Een fietsmarathon organiseren: zo pak je het aan

Een fietsmarathon organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij de route en de veiligheid. Leg eerst het parcours, de start- en finishlocatie en de benodigde vergunning vast. Daarna regel je deelnemers, vrijwilligers en informatie, zodat je op de dag zelf vooral uitvoert en controleert. Met een duidelijke planning voorkom je dat routeborden, reparatiemateriaal of verkeersafzetting pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route definitief vastleggen
2 personen
2
Vergunning voor route aanvragen
3
Startlocatie reserveren
4
Finishlocatie reserveren
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Route en veiligheidsplan delen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Weersverwachting controleren
14
Start- en finishlocatie inspecteren
2 personen
15
Route opnieuw controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Startpakketten samenstellen
3 personen
18
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
19
Routeborden klaarleggen
2 personen
20
Kleding en hesjes uitdelen
2 personen

Event

21
Startgebied afzetten
4 personen
22
Finishgebied afzetten
4 personen
23
Routeborden plaatsen
4 personen
24
Verkeerskegels plaatsen
3 personen
25
Tenten opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Verlichting installeren
2 personen
30
Fietsreparatiepunt inrichten
2 personen
31
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
32
Dranken koelen
3 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Lunch en snacks klaarzetten
3 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen
36
Deelnemers registreren
4 personen
37
Startpakketten uitdelen
3 personen
38
Fietsen en helmen controleren
3 personen
39
Openingsbriefing geven
2 personen
40
Fietsers veilig laten starten
4 personen
41
Routepost bemannen
4 personen
42
Bevoorradingspost bemannen
4 personen
43
Dranken bijvullen
3 personen
44
Snacks aanvullen
3 personen
45
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
46
Eerste hulp verlenen
2 personen
47
Finishers registreren
3 personen
48
Finishers ontvangen
3 personen
49
Finishmaaltijd serveren
4 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Laatste fietsers begeleiden
2 personen
52
Afsluiting aankondigen

Nazorg

53
Routeborden verwijderen
4 personen
54
Start- en finishgebied afbreken
5 personen
55
Afval verzamelen
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Materialen inventariseren
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Route op schade controleren
2 personen
61
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
62
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
63
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Bankenaantal 4

Sportmateriaal

Routebordenaantal 35
Pijlbordenaantal 25
Verkeerskegelsaantal 40
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Gereedschapssetsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 6
Fietskettingenaantal 4
Kettingolieaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Stopwatchesaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Labelprinter
Laptop

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Soepketelsaantal 2
Boodschappen

Decoratie

Startbanner
Finishbanner
Vlaggenaantal 20

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Tips

Leg de route ruim vóór de inschrijving definitief vast en controleer haar daarna opnieuw. Noteer kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar verkeerskegels of extra routeborden nodig zijn.
Plan vrijwilligers per taak en locatie, niet alleen per tijdstip. Zorg dat iedere post een aanspreekpunt heeft en deel route- en veiligheidsinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf.
Open het aanmeldformulier pas wanneer start- en finishlocatie, route en deelnemersinformatie klaar zijn. Verzamel dieetwensen meteen, zodat je catering en eventuele lunchpakketten niet achteraf hoeft aan te passen.
Maak startpakketten vooraf compleet met startnummer en polsbandje en houd een kleine reserve apart. Controleer fietsen, fietspompen, gereedschapssets en reservebinnenbanden vóór de opbouw, niet tijdens de eerste technische problemen.
Gebruik de dag vóór de marathon voor een volledige locatie- en routecontrole. Zet start- en finishgebied af, leg routeborden en verkeerskegels klaar en test portofoons, megafoons, speakers en stroomvoorziening voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal drie maanden vooraf met route, vergunning en locaties. Open de inschrijving pas nadat deze onderdelen zijn vastgelegd; plan de laatste route- en locatiecontrole in de week vóór de marathon.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fietsmarathon?: Dat hangt af van de route en het aantal kruisingen, maar plan per bewaakte post minimaal één vrijwilliger en daarnaast mensen voor start, finish, registratie en materiaal. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en bevestig die enkele dagen voor de start.
Wanneer moet je de vergunning voor een fietsmarathon aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal acht tot twaalf weken vóór het evenement. Een routewijziging kan opnieuw overleg of een aangepaste aanvraag nodig maken.
Wat moet je de dag voor een fietsmarathon controleren?: Controleer de route, start- en finishlocatie, afzetting, routeborden, verkeerskegels en technische materialen één dag vooraf. Test ook communicatie en stroom en leg startpakketten en kleding per vrijwilliger klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.