Zo organiseer je een familietoernooi zonder chaos

Begin met de datum, locatie en beschikbare sportvelden; pas daarna kun je het aantal teams en de wedstrijdduur bepalen. Leg meteen een regenalternatief vast, want partytenten alleen vervangen geen speelveld. Open de aanmeldingen met een duidelijke sluitingsdatum en vraag direct dieetwensen en sportvoorkeuren uit. In de laatste week maak je de teams, het wedstrijdschema en de taakverdeling definitief. Zo weten deelnemers, scheidsrechters en spelbegeleiders vóór de start waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Sportvelden reserveren
3
Regenalternatief vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Toernooiregels opstellen
2 personen
7
Wedstrijdduur bepalen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teams samenstellen
3 personen
11
Teamindeling versturen
12
Wedstrijdschema maken
2 personen
13
Wedstrijdschema printen
14
Scheidsrechters indelen
2 personen
15
Spelbegeleiders indelen
2 personen
16
EHBO-contact regelen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Sportmateriaal controleren
2 personen
20
Reserveballen regelen
21
Prijzen en medailles bestellen
22
Muziek afspeellijst maken
23
Weersverwachting controleren
24
Deelnemers laatste bericht sturen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Groenten en fruit wassen
2 personen
28
Sausjes en dressings maken
2 personen
29
Toernooimappen samenstellen
2 personen
30
Prijzen klaarzetten

Event

31
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
34
Doelen en netten plaatsen
4 personen
35
Scoretafel inrichten
2 personen
36
Muziek en speaker aansluiten
2 personen
37
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Broodjes en salades klaarmaken
4 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
42
Deelnemers registreren
3 personen
43
Teamhesjes uitdelen
2 personen
44
Toernooiregels uitleggen
45
Warming-up begeleiden
2 personen
46
Wedstrijden begeleiden
8 personen
47
Scores en standen bijhouden
2 personen
48
Waterpunten controleren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Finalewedstrijden begeleiden
6 personen
53
Prijzen en medailles uitreiken
2 personen
54
Diner serveren
5 personen
55
Koffie en thee bijvullen
2 personen
56
Vrij spelen begeleiden
3 personen
57
Laatste ronde aankondigen
58
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

59
Servies verzamelen
3 personen
60
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
61
Sportmateriaal opruimen
4 personen
62
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
63
Buffet en keuken schoonmaken
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Locatie schoon achterlaten
4 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven eten verdelen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Foto's met deelnemers delen
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Prikbord

Sportmateriaal

Voetballenaantal 10
Handballenaantal 6
Volleybalaantal 3
Basketballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Trainingshesjesaantal 40
Mini-doelenaantal 4
Volleybalnet
Basketbalringaantal 2
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Springtouwenaantal 12
Sportlintenaantal 12
Reservepompenaantal 2
Balnaaldenaantal 6
Koordenaantal 4
Meetlintenaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Megafoon

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Mokkenaantal 30
Opscheplepelsaantal 8
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Scharenaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Teamnaambordjesaantal 8
Naamstickersaantal 80
Stiftenaantal 12
Prijzenbekersaantal 4
Medaillesaantal 24

Verlichting

Buitenlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de capaciteit: bepaal hoeveel teams en wedstrijden de velden aankunnen. Houd per wedstrijd niet alleen de speeltijd aan, maar ook 5 tot 10 minuten voor wisselen, uitleg en uitloop.
Stuur de uitnodiging minstens 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het toernooi. Dan heb je tijd om teams samen te stellen en dieetwensen in de catering mee te nemen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de teams vaststaan. Print meerdere exemplaren en hang er één op het prikbord; deel daarnaast de teamindeling en het schema digitaal met deelnemers.
Wijs voor elk onderdeel één verantwoordelijke aan: scheidsrechters, spelbegeleiders, EHBO-contact, catering en materiaal. Reserveballen, reservepompen en balnaalden worden vaak pas gemist wanneer de eerste wedstrijd al bezig is.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en stuur daarna een laatste bericht met aanvangstijd, kledingadvies en regenplan. Test bluetoothspeakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familietoernooi organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, locatie en sportvelden. Verstuur de uitnodiging uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de speeldag.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een familietoernooi?: Leg eerst de wedstrijdduur en het aantal teams vast en tel per wedstrijd 5 tot 10 minuten wisseltijd op. Maak het schema zodra de teams definitief zijn, controleer botsende tijden en print het uiterlijk één dag vooraf.
Hoeveel scheidsrechters en spelbegeleiders heb je nodig?: Plan per gelijktijdig gebruikt speelveld minimaal één scheidsrechter of begeleider. Voeg daarnaast minstens één reservepersoon toe, zodat een pauze of uitval niet direct het schema stillegt.
Wanneer regel je eten en drinken voor een familietoernooi?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bereken de catering zodra de inschrijvingen sluiten, ongeveer 10 dagen vooraf. Doe de laatste boodschappen één dag voor het toernooi en zet drinkglazen, buffettafels en catering klaar vóór de eerste wedstrijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.