Organiser une parade à vélo, étape par étape

Une parade à vélo se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer une date et un itinéraire réaliste, avant de demander les autorisations et de coordonner la circulation. Ensuite, sécurisez les lieux de départ et d’arrivée, recrutez les bénévoles et ouvrez les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à vérifier les vélos, le balisage, les trousses de secours, les boissons et la répartition précise des accompagnateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Inspecter le parcours
2 personnes
4
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
5
Réserver le lieu de départ
6
Réserver le lieu d’arrivée
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Publier la carte du parcours
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Créer le briefing pour les accompagnateurs d'itinéraire
14
Imprimer la liste des participants
15
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
19
Remplir les sacs de premiers secours
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
23
Nettoyer le lieu final
3 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
28
Raccorder la sonorisation
2 personnes
29
Brancher l’éclairage
2 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
31
Installer des rubans de balisage le long du parcours
4 personnes
32
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
33
Briefer les accompagnateurs d'itinéraire
2 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes

Événement

35
Ouvrir le comptoir d'accueil
3 personnes
36
Enregistrer les participants
4 personnes
37
Distribuer les bracelets
2 personnes
38
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
39
Diffuser de la musique d’accueil
40
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
41
Faire partir le défilé
4 personnes
42
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
43
Accompagner au milieu du groupe
4 personnes
44
Encadrer la fin de course
2 personnes
45
Sécuriser les croisements
6 personnes
46
Tenir le point d'eau
2 personnes
47
Aider les incidents
2 personnes
48
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
49
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Gérer la musique
55
Gérer l’éclairage
56
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
59
Retirer le ruban de délimitation
4 personnes
60
Dire au revoir et remercier
2 personnes
61
Laisser partir les participants
3 personnes

Suivi

62
Démonter le mobilier
4 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Évacuer les déchets
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Rapporter le matériel de parcours et de signalisation
2 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
72
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 40
Table hauteqté 6
Porte-vélosqté 12
Poubelleqté 8

Matériel de sport

Flèche de parcoursqté 35
Drapeau de départqté 2
Drapeau d'arrivéeqté 2
Gilet de sécuritéqté 25
Cône de signalisationqté 30
Côneqté 20
Barrière de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 10
Pompe à véloqté 4
Kit de réparation de pneusqté 6
Chambre à air de rechangeqté 12
Éclairage de véloqté 20
Gilet réfléchissantqté 20
Carte d’itinéraireqté 200
Dossardqté 200
Braceletqté 200
Antivol de véloqté 20

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 6
Batterie externeqté 8
Trousse de premiers secoursqté 3
Talkie-walkieqté 12
Mégaphoneqté 2
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30

Éclairage

Lampe LEDqté 10
Guirlande lumineuseqté 6
Lampe de pocheqté 8

Vaisselle

Verre à boisson réutilisableqté 250
Tasse à caféqté 80
Assietteqté 200
Couteauqté 150
Fourchetteqté 150
Cuillèreqté 100

Cuisine

Glacièreqté 6
Thermosqté 6
Carafe d’eauqté 8
Plat de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bac à glaçonsqté 4
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Gourde thermosqté 4
Plateauqté 6

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Chiffon de nettoyageqté 20
Balayetteqté 4

Décoration

Ballonqté 100
Guirlande de fanionsqté 8
Drapeau de paradeqté 12
Panneau d’informationqté 8

Catering

Courses

Conseils

Inspectez le parcours au moins 3 à 4 semaines avant la parade. Notez les intersections délicates, les passages étroits, les points de pause et les endroits où une flèche ou une barrière sera nécessaire.
Ne publiez la carte qu’après validation du parcours et des mesures de circulation. Prévoyez une version imprimée pour les accompagnateurs et une liste actualisée des participants le jour du départ.
Attribuez chaque zone à un bénévole précis : départ, arrivée, intersections, groupe de tête, groupe de queue et ravitaillement. Faites un briefing de 20 à 30 minutes avant l’accueil des participants.
Préparez le matériel de dépannage la veille : pompe, chambres à air, kit de réparation et éclairages. Vérifiez aussi les gilets réfléchissants, les cônes et le ruban de balisage avant de charger le matériel.
Refroidissez les boissons et préparez les encas quelques heures avant le départ, pas la veille. Prévoyez également un espace clairement visible pour les vélos, les bracelets, les dossards et les objets trouvés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une parade à vélo ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une parade avec parcours dans l’espace public. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de coordonner la circulation, de réserver le départ et l’arrivée, puis de recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander les autorisations pour une parade à vélo ?: Déposez les demandes dès que la date et l’itinéraire sont suffisamment précis, idéalement 6 semaines avant l’événement. Les mesures de circulation et les éventuelles barrières doivent être confirmées avant de publier la carte du parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour une parade à vélo ?: Prévoyez au minimum un accompagnateur à chaque intersection sensible, plus une équipe pour le départ, l’arrivée et les groupes de tête et de queue. Pour un parcours comportant 6 intersections, comptez déjà 8 à 10 bénévoles afin de couvrir les postes sans laisser de zone sans surveillance.
Que préparer la veille d’une parade à vélo ?: La veille, triez les bracelets et les dossards, imprimez la liste des participants, préparez les sacs de premiers secours et contrôlez le balisage. Gardez seulement les boissons, les encas et le montage des tables à faire le jour même.

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