Zo organiseer je een fietsestafette

Begin met de datum, route en wisselpunten; pas daarna kun je deelnemers, vrijwilligers en materiaal goed plannen. Controleer vroeg welke vergunningen of meldingen nodig zijn en reserveer een startlocatie en verkeersbegeleiding. Inspecteer de route en wisselpunten fysiek, maak duidelijke routekaarten en leg het wedstrijdreglement vast. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen en een technische controle van fietsen, helmen en reservefietsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en wisselpunten bepalen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Locatie voor start reserveren
5
Verkeersbegeleiding reserveren
6
Deelnemersformulier opstellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Route inspecteren
2 personen
12
Wisselpunten inspecteren
2 personen
13
Routekaart maken
14
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
15
Startnummers ontwerpen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Verkeersposten verdelen
2 personen
18
Fietsen en helmen controleren
3 personen
19
Reservefietsen regelen
20
Eindtijd en programma versturen
21
Vergunningen en formulieren printen
22
Startnummers printen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Fietsen technisch nalopen
3 personen
26
Materialen verzamelen
3 personen
27
Routeborden voorbereiden
2 personen
28
Startpakketten samenstellen
3 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Weersverwachting controleren

Event

31
Startterrein afzetten
4 personen
32
Routeborden plaatsen
4 personen
33
Wisselpunten inrichten
6 personen
34
Startboog en finish plaatsen
4 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
36
Inschrijftafel inrichten
2 personen
37
Techniek en tijdwaarneming testen
2 personen
38
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Startnummers uitdelen
3 personen
42
Fietscontrole uitvoeren
3 personen
43
Teams naar startvakken verwijzen
3 personen
44
Welkomstbriefing geven
45
Start van de estafette begeleiden
4 personen
46
Wisselpunten bemannen
8 personen
47
Routeposten bemannen
8 personen
48
Tijden registreren
2 personen
49
Deelnemers doorsturen
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
52
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
53
Eerste hulp verlenen
2 personen
54
Publiek informeren
2 personen
55
Finish binnenkomende teams registreren
3 personen
56
Finishmomenten begeleiden
3 personen
57
Buffet en drankjes serveren
4 personen
58
Uitslag controleren
2 personen
59
Prijzen uitreiken
2 personen
60
Afscheid en laatste mededelingen

Nazorg

61
Routeborden verwijderen
4 personen
62
Wisselpunten afbreken
6 personen
63
Start- en finishterrein opruimen
6 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Materialen schoonmaken
3 personen
67
Fietsen terugbrengen
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Restanten veilig opbergen
2 personen
70
Deelnemers uitslag toesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4

Sportmateriaal

Fietsenaantal 12
Reservefietsenaantal 2
Fietshelmenaantal 14
Startnummersaantal 120
Wisselmattenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 20
Routebordenaantal 35
Pijlbordenaantal 20
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietslichtenaantal 20
Reflectievestenaantal 20

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6

Decoratie

Startboog
Podiumbordjesaantal 3
Tafelkledenaantal 8

Catering

Waterkannenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Tips

Plan de route-inspectie niet pas in de laatste week. Controleer vooraf alle kruisingen, zichtbaarheid en ruimte bij de wisselpunten en noteer per punt welke verkeersbegeleiding nodig is.
Verstuur het deelnemersformulier vroeg genoeg om dieetwensen en groepsindeling te kunnen verwerken. Stuur de eindtijd, het programma en praktische fietsafspraken uiterlijk enkele dagen voor de start opnieuw.
Maak voor elk wisselpunt een aparte set met wisselmat, route- of pijlbord, verkeerskegels en portofoon. Zo hoeft een vrijwilliger op de dag zelf niet tussen verschillende dozen te zoeken.
Plan naast de deelnemersfietsen ook reservefietsen, fietspompen, gereedschapssets en reservebinnenbanden. Laat alle fietsen kort voor de start technisch nalopen en controleer fietslichten en helmen.
Print vergunningen, deelnemersgegevens, startnummers en routekaarten vóór de wedstrijddag. Test stopwatches, megafonen, powerbanks en eventuele bouwlampen of lichtsnoeren voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsestafette organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen. Reserveer verkeersbegeleiding en informeer vrijwilligers zodra de route vaststaat; voor een drukke route kan dat eerder nodig zijn.
Hoeveel wisselpunten heeft een fietsestafette nodig?: Dat hangt af van de route en de groepsgrootte, maar plan elk wisselpunt op een plek waar deelnemers veilig kunnen stoppen en vertrekken. Inspecteer alle punten minimaal één keer fysiek en geef vrijwilligers per punt een duidelijke routekaart en portofoon.
Wanneer moet je deelnemers indelen en dieetwensen verzamelen?: Verzamel dieetwensen direct via het deelnemersformulier en maak de groepsindeling zodra de aanmeldingen sluiten. Stuur het definitieve programma en de eindtijd enkele dagen voor de fietsestafette, zodat deelnemers weten waar en wanneer ze moeten zijn.
Hoeveel reservefietsen heb je nodig voor een fietsestafette?: Houd als praktische richtlijn minstens één reservefiets achter de hand bij een kleine groep en twee of meer bij een grotere groep of lange route. Combineer dit met reservebinnenbanden, fietspompen en gereedschap; zo kun je een lekke band of klein technisch probleem direct oplossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.