Organiser un relais vélo sans laisser la sécurité au hasard

Un relais vélo se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme une épreuve coordonnée. Commence par fixer la date, le tracé, les points de départ et de relais, avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, la circulation et la présence de bénévoles doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, chaque vélo, casque, dossard et moyen de communication doit avoir un emplacement et un responsable identifié.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Définir les points de départ et de relais
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Réserver le lieu avant le départ
5
Réserver la régulation de la circulation
6
Créer le formulaire des participants
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Répartir les groupes de participants
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Inspecter le parcours
2 personnes
12
Inspecter les points de transition
2 personnes
13
Créer une carte d'itinéraire
14
Établir le règlement du concours
2 personnes
15
Concevoir les dossards
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Répartir les postes de circulation
2 personnes
18
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
19
Prévoir des vélos de réserve
20
Envoyer l’heure de fin et le programme
21
Imprimer les autorisations et les formulaires
22
Imprimer les numéros de dossard
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
3 personnes
25
Contrôler les vélos techniquement
3 personnes
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
28
Composer les kits de démarrage
3 personnes
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Vérifier les prévisions météo

Événement

31
Balisage de la zone de départ
4 personnes
32
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
33
Aménager les points de relais
6 personnes
34
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Tester la technique et le chronométrage
2 personnes
38
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Accueillir les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossards
3 personnes
42
Effectuer le contrôle des vélos
3 personnes
43
Orienter les équipes vers les couloirs de départ
3 personnes
44
Donner le briefing de bienvenue
45
Encadrer le départ du relais
4 personnes
46
Tenir les points de relais
8 personnes
47
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
48
Enregistrement des horaires
2 personnes
49
Orienter les participants
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
52
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
53
Fournir les premiers secours
2 personnes
54
Informer le public
2 personnes
55
Enregistrer les équipes à l’arrivée à l’arrivée
3 personnes
56
Encadrer les arrivées à l'arrivée
3 personnes
57
Servir le buffet et les boissons
4 personnes
58
Vérifier les résultats
2 personnes
59
Remettre les prix
2 personnes
60
Adieux et dernières annonces

Suivi

61
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
62
Démonter les points d’échange
6 personnes
63
Ranger la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le matériel
3 personnes
67
Ramener les vélos
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
70
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Vélosqté 12
Vélos de réserveqté 2
Casques de véloqté 14
Numéros de départqté 120
Tapis de rechangeqté 6
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Panneaux de directionqté 35
Panneaux indicateursqté 20
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Feux de véloqté 20
Gilets réfléchissantsqté 20

Équipement

Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6

Décoration

Arche de départ
Panneaux de scèneqté 3
Nappesqté 8

Catering

Carafes d’eauqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Conseils

Bloque le parcours avant d’envoyer les invitations : vérifie chaque point de transition sur place et prévois une signalisation visible aux changements de direction.
Lance les inscriptions seulement après avoir défini les informations nécessaires : coordonnées, groupe, besoins alimentaires et éventuelles contraintes liées au vélo.
Prévois au moins un vélo de réserve par groupe ou par zone sensible, ainsi qu’une pompe, une chambre à air et un kit d’outils à proximité des relais.
Attribue les postes de circulation et les points de transition avec des horaires précis. Les bénévoles doivent connaître leur emplacement avant l’arrivée des participants.
Envoie le programme et l’heure de fin quelques jours avant le relais, puis imprime les autorisations, formulaires et numéros de dossard la veille pour éviter les recherches au départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais vélo ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier l’itinéraire, d’obtenir les autorisations, de réserver la régulation de la circulation et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il inspecter le parcours d’un relais vélo ?: Fais une première inspection 3 à 4 semaines avant l’événement, puis une vérification finale dans la semaine qui précède. Contrôle séparément les points de transition, la signalisation et les zones où les vélos peuvent être ralentis.
Combien de vélos de réserve prévoir pour un relais vélo ?: Prévois au moins 1 vélo de réserve pour 10 à 15 participants, avec un minimum de 2 vélos si le parcours est long ou comporte plusieurs relais. Garde aussi les pompes et kits d’outils directement accessibles.
Quand envoyer les horaires et les consignes aux participants ?: Envoie l’heure de départ, l’heure de fin, le programme et les consignes 5 à 7 jours avant. Rappelle-les le jour précédent si des changements de circulation ou de météo modifient l’organisation.

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