Zo organiseer je een fietstocht zonder verrassingen

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route. Leg afstand, start- en eindlocatie vast, verken het traject fysiek en werk een alternatief uit voor wegwerkzaamheden of slecht weer. Daarna regel je aanmeldingen, noodcontacten en groepsindeling. In de laatste week draait alles om controle: GPX-bestand, routepijlen, fietsen, reparatiemateriaal, water- en snackpost en de inrichting van de finishlocatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Route fysiek verkennen
2 personen
3
Alternatieve route bepalen
2 personen
4
Start- en eindlocatie bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
9
Routekaart en GPX-bestand maken
10
Route-informatie versturen
11
Deelnemerslijst definitief maken
12
Fietsgroepen indelen
2 personen
13
Begeleiders aan groepen koppelen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemers over weer informeren
16
Fiets- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Routeborden en pijlen voorbereiden
2 personen
19
Fietsen en materialen klaarzetten
3 personen
20
Finishlocatie inrichten
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Routepijlen plaatsen
3 personen
24
Water- en snackpost inrichten
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Buffet voorbereiden
3 personen

Event

27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Fietsverlichting controleren
2 personen
29
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
30
Fietsgroepen laten vertrekken
4 personen
31
Achterblijvende deelnemers begeleiden
2 personen
32
Route en kruispunten controleren
3 personen
33
Water en snacks uitdelen
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
36
Binnenkomende groepen opvangen
3 personen
37
Fietsen veilig stallen
2 personen
38
Buffet en warme hapjes serveren
4 personen
39
Koffie en thee schenken
2 personen
40
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
41
Verlichting inschakelen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Routepijlen verwijderen
3 personen
44
Partytenten afbreken
4 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Servies en materialen afwassen
3 personen
47
Finishlocatie schoonmaken
4 personen
48
Fiets- en reparatiemateriaal controleren
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Fietsenrekkenaantal 8

Sportmateriaal

Veiligheidshesjesaantal 12
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Binnenbandenaantal 12
Fietslichtenaantal 12
Fietshelmenaantal 6
Reflecterende bandenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12

Routeaanduiding

Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Afzetlintaantal 4
Watervaste stiftenaantal 6

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route zelf en noteer lastige kruisingen, smalle paden en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen. Maak naast de hoofdroute één alternatief en stuur routekaart en GPX-bestand uiterlijk enkele dagen vooraf.
Maak de deelnemerslijst pas definitief nadat dieetwensen en noodcontacten zijn verzameld. Deel daarna groepen in en koppel per groep een begeleider, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te improviseren.
Controleer fiets- en veiligheidsmateriaal minstens één week vooraf: denk aan fietshelmen, veiligheidshesjes, fietspompen, reparatiesets, binnenbanden, fietslichten en EHBO-koffers. Test mobiele telefoons en laad powerbanks volledig op.
Plaats routeborden en pijlen pas nadat je de route nog één keer hebt gecontroleerd. Gebruik kabelbinders, afzetlint en verkeerskegels op zichtbare punten en haal alle aanduidingen na afloop weer weg.
Richt de water- en snackpost en de finishlocatie vóór vertrek in. Zet koelboxen, schenkkanen, herbruikbare bekers, tafels en stoelen klaar en bouw partytenten op voordat de eerste groep aankomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met route, start- en eindlocatie en uitnodigingen. Plan de fysieke routeverkenning en het verzamelen van noodcontacten uiterlijk twee weken voor vertrek.
Hoeveel kilometer is geschikt voor een gezamenlijke fietstocht?: Kies de afstand op basis van de minst ervaren deelnemer en reken bij een gemengde groep liever op 30 tot 50 kilometer. Plan daarnaast minstens één pauze- of snackpost per 20 tot 25 kilometer.
Wanneer deel ik deelnemers in fietsgroepen in?: Maak de groepsindeling zodra de deelnemerslijst definitief is, bij voorkeur drie tot vijf dagen vooraf. Houd groepen klein genoeg om bij kruisingen overzicht te houden en koppel elke groep een begeleider.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een fietstocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor vertrek. Informeer deelnemers direct over kleding, fietslichten en een eventuele alternatieve route of aangepaste starttijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.