Zo organiseer je een familietoernooi zonder chaos

Begin met het vastleggen van de datum, het sportveld en de kantine. Bepaal daarna het wedstrijdformat en de regels, zodat je weet hoeveel teams, scheidsrechters en speelrondes nodig zijn. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je teams, vrijwilligers en het wedstrijdschema definitief maakt. De laatste week draait om aantallen, boodschappen, printwerk en materiaal; juist daar ontstaan vaak de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportveld reserveren
3
Kantine reserveren
4
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
5
Toernooiregels vastleggen
2 personen
6
Teamindeling voorbereiden
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Scheidsrechters vastleggen
12
Wedstrijdschema maken
2 personen
13
Deelnemerslijst controleren
2 personen
14
Teamshirts verdelen
2 personen
15
Prijzen bestellen
16
Muziek afspeellijst maken
17
Weersverwachting controleren
18
Definitieve aantallen doorgeven
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Wedstrijdformulieren printen
23
Teams en schema printen
24
Prijzen klaarzetten
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Sportveld inspecteren
2 personen
27
Veldlijnen controleren
2 personen
28
Doelen plaatsen
4 personen
29
Wedstrijdvelden uitzetten
3 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen opstellen
3 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
3 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Broodjes voorbereiden
4 personen
38
Barbecue voorbereiden
3 personen
39
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
40
Prullenbakken plaatsen
2 personen
41
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

42
Toernooibalie bemannen
2 personen
43
Deelnemers registreren
2 personen
44
Teamindeling bekendmaken
2 personen
45
Toernooiregels toelichten
46
Warming-up begeleiden
2 personen
47
Wedstrijden begeleiden
6 personen
48
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
49
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes aanvullen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Pauzes aankondigen
54
Barbecue aansteken
2 personen
55
Barbecue serveren
4 personen
56
Vegetarische maaltijden serveren
2 personen
57
Tafels afruimen
3 personen
58
Finale begeleiden
3 personen
59
Prijsuitreiking houden
2 personen
60
Groepsfoto maken
2 personen
61
Laatste ronde serveren
2 personen

Nazorg

62
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
63
Afval inzamelen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Restanten opslaan
2 personen
73
Locatie oplevering bevestigen
74
Uitslagen archiveren
75
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8
Kledingrek

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Handballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 40
Mini-doelenaantal 4
Trainingshesjesaantal 40
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdmappenaantal 6
Teamshirts blauwaantal 20
Teamshirts roodaantal 20
Teamshirts geelaantal 20
Teamshirts groenaantal 20
EHBO-dekenaantal 2
Waterkannenaantal 6
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 10
Meetlintaantal 2
Reservefluitjesaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 30
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecue-tangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplank voor vleesaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 2
Kassabox
Betaalterminal
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Reservebatterijenaantal 2
Megafoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Teamvlaggenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6
Prijzen en bekersaantal 8
Medaillesaantal 70
Afbaklintaantal 4
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Krijtbordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilnisgrijperaantal 2
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Sponsjesaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Tips

Leg het wedstrijdformat vroeg vast. Bij meerdere sporten of leeftijdsgroepen moet je vooraf bepalen hoe lang wedstrijden duren, hoeveel teams meedoen en hoeveel pauze je nodig hebt; anders past het schema niet op de beschikbare velduren.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en beschikbaarheid als vrijwilliger. Geef de definitieve deelnemersaantallen uiterlijk enkele dagen vooraf door, zodat eten, drinken en teamindeling niet op de ochtend zelf veranderen.
Plan per speelronde een scheidsrechter en wijs daarnaast iemand aan voor de tijd en score. Leg fluitjes, stopwatches, scoreborden en wedstrijdformulieren per veld klaar in een wedstrijdmap.
Controleer de teamindeling en het schema op dubbele namen voordat je ze print. Print de deelnemerslijst, teams en wedstrijden minstens één dag van tevoren en houd een extra exemplaar bij de wedstrijdtafel.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Leg partytent, tafels, stoelen, waterkannen en EHBO-spullen zo neer dat deelnemers niet tussen het speelveld en de kantine hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een familietoernooi organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, locatie, veld en kantine. Stuur daarna de uitnodigingen, zodat je uiterlijk 2 weken voor het toernooi de aanmeldingen en teamindeling kunt verwerken.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een familietoernooi?: Tel eerst het aantal teams, velden en beschikbare speeluren. Plan per wedstrijd de speeltijd plus minstens 5 minuten wisseltijd en controleer daarna of elke ronde een scheidsrechter en scoreverantwoordelijke heeft.
Wanneer moet je de boodschappen voor een familietoernooi doen?: Geef de definitieve aantallen enkele dagen vooraf door en doe de houdbare boodschappen dan. Koop verse producten zo kort mogelijk voor het toernooi en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een familietoernooi?: Reken minimaal op één persoon voor de wedstrijdtafel, één scheidsrechter per actief veld en één à twee mensen voor eten en drinken. Bij twee velden heb je dus al snel 5 tot 7 vrijwilligers nodig, exclusief de organisator.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.