Zo organiseer je een fietsparade

Een fietsparade organiseren begint niet bij de versiering, maar bij een haalbare route en duidelijke afspraken over verkeer en begeleiding. Leg eerst datum, start- en eindlocatie vast en regel vergunningen voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna bouw je de organisatie op met vrijwilligers, route-informatie en een controle van fietsen en materialen. Op deze pagina zie je de juiste volgorde en de punten die op de dag zelf vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Route inspecteren
2 personen
4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
5
Startlocatie reserveren
6
Eindlocatie reserveren
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Routekaart publiceren
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Briefing voor routebegeleiders maken
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Polsbandjes en nummers sorteren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Fietsen en materialen controleren
3 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
EHBO-tassen vullen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Startlocatie schoonmaken
3 personen
23
Eindlocatie schoonmaken
3 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Inschrijftafel inrichten
2 personen
27
Cateringbuffet inrichten
3 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Verlichting aansluiten
2 personen
30
Routeborden plaatsen
4 personen
31
Afzetlint langs route plaatsen
4 personen
32
Fietsenstalling markeren
2 personen
33
Routebegeleiders briefen
2 personen
34
EHBO-punt inrichten
2 personen

Event

35
Aanmeldbalie openen
3 personen
36
Deelnemers registreren
4 personen
37
Polsbandjes uitdelen
2 personen
38
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
39
Welkomstmuziek afspelen
40
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
41
Parade laten vertrekken
4 personen
42
Kopgroep begeleiden
2 personen
43
Midden van de groep begeleiden
4 personen
44
Achterhoede begeleiden
2 personen
45
Kruispunten beveiligen
6 personen
46
Waterpost bemannen
2 personen
47
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
48
Aankomst registreren
2 personen
49
Fietsenstalling bewaken
2 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Muziek bedienen
55
Licht bedienen
56
EHBO-punt bemannen
2 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Routeborden ophalen
4 personen
59
Afzetlint verwijderen
4 personen
60
Afscheid en bedankje geven
2 personen
61
Deelnemers laten vertrekken
3 personen

Nazorg

62
Meubilair afbouwen
4 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Afval wegbrengen
2 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Route- en verkeersmaterialen retourneren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
72
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 40
Statafelaantal 6
Fietsenrekaantal 12
Afvalbakaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlaantal 35
Startvlagaantal 2
Finishvlagaantal 2
Veiligheidshesjeaantal 25
Verkeerskegelaantal 30
Pionaantal 20
Afzethekaantal 12
Afzetlintaantal 10
Fietspompaantal 4
Bandenplaksetaantal 6
Reserve binnenbandaantal 12
Fietsverlichtingaantal 20
Reflecterend hesjeaantal 20
Routekaartaantal 200
Startnummeraantal 200
Polsbandjeaantal 200
Fietsslotaantal 20

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 6
Powerbankaantal 8
EHBO-tasaantal 3
Walkietalkieaantal 12
Megafoonaantal 2
Klembordaantal 8
Pennenaantal 30

Verlichting

Ledlampaantal 10
Lichtslingeraantal 6
Zaklampaantal 8

Servies

Herbruikbaar drinkglasaantal 250
Koffiekopaantal 80
Bordaantal 200
Mesaantal 150
Vorkaantal 150
Lepelaantal 100

Keuken

Koelboxaantal 6
Thermoskanaantal 6
Waterkanaantal 8
Serveerschaalaantal 12
Serveertangaantal 8
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
IJsblokjesbakaantal 4
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermosflesaantal 4
Dienbladaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Schoonmaakdoekaantal 20
Handvegeraantal 4

Decoratie

Ballonaantal 100
Vlaggenlijnaantal 8
Paradevlagaantal 12
Informatiebordaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route-inspectie uiterlijk 4 tot 6 weken voor de parade. Controleer kruispunten, smalle passages, hellingen en plekken waar routepijlen of afzethekken nodig zijn; pas daarna stem je verkeersmaatregelen definitief af.
Wacht niet met vergunningen tot de uitnodigingen klaar zijn. Vraag ze aan zodra route en datum vaststaan en houd rekening met minimaal 6 tot 8 weken verwerkingstijd, afhankelijk van de gemeente.
Maak per 10 tot 15 fietsers één routebegeleider beschikbaar en geef iedereen vooraf dezelfde briefing. Zet daarin het tempo, de verzamelpunten, de omgang met achterblijvers en het telefoonnummer van de coördinator.
Leg deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf vast: routekaart, starttijd, verzamelplek, verwachte eindtijd en wat deelnemers zelf meenemen. Sorteer startnummers en polsbandjes per groep, zodat de registratie bij de start geen opstopping veroorzaakt.
Controleer fietsen en veiligheidsmateriaal de dag vóór de parade, niet pas bij vertrek. Leg fietspomp, bandenplakset, reserve binnenbanden, verlichting, EHBO-tassen en opgeladen communicatiemiddelen klaar op een vaste plek bij de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsparade organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je route, datum en locaties vast; daarna regel je vergunningen, verkeersafspraken, vrijwilligers en deelnemersinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fietsparade?: Reken op één routebegeleider per 10 tot 15 fietsers, plus minimaal 2 coördinatoren voor start en finish. Bij kruispunten, drukke wegen of meerdere groepen heb je extra verkeersbegeleiders nodig.
Wat moet je regelen voor de route van een fietsparade?: Inspecteer de route minimaal 4 weken vooraf en controleer kruispunten, wegversmallingen, omleidingen en rustpunten. Stem verkeersmaatregelen af en plaats routepijlen, pionnen of afzetmateriaal vóór de eerste deelnemers vertrekken.
Wanneer deel je de routekaart en deelnemersinformatie?: Stuur de routekaart en praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de fietsparade. Vermeld ook de starttijd, verzamelplek, eindlocatie, contactpersoon en instructies voor pech of een deelnemer die achteropraakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.