Zo organiseer je een filmavond zonder technische stress

Een filmavond staat of valt niet alleen met een goede film, maar vooral met voorbereiding op de details eromheen. Begin met de zaal, het aantal bezoekers en het vertoningsrecht; pas daarna leg je de film en techniek vast. Werk vervolgens toe naar een duidelijke planning voor uitnodigingen, aanmeldingen, catering en zaalindeling. Test beeld en geluid ruim vóór de ontvangst en zet bestanden, kabels en aansluitingen klaar op de laptop. Zo hoef je vlak voor de start niet meer te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Film en vertoningsrecht kiezen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Techniek testen
2 personen
8
Indeling van de zaal maken
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Filmbestanden klaarzetten
12
Filmzaal schoonmaken
2 personen
13
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
14
Projectiescherm opstellen
2 personen
15
Projector aansluiten
2 personen
16
Geluid aansluiten
2 personen
17
Beeld en geluid testen
2 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Snacks klaarzetten
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Toegang en ontvangst inrichten
2 personen

Event

23
Bezoekers ontvangen
3 personen
24
Filmprogramma toelichten
25
Film starten
26
Snacks en dranken serveren
3 personen
27
Dranken bijvullen
28
Pauze aankondigen
29
Pauzesnacks aanvullen
2 personen
30
Film afsluiten
31
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Apparatuur uitschakelen
2 personen
33
Snacks en dranken opruimen
2 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Servies afwassen
2 personen
36
Zaal schoonmaken
3 personen
37
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
38
Techniek veilig opbergen
2 personen
39
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Tafelsaantal 6
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelaantal 2
Laptop
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenk kannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 4
Flessenopenersaantal 2

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Filmklapper
Routebordjesaantal 4

Comfort

Fleecedekensaantal 20
Kussensaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Regel het vertoningsrecht voordat je de film definitief aankondigt. Controleer ook welk filmbestand je ontvangt en of dit zonder internetverbinding op de laptop kan worden afgespeeld.
Plan de techniekstest niet op het laatste moment: test projector, projectiescherm, luidsprekers, mengpaneel en HDMI-kabel minimaal één dag vooraf en nogmaals vóór binnenkomst.
Maak de zaalindeling op basis van het aantal aanmeldingen. Houd looppaden vrij en plaats de buffettafel zo dat bezoekers voor snacks en dranken niet voor het scherm hoeven langs te lopen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en bevestig het aantal bezoekers daarna. Zet dranken koud, maar bereid koffie en thee pas kort voor de ontvangst zodat ze warm blijven.
Leg filmbestand, afstandsbediening, stekkerdozen en verlengkabels bij elkaar op één vaste plek. Richt de toegang in met routebordjes en zorg dat iemand bezoekers ontvangt terwijl een ander de laatste techniek controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmavond organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met de zaal, filmkeuze en het vertoningsrecht. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 2 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf.
Wanneer moet je de techniek van een filmavond testen?: Test beeld en geluid minimaal 24 uur vooraf met dezelfde laptop, kabels en aansluitingen die je op de avond gebruikt. Doe daarnaast 30 tot 45 minuten vóór de ontvangst een korte eindtest.
Hoeveel snacks en drank heb je nodig voor een filmavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en ongeveer 2 snackporties per persoon. Koop voor koffie en thee extra heet water als de film langer dan 90 minuten duurt.
Hoe laat moeten bezoekers binnenkomen voor een filmavond?: Plan de ontvangst 20 tot 30 minuten vóór de start van de film. Zo heb je tijd om aanmeldingen te controleren, dieetwensen op te vangen en bezoekers hun plaats te laten vinden zonder de opening te onderbreken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.