Organiser un tournoi familial, étape par étape

Un tournoi familial réussit quand le format, les équipes et le rythme des matchs sont décidés avant d’envoyer les invitations. Commencez par réserver le terrain et la cantine, puis recueillez les inscriptions et les besoins alimentaires. Le planning dépend du nombre de participants, des arbitres disponibles et du temps prévu pour les pauses. Les derniers jours servent surtout à confirmer les chiffres, préparer les feuilles de match, le matériel, les boissons et les récompenses.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver le terrain de sport
3
Réserver la cantine
4
Définir le format du concours
2 personnes
5
Définir les règles du tournoi
2 personnes
6
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Finaliser les arbitres
12
Établir le planning des matchs
2 personnes
13
Vérifier la liste des participants
2 personnes
14
Distribuer les t-shirts d’équipe
2 personnes
15
Commander les prix
16
Créer la playlist musicale
17
Vérifier les prévisions météo
18
Communiquer les chiffres définitifs
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Imprimer les formulaires de match
23
Imprimer les équipes et le planning
24
Préparer les prix
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
26
Inspecter le terrain de sport
2 personnes
27
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
28
Installer les buts
4 personnes
29
Installer les aires de compétition
3 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Installer la table traiteur
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Préparer les sandwichs
4 personnes
38
Préparer le barbecue
3 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
40
Installer les poubelles
2 personnes
41
Tester la musique et le micro
2 personnes

Événement

42
Tenir le stand du tournoi
2 personnes
43
Enregistrer les participants
2 personnes
44
Annoncer la répartition de l’équipe
2 personnes
45
Expliquer les règles du tournoi
46
Animer l'échauffement
2 personnes
47
Encadrer les matchs
6 personnes
48
Suivre les scores du match
2 personnes
49
Préparer les ballons de match
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Annoncer les pauses
54
Allumer le barbecue
2 personnes
55
Servir le barbecue
4 personnes
56
Servir des repas végétariens
2 personnes
57
Dégager les tables
3 personnes
58
Encadrer la finale
3 personnes
59
Organiser la remise des prix
2 personnes
60
Prendre une photo de groupe
2 personnes
61
Servir le dernier tour
2 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
63
Collecter les déchets
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Rapporter le matériel
3 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Ranger les restes
2 personnes
73
Confirmer la remise du site
74
Archiver les résultats
75
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables hautesqté 4
Nappeqté 8
Portant à vêtements

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de handballqté 4
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 40
Objectifs intermédiairesqté 4
Chasubles d’entraînementqté 40
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Dossiers de matchqté 6
Maillots d’équipe bleusqté 20
T-shirts d’équipe rougesqté 20
Maillots d’équipe jaunesqté 20
Maillots d’équipe vertsqté 20
Couverture de premiers secoursqté 2
Carafes d’eauqté 6
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 10
Mètre rubanqté 2
Sifflets de rechangeqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 30
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Barbecueqté 2
Pinces à barbecueqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planche à découper pour viandeqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 2
Caisse
Terminal de paiement
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Piles de rechangeqté 2
Mégaphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Drapeaux d’équipeqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6
Prix et coupesqté 8
Médaillesqté 70
Rubaliseqté 4
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 100
Panneaux en ardoiseqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pince à déchetsqté 2
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Épongesqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Paniers à lingeqté 4

Conseils

Réservez le terrain et la cantine avant de fixer les horaires précis. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux créneaux pour absorber les retards et les changements d’équipe.
Choisissez le format après avoir estimé le nombre de participants inscrits. Pour chaque match, prévoyez la durée du jeu, 5 minutes de transition et une pause plus longue après deux ou trois rencontres.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant le tournoi. Sans cette date limite, la répartition des équipes et les quantités à acheter resteront incertaines.
Préparez un dossier par match avec les équipes, les règles, le chronomètre et la feuille de score. Imprimez aussi le planning et la liste des équipes en plusieurs exemplaires : un seul affichage est vite insuffisant.
Désignez les arbitres et les bénévoles avant la dernière semaine, puis confirmez leur présence 48 heures avant. Vérifiez également la météo et prévoyez une solution pour la tente, les tables, les boissons fraîches et le matériel de premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi familial ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez le terrain et la cantine dès le début, puis fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le tournoi.
Quand préparer le planning des matchs ?: Préparez une première version dès que vous connaissez le format et le nombre maximal d’équipes. Finalisez-la 3 à 5 jours avant, puis communiquez les chiffres définitifs après la clôture des inscriptions.
Combien de boissons prévoir pour un tournoi familial ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la chaleur et la durée. Refroidissez-les la veille et prévoyez des carafes d’eau accessibles pendant les matchs.
Que faut-il faire la veille d’un tournoi familial ?: Vérifiez les prévisions météo, la liste des courses, les équipes, les arbitres et le planning. Préparez les prix, imprimez les formulaires et acheminez le matériel suffisamment tôt pour disposer d’au moins 60 minutes avant le premier match.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.