen en stroomhaspels vooraf uit op de plattegrond. Test de aansluitingen vóór de foodtrucks openen.
- Tel zitplaatsen, bekers, borden en bestek op basis van het verwachte bezoekersaantal en controleer alles opnieuw op de dag ervoor. Richt koffie, thee, drank en consumptiepunten apart in van de foodtrucks.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?
- Reken bij een festival op ongeveer 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de bereidingstijd en het soort eten. Voor 300 bezoekers kom je dus uit op ongeveer 3 tot 4 trucks. Combineer verschillende keukens en plan minstens één vegetarische optie.
- Hoe lang van tevoren moet je een foodtruckfestival organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, foodtrucks en vergunningen. Regel stroom, toiletten, beveiliging en afval uiterlijk 4 tot 6 weken voor het festival. Bevestig alle leveranciers nogmaals in de laatste week.
- Hoeveel stroom heeft een foodtruckfestival nodig?
- Vraag iedere foodtruck vooraf om het benodigde vermogen en de aansluitwaarde. Tel die waarden op en houd minstens 20 procent reserve aan voor koffie, verlichting, koeling en betaalterminals. Laat alleen een bevoegde partij de verdeling en veiligheid controleren.
- Hoeveel toiletten heb je nodig op een foodtruckfestival?
- Gebruik als praktische richtlijn één toilet per 50 tot 75 bezoekers, afhankelijk van de duur en het alcoholgebruik. Bij 300 bezoekers reserveer je dus ongeveer 4 tot 6 toiletten. Plaats ze zichtbaar, maar niet direct naast de eet- of zitplekken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!