Zo organiseer je een fietspuzzeltocht

Begin niet met de puzzelvragen, maar met de route en de praktische randvoorwaarden. Leg datum, start- en finishlocatie en de maximale routeafstand vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer daarna veiligheid, vergunningen en een alternatieve route. Pas als de routepunten definitief zijn, werk je spelregels, vragen, antwoordformulieren en teamindeling uit. Plan de laatste controle minstens één week vooraf, zodat drukwerk, markeringen, fietsenhulp en deelnemersinformatie nog op tijd geregeld kunnen worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Route op veiligheid controleren
2 personen
5
Puzzelthema en spelregels bepalen
2 personen
6
Routepunten selecteren
2 personen
7
Puzzelvragen opstellen
2 personen
8
Antwoorden en puntentelling vastleggen
9
Uitnodigingen versturen
10
Aanmeldingen openen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Route definitief nalopen
2 personen
15
Alternatieve route bepalen
2 personen
16
Puzzelmateriaal vormgeven
2 personen
17
Routekaarten samenstellen
2 personen
18
Puzzelbladen printen
19
Antwoordformulieren printen
20
Routepunten markeren
3 personen
21
Pijlen en aanwijzingen maken
2 personen
22
Teamindeling voorbereiden
23
Vrijwilligers voor posten indelen
24
Deelnemersinformatie versturen
25
Weersverwachting controleren
26
Deelnemersaantal bevestigen
27
Boodschappenlijst controleren
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Routepakketten per team klaarleggen
2 personen
31
Fietsen en materialen controleren
2 personen

Event

32
Starttafel opbouwen
3 personen
33
Finish- en cateringtafel opbouwen
3 personen
34
Partytenten opzetten
4 personen
35
Stoelen en tafels plaatsen
3 personen
36
Routepijlen plaatsen
3 personen
37
Routeposten bemannen
6 personen
38
Inschrijving klaarzetten
2 personen
39
Deelnemers registreren
3 personen
40
Routepakketten uitdelen
2 personen
41
Speluitleg geven
2 personen
42
Start van de teams begeleiden
3 personen
43
Deelnemers onderweg ondersteunen
3 personen
44
Reservefietspullen uitgeven
45
Finishers registreren
2 personen
46
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Antwoordformulieren innemen
2 personen
50
Antwoorden nakijken
2 personen
51
Winnaars bekendmaken
52
Prijzen uitreiken
2 personen
53
Routepijlen verwijderen
3 personen
54
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

55
Servies en glazen inzamelen
3 personen
56
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Locatie schoonmaken
3 personen
61
Materialen sorteren en opbergen
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Routeborden en lint verwijderen
2 personen
64
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Tafelkleedjesaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schenkkannenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafonenaantal 2
Laptopsaantal 2
Telefoonsaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reparatiesets voor fietsenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 8
Reflectievestenaantal 12
Fietshelmenaantal 6
Fietsslotenaantal 6
Reserveriemenaantal 6
Bidonhoudersaantal 6
Handdoekenaantal 12

Papierwaren

Routekaartenaantal 35
Puzzelbladenaantal 35
Antwoordformulierenaantal 35
Deelnemerslijstenaantal 4
Spelregelsaantal 35
Clipboardsaantal 35
Pennenaantal 50
Stiftenaantal 24
Enveloppenaantal 40
Naamstickersaantal 80

Routeaanduiding

Routepijlenaantal 40
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Waterbestendige hoesjesaantal 40
Routebordjesaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 8

Verlichting

Batterijlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonpompenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 3

Tips

Loop de route minstens twee keer na: eerst om onveilige of onduidelijke stukken te vinden en later met de definitieve puzzelpunten. Controleer ook of pijlen en aanwijzingen vanaf de fiets goed zichtbaar zijn.
Bepaal vooraf hoeveel tijd teams per routepunt krijgen en leg de puntentelling op één blad vast. Zo voorkom je discussies bij de finish over bonusvragen, foute antwoorden of te late terugkomst.
Stuur deelnemers uiterlijk een week voor de tocht de starttijd, route-informatie, spelregels en wat ze zelf moeten meenemen. Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding als je bij de finish iets serveert.
Maak naast de definitieve route een korte alternatieve route voor slecht weer, wegwerkzaamheden of een onveilig geworden traject. Controleer de weersverwachting opnieuw op de dag ervoor en pas de deelnemersinformatie aan als dat nodig is.
Plan bij de start en finish een vaste plek voor routekaarten, puzzelbladen en antwoordformulieren. Leg ook fietsenhulp klaar, zoals een fietspomp, reparatiesets en reserve binnenbanden; juist kleine pechgevallen zorgen anders snel voor vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fietspuzzeltocht?: Reken voor de fietstocht zelf meestal op 2 tot 3 uur, afhankelijk van routeafstand, aantal routepunten en puzzeltijd. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor ontvangst en teamindeling en 30 minuten voor het nakijken en afronden bij de finish.
Wanneer moet ik de route van een fietspuzzeltocht definitief maken?: Maak de route en routepunten uiterlijk 2 weken voor de tocht definitief. Loop hem daarna nog één keer na in de laatste week, omdat werkzaamheden, afsluitingen of gewijzigde verkeerssituaties de puzzel en aanwijzingen kunnen beïnvloeden.
Hoeveel puzzelvragen heb je nodig voor een fietspuzzeltocht?: Gebruik per routepunt bijvoorbeeld 2 tot 4 vragen, zodat teams onderweg blijven fietsen en niet te lang stilstaan. Bij 8 routepunten kom je dan uit op ongeveer 16 tot 32 vragen; leg vooraf vast hoeveel punten elk antwoord oplevert.
Wanneer verstuur je de informatie aan deelnemers?: Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld daarin de starttijd, locatie, teamindeling of deadline daarvoor, route-informatie, spelregels, weersafspraken en wat deelnemers voor hun fiets en veiligheid nodig hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.