Organiser un relais vélo, étape par étape

Un relais vélo se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de la sécurité et de la coordination. Fixez la date, le format et la limite de participants avant d’ouvrir les inscriptions. Testez ensuite l’itinéraire à vélo, repérez les zones dangereuses et prévoyez des solutions en cas de crevaison ou de retard. Les derniers jours servent surtout à confirmer les équipes, les bénévoles, les réservations et le matériel de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et de transition
4
Définir le format du relais vélo
2 personnes
5
Définir la limite de participants
2 personnes
6
Créer le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les participants
2 personnes
11
Répartir les équipes et l’ordre de départ
2 personnes
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les consignes aux bénévoles
14
Parcourir l’itinéraire en entier
2 personnes
15
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
16
Créer la carte et le descriptif du parcours
17
Suivre les prévisions météo
18
Confirmer les livraisons et les réservations
19
Imprimer les dossards et la liste des participants
2 personnes
20
Collecter les coordonnées médicales
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Composer les kits de démarrage
3 personnes
26
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
27
Recharger les téléphones et les talkies-walkies

Événement

28
Dégager le départ
4 personnes
29
Balisage de la zone de transition
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
33
Placer les cônes le long du parcours
3 personnes
34
Installer l'éclairage
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer les en-cas
2 personnes
39
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
40
Enregistrer les volontaires
2 personnes
41
Informer les bénévoles par courrier
3 personnes
42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Contrôle des vélos des participants
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
47
Annoncer l’ordre de départ
48
Lancer le relais
3 personnes
49
Tenir la zone de transition
4 personnes
50
Tenir le poste de route
6 personnes
51
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Accueillir les participants
3 personnes
56
Aider les incidents
2 personnes
57
Enregistrer les temps d’arrivée
2 personnes
58
Vérifier les résultats
2 personnes
59
Remettre les prix
2 personnes
60
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

61
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
62
Démonter la zone de transition
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Évacuer les déchets
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger les courses restantes
2 personnes
71
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Vélos de réserveqté 3
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à airqté 12
Chaînes de véloqté 3
Huile pour chaîneqté 2
Jeux de clés Allenqté 3
Jeux de clés platesqté 2
Supports à vélosqté 4
Plots de circulationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Flèches de directionqté 24
Numéros de départqté 120
Gilets de sécuritéqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Casques de véloqté 12
Rubans de médailleqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Chronomètresqté 6
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Louchesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Autocollants de couleur d’équipeqté 120
Panneaux directionnelsqté 12
Nappe pour table des prix

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Parcourez l’itinéraire en entier avant d’envoyer les invitations. Notez les passages dangereux, les changements de direction et les endroits où un bénévole devra être visible avec un gilet de sécurité.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les équipes et l’ordre de départ sans improviser. Envoyez les consignes finales au moins 48 heures avant le relais, avec l’horaire, le parcours et les coordonnées utiles.
Préparez un vrai poste de dépannage, pas seulement une pompe. Prévoyez des démonte-pneus, des chambres à air, des clés Allen, des clés plates, de l’huile pour chaîne et au moins un vélo de réserve.
Centralisez les informations sensibles avant le jour J. Les coordonnées médicales et les besoins alimentaires doivent être collectés avec les inscriptions, puis vérifiés avant de confirmer les participants.
Faites un contrôle final la veille des livraisons, des réservations et des batteries. Remplissez les glacières, composez les kits de démarrage et regroupez dossards, chronomètres, talkies-walkies et trousses de premiers secours par poste.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais vélo ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour un relais vélo avec un itinéraire, des autorisations, des bénévoles et des inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, l’impression des dossards et le contrôle du matériel.
Quand faut-il tester le parcours d’un relais vélo ?: Testez l’itinéraire au moins 2 semaines avant l’événement, puis vérifiez les éventuels changements quelques jours avant. Un parcours testé une seule fois trop tôt peut devenir impraticable à cause de travaux ou d’une modification de circulation.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais vélo ?: Le nombre dépend des carrefours, des zones dangereuses et du lieu de transition. Comptez au minimum une personne par point nécessitant une signalisation, plus une équipe dédiée au départ, à l’arrivée et aux urgences mécaniques.
Que prévoir en cas de crevaison pendant un relais vélo ?: Installez un point de dépannage avec une pompe, des démonte-pneus, des chambres à air et des outils adaptés. Ajoutez un vélo de réserve et un moyen de communication, comme des talkies-walkies, pour signaler rapidement un incident.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.