Organiser un tournoi familial, étape par étape

Un tournoi familial se prépare d’abord comme une journée sportive, puis comme un repas partagé. Commence par réserver les terrains et fixer une solution de repli en cas de pluie. Ensuite, recueille les inscriptions, les besoins alimentaires et le niveau des participants avant de former les équipes et de construire le planning. Le jour J, chacun doit savoir où jouer, quand arbitrer et à qui s’adresser en cas de problème.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les terrains de sport
3
Définir l’alternative en cas de pluie
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Établir les règles du tournoi
2 personnes
7
Définir la durée du match
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Former les équipes
3 personnes
11
Envoyer la répartition des équipes
12
Établir le planning des matchs
2 personnes
13
Imprimer le planning du match
14
Répartir les arbitres
2 personnes
15
Répartir les encadrants de jeu
2 personnes
16
Prévoir un contact de premiers secours
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
20
Prévoir des balles de rechange
21
Commander les prix et médailles
22
Créer la playlist musicale
23
Vérifier les prévisions météo
24
Envoyer le dernier message aux participants
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
28
Préparer les sauces et les vinaigrettes
2 personnes
29
Composer les dossiers du tournoi
2 personnes
30
Préparer les prix

Événement

31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les aires de compétition
4 personnes
34
Installer les buts et les filets
4 personnes
35
Installer la table des scores
2 personnes
36
Brancher la musique et l’enceinte
2 personnes
37
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer les sandwichs et les salades
4 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Installer la table d’accueil
2 personnes
42
Enregistrer les participants
3 personnes
43
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
44
Expliquer les règles du tournoi
45
Animer l'échauffement
2 personnes
46
Encadrer les matchs
8 personnes
47
Suivre les scores et les classements
2 personnes
48
Vérifier les points d’eau
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Encadrer les finales
6 personnes
53
Remettre les prix et les médailles
2 personnes
54
Servir le dîner
5 personnes
55
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
56
Encadrer le jeu libre
3 personnes
57
Annoncer le dernier tour
58
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes

Suivi

59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
61
Ranger le matériel sportif
4 personnes
62
Éteindre le matériel audio
2 personnes
63
Nettoyer le buffet et la cuisine
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Laisser le lieu propre
4 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Distribuer les restes
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Partager les photos avec les participants
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Panneau d’affichage

Matériel de sport

Ballons de footballqté 10
Ballons de handballqté 6
Volley-ballqté 3
Ballons de basketqté 4
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Chasubles d’entraînementqté 40
Objectifs intermédiairesqté 4
Filet de volley-ball
Panier de basketqté 2
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Cordes à sauterqté 12
Rubans sportifsqté 12
Pompes de réserveqté 2
Aiguilles de ballonqté 6
Cordonsqté 4
Mètres rubansqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphone

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Tassesqté 30
Louchesqté 8
Saladiers de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Ciseauxqté 3
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Panneaux avec le nom de l'équipeqté 8
Étiquettes nominativesqté 80
Marqueursqté 12
Coupes de prixqté 4
Médaillesqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineuses extérieuresqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque les terrains avant d’envoyer les invitations. Dans le formulaire, demande le nombre de participants, leur âge, leur niveau et leurs contraintes alimentaires afin de pouvoir former des équipes équilibrées.
Fixe la durée des matchs avant les inscriptions, puis calcule le planning à rebours. Prévois quelques minutes entre deux rencontres pour changer d’équipe, déplacer le matériel et gérer un retard.
Envoie la répartition des équipes et le programme au moins 3 jours avant le tournoi. Imprime aussi plusieurs exemplaires du planning et affiche-en un sur place : le téléphone d’un participant ne suffit pas toujours.
Prépare un responsable par terrain, des arbitres et un contact chargé des premiers secours. Vérifie les sifflets, chronomètres, chasubles, cônes et ballons de rechange la veille, pas au moment du premier match.
Calcule le catering à partir des inscriptions confirmées et des besoins alimentaires reçus. Installe le buffet sous une tente si nécessaire, prévois des verres réutilisables et vérifie la météo 48 heures avant pour activer rapidement le plan pluie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi familial ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Cela laisse le temps de réserver les terrains, d’ouvrir les inscriptions, de commander les médailles et de construire un planning réaliste.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un tournoi familial ?: Envoie-les au moins 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Tu pourras ainsi traiter les réponses et former les équipes sans modifier le programme au dernier moment.
Combien de temps doit durer un match pour un tournoi familial ?: Pour un public familial, pars souvent sur des matchs de 10 à 15 minutes, avec 5 minutes de transition. Ajuste ensuite le nombre de rencontres pour garder une durée totale raisonnable, généralement 2 à 4 heures.
Que faire s’il pleut le jour du tournoi familial ?: Décide du plan de repli au moins 48 heures à l’avance et communique-le dans le dernier message aux participants. Vérifie la météo la veille au soir, puis confirme la décision le matin du tournoi à une heure précise.

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