Foodtruck-Festival organisieren: So gehst du richtig vor
Bei einem Foodtruck-Festival entscheidet nicht nur das Essen über den Ablauf. Du musst zuerst Datum und Ort festlegen, dann Trucks, Genehmigungen, Strom, Toiletten und Sicherheit klären. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung der Stellplätze. Plane außerdem genug Zeit für Aufbau, Kühlung, Beschilderung und Müllentsorgung ein – genau diese Punkte werden häufig erst kurz vor dem Veranstaltungstag bemerkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Foodtrucks festlegen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Stromversorgung abstimmen
- 5
Müllentsorgung organisieren
- 6
Toiletten reservieren
- 7
Sicherheit buchen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Lageplan erstellen
2 Personen
- 12
Foodtruck-Stellplätze einteilen
2 Personen
- 13
Stromanschlüsse markieren
2 Personen
- 14
Lieferanten informieren
- 15
Programm veröffentlichen
- 16
Schilder und Wegweiser erstellen
2 Personen
- 17
Bestandsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Materialien abholen
2 Personen
- 20
Location inspizieren
2 Personen
- 21
Foodtrucks neu befestigen
- 22
Getränke kühlen
3 Personen
- 23
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 24
Verpflegungspunkte einrichten
3 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 27
Foodtrucks empfangen
3 Personen
- 28
Foodtrucks positionieren
3 Personen
- 29
Strom anschließen
2 Personen
- 30
Speisekarten aufhängen
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 33
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 34
Kassen- und Bezahlstationen testen
2 Personen
- 35
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 36
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 37
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 39
Geländekontrolle durchführen
3 Personen
Event
- 40
Besucher begrüßen
3 Personen
- 41
Foodtrucks betreuen
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Geschirr auffüllen
- 45
Abfallstationen leeren
2 Personen
- 46
Tische sauber halten
2 Personen
- 47
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 48
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 49
Diätfragen betreuen
- 50
Schlangen an den Foodtrucks betreuen
2 Personen
- 51
Licht prüfen
- 52
Letzte Bestellungen ankündigen
- 53
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 54
Foodtrucks abfahren lassen
3 Personen
- 55
Abfall sammeln
4 Personen
- 56
Geschirr einsammeln
3 Personen
- 57
Getränke wegräumen
2 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Gelände reinigen
4 Personen
- 63
Abfall entsorgen
2 Personen
- 64
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 65
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 66
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 67
Geräte reinigen
2 Personen
- 68
Restbestände lagern
2 Personen
- 69
Pfand und Leergut einsammeln
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- PartyzelteAnz. 4
- BuffetischeAnz. 4
- AbsperrgitterAnz. 12
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 4
- KartenterminalsAnz. 3
- FunkgeräteAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- TellerAnz. 250
- SchälchenAnz. 150
- GabelnAnz. 250
- MesserAnz. 250
- LöffelAnz. 200
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- MenükartenAnz. 8
- InfotafelnAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
Reinigung
- AbfallcontainerAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 8
- FeuerlöscherAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Stromversorgung frühzeitig mit jedem Foodtruck. Markiere im Lageplan, welcher Anschluss gebraucht wird, und plane Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln mit ein.
- Reserviere Toiletten und organisiere die Müllentsorgung nicht erst nach den Anmeldungen. Bei mehreren Trucks brauchst du außerdem klar sichtbare Abfallbehälter und einen festen Zeitpunkt für die Leerung.
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung. Veröffentliche das Programm und die Menükarten danach so, dass Gäste vegetarische, vegane oder allergenarme Angebote vorab erkennen.
- Teile die Foodtruck-Stellplätze so ein, dass Warteschlangen, Stromkabel und Fluchtwege sich nicht kreuzen. Prüfe den Lageplan bei der Ortsbesichtigung noch einmal vor dem Aufbau.
- Plane für den Veranstaltungstag eine eigene Aufbauphase ein: Getränke müssen gekühlt, der Kaffee- und Teebereich eingerichtet und Tische, Stühle, Schilder sowie Beleuchtung vor dem Eintreffen der Gäste bereit sein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Foodtruck-Festival planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Foodtrucks festlegen, Genehmigungen prüfen, Toiletten reservieren und die Stromversorgung verbindlich abstimmen.
- Wie viele Foodtrucks braucht man für ein Festival?
- Als grobe Planung kannst du mit einem Foodtruck für etwa 50 bis 75 Gäste rechnen. Bei 200 Gästen sind daher ungefähr 3 bis 4 Trucks sinnvoll, möglichst mit unterschiedlichen Küchen und einem vegetarischen Angebot.
- Was braucht ein Foodtruck-Festival an Strom?
- Das hängt von den Geräten der einzelnen Trucks ab und muss mit jedem Anbieter separat geklärt werden. Erstelle spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin eine Anschlussliste und markiere alle Strompunkte im Lageplan.
- Wann sollte man Einladungen und Anmeldungen verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Beende die Anmeldung rund 7 Tage vor dem Festival, damit du Ernährungswünsche, Sitzplätze, Getränke und die erwartete Auslastung einplanen kannst.
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