Zo organiseer je een fietstocht zonder verrassingen

Een fietstocht organiseren begint niet bij broodjes of pijlen, maar bij een route die je zelf controleert. Leg daarna rustpunten, starttijd en veiligheidsafspraken vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten op één deelnemerslijst en deel het routebestand op tijd. In de laatste dagen controleer je fietsen, helmen, reparatiemateriaal en het weer. Op de dag zelf houd je starttafel, routeaanduiding, reparatiepunten en de picknickplaats uit elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen en controleren
2 personen
2
Rustpunten langs de route kiezen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Noodcontacten verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Routebestand delen
9
Fietsen en helmen controleren
2 personen
10
Reparatiemateriaal controleren
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemers over kleding informeren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Sandwiches voorbereiden
3 personen
16
Fruit en snacks portioneren
2 personen
17
Routekaarten afdrukken
18
Noodnummers afdrukken
19
Fietsenstalling markeren
2 personen
20
Picknickplaats inrichten
3 personen
21
Tafels en zitplaatsen opstellen
3 personen
22
Reparatiepunten klaarzetten
2 personen
23
Routepijlen plaatsen
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Starttafel klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Polsbandjes uitdelen
28
Fiets- en veiligheidsbriefing geven
2 personen
29
Groep veilig laten vertrekken
3 personen
30
Kopgroep begeleiden
31
Achterrijders begeleiden
2 personen
32
Routepijlen onderweg controleren
33
Dranken bij rustpunt uitdelen
2 personen
34
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
35
Picknick uitzetten
3 personen
36
Picknick serveren
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Groepsfoto maken
39
Groep terug naar start begeleiden
3 personen
40
Fietsen veilig laten stallen
2 personen
41
Laatste drankronde serveren
2 personen
42
Afval tijdens vertrek verzamelen
2 personen

Nazorg

43
Fietsenstalling vrijmaken
2 personen
44
Routepijlen verwijderen
2 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
47
Tafels en materialen opruimen
3 personen
48
Picknickplaats schoonmaken
3 personen
49
Afval wegbrengen
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
51
Verloren voorwerpen terugbezorgen
52
Bedankbericht met foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 10
Bandenlichtersaantal 6
Multitoolsaantal 3
Kettingolieaantal 2
Reserve fietslampenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 8
Reservehelmenaantal 4
Fietsslotenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 4
Fluitjesaantal 6

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

Hoofdlampenaantal 6

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Picknickdekensaantal 10
Partytentenaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveertangenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Koeltasjesaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectie dispensersaantal 4

Overig

Routekaartenaantal 35
Routepijlenaantal 25
Polsbandjesaantal 35
Watervaste stiftenaantal 4
Ducttapeaantal 3

Tips

Controleer de route minstens één keer volledig met de fiets en noteer afstand, verwachte fietstijd en plekken waar deelnemers kunnen rusten. Deel het routebestand uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat mensen het offline kunnen opslaan.
Zet de deelnemerslijst 48 uur voor vertrek vast met telefoonnummers, noodcontacten en dieetwensen. Neem daarnaast een geprinte versie mee naar de start en bewaar de noodnummers ook op papier.
Plan de laatste fietscontrole uiterlijk de avond ervoor. Controleer per fiets banden, remmen, verlichting en helm; leg fietspompen, multitools, bandenlichters en reserve binnenbanden op één herkenbare reparatieplek.
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul koelboxen met koelelementen. Bereid sandwiches en porties fruit en snacks vooraf, zodat de picknick niet afhankelijk is van snijwerk tijdens de tocht.
Plaats routepijlen, markeer de fietsenstalling en richt de starttafel minimaal 30 minuten voor vertrek in. Leg routekaarten, fluitjes, EHBO-koffers, powerbanks en reserveverlichting klaar op een plek waar de organisator er direct bij kan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietstocht organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met route, rustpunten en uitnodigingen. Zet de deelnemerslijst 48 uur voor vertrek vast en doe de laatste controle van weer, fietsen en materiaal de avond ervoor.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een fietstocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en neem extra water mee voor warme dagen. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en vul de waterkannen en koelboxen vóór de start.
Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Neem per groep minstens 1 fietspomp, 1 reparatieset, bandenlichters, een multitool en meerdere reserve binnenbanden mee. Controleer dit materiaal de dag vóór vertrek en leg het op een vast reparatiepunt.
Wanneer deel je de route van een fietstocht?: Deel het routebestand uiterlijk 3 dagen vooraf en geef op de startdag ook routekaarten mee. Controleer na de laatste routeverkenning of de digitale route en de geprinte kaarten dezelfde versie hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.