Zo organiseer je een fietsestafette

Een fietsestafette staat of valt met een duidelijke route, vaste wisselpunten en goede communicatie. Begin met datum, route en format voordat je deelnemers uitnodigt; die keuzes bepalen de limiet, startvolgorde en inzet van vrijwilligers. Controleer vroeg welke vergunningen of meldingen nodig zijn en reserveer de start- en wissellocaties. Loop de route later volledig na, markeer gevaarlijke punten en plan een technische controle van alle fietsen. Op deze pagina staat de aanpak in de volgorde waarin je die praktisch uitvoert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Start- en wissellocatie reserveren
4
Fietsestafetteformat bepalen
2 personen
5
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
6
Inschrijfformulier aanmaken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemers bevestigen
2 personen
11
Teams en startvolgorde indelen
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligersinstructies versturen
14
Route volledig nalopen
2 personen
15
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
16
Routekaart en routebeschrijving maken
17
Weersverwachting volgen
18
Leveringen en reserveringen bevestigen
19
Startnummers en deelnemerslijst printen
2 personen
20
Medische contactgegevens verzamelen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Fietsen technisch controleren
3 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Startpakketten samenstellen
3 personen
26
Routeborden voorbereiden
2 personen
27
Telefoons en portofoons opladen

Event

28
Startlocatie vrijmaken
4 personen
29
Wisselzone afzetten
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Routeborden plaatsen
4 personen
33
Pionnen langs de route plaatsen
3 personen
34
Verlichting ophangen
2 personen
35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Hapjes klaarzetten
2 personen
39
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
40
Vrijwilligers inchecken
2 personen
41
Vrijwilligers per post instrueren
3 personen
42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Fietscontrole bij deelnemers
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
47
Startvolgorde omroepen
48
Estafette starten
3 personen
49
Wisselzone bemannen
4 personen
50
Routepost bemannen
6 personen
51
Tussentijden registreren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Deelnemers opvangen
3 personen
56
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
57
Eindtijden registreren
2 personen
58
Uitslag controleren
2 personen
59
Prijzen uitreiken
2 personen
60
Laatste drankronde serveren
2 personen

Nazorg

61
Routeborden verwijderen
4 personen
62
Wisselzone afbouwen
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Afval afvoeren
2 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
71
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Reservefietsenaantal 3
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Binnenbandenaantal 12
Fietskettingenaantal 3
Kettingolieaantal 2
Inbussleutelsetsaantal 3
Steeksleutelsetsaantal 2
Fietsstandaardsaantal 4
Verkeerspionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Routepijlenaantal 24
Startnummersaantal 120
Veiligheidshesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Fietshelmenaantal 12
Medaillelintenaantal 120
Bekers voor winnaarsaantal 3

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Megafonenaantal 2
Laptopsaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Teamkleurstickersaantal 120
Wegwijzerbordenaantal 12
Prijzentafelkleed

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst vast hoeveel deelnemers en teams je aankunt. Het aantal wisselpunten, beschikbare vrijwilligers en fietsen bepaalt vervolgens de startvolgorde en de deelnemerslimiet.
Plan de routecontrole niet pas op de wedstrijddag. Loop het volledige traject enkele dagen vooraf na, markeer gevaarlijke punten met verkeerspionnen of afzetlint en controleer of routepijlen zichtbaar zijn.
Regel vrijwilligers met een duidelijke taak per locatie. Stuur instructies vooraf en zorg bij wisselpunten voor portofoons of een ander communicatiemiddel; zonder bereikbare coördinatie loopt een vertraging snel door naar alle teams.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal uiterlijk de dag ervoor. Test reservefietsen, fietspompen en bandenlichters en leg binnenbanden, kettingolie en inbussleutelsets klaar bij een afgesproken technisch punt.
Verzamel medische contactgegevens vóór je de teams definitief bevestigt. Print startnummers en de deelnemerslijst, vul de EHBO-koffers aan en volg de weersverwachting vanaf enkele dagen voor de estafette.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsestafette organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en locaties. Stuur uitnodigingen pas nadat format en deelnemerslimiet vaststaan. Plan de routecontrole en materiaalcheck in de laatste 7 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietsestafette?: Reken minimaal op één coördinator, één vrijwilliger per wissellocatie en extra hulp voor start, finish en technische problemen. Bij 4 wisselpunten kom je daardoor al snel uit op 7 tot 9 mensen, afhankelijk van de route en het aantal teams.
Wanneer moet ik de route van een fietsestafette controleren?: Controleer de route ongeveer 7 dagen vooraf en nogmaals binnen 24 uur voor de start als werkzaamheden of het weer invloed kunnen hebben. Markeer kruisingen, smalle passages en andere gevaarlijke punten tijdens de eerste volledige ronde.
Wat moet ik meenemen voor fietspech tijdens een fietsestafette?: Zorg per technisch steunpunt voor een pomp, bandenlichters, binnenbanden, kettingolie en basisgereedschap. Leg daarnaast minstens één reservefiets klaar en wijs vóór de start aan wie reparaties uitvoert en hoe deelnemers hulp oproepen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.