Zo organiseer je een familiefestival zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, datum en tijden; pas daarna kun je het aantal bezoekers, programma en materiaal betrouwbaar plannen. Controleer vroeg welke vergunningen en verzekering nodig zijn en leg leveranciers vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één actuele lijst. Werk vervolgens het programma, de spelactiviteiten en het weerplan uit. In de laatste week verschuift de aandacht naar inkopen, koelen, bewegwijzering en een korte controle van alle tafels, techniek en servies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma opstellen
2 personen
10
Spelactiviteiten kiezen
2 personen
11
Muziek samenstellen
12
Leveranciers bevestigen
2 personen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Materiaal reserveren
15
Weersverwachting controleren
16
Alternatief weerplan bepalen
2 personen
17
Aanmeldingen bijwerken
2 personen
18
Dieetlijst controleren
2 personen
19
Programma afdrukken
20
Routeborden maken
2 personen
21
Naamkaartjes maken
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Groenten wassen
2 personen
25
Sausjes voorbereiden
2 personen
26
Decoratie sorteren
2 personen
27
Spelmateriaal controleren
2 personen
28
EHBO-tas klaarzetten
29
Telefoonnummers printen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Buffettafels inrichten
3 personen
34
Spelzones afzetten
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Routeborden plaatsen
2 personen
37
Lichtkabels veilig leggen
2 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Muziek testen
2 personen
40
Servies klaarzetten
2 personen
41
Drankpunten inrichten
2 personen
42
Hapjes schikken
3 personen
43
Barbecue voorbereiden
2 personen
44
Afvalpunten plaatsen
2 personen
45
Toiletten controleren
46
Inschrijving klaarmaken
2 personen

Event

47
Openingsmuziek starten
48
Bezoekers ontvangen
3 personen
49
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
50
Programma toelichten
51
Kinderspellen begeleiden
4 personen
52
Volksspellen begeleiden
3 personen
53
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Fotomoment begeleiden
59
Barbecue aansteken
2 personen
60
Salades klaarzetten
2 personen
61
Barbecue bereiden
4 personen
62
Barbecue serveren
4 personen
63
Vegetarische porties markeren
64
Kinderdisco begeleiden
3 personen
65
Dessertbuffet openen
2 personen
66
Koffie en thee bijvullen
2 personen
67
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
68
Laatste ronde aankondigen
69
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

70
Eten afdekken
2 personen
71
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
72
Lichtinstallatie uitschakelen
2 personen
73
Partytenten afbreken
4 personen
74
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Keuken schoonmaken
2 personen
77
Afval verzamelen
3 personen
78
Terrein schoonmaken
4 personen
79
Decoratie verwijderen
3 personen
80
Spelmateriaal sorteren
2 personen
81
Geleende spullen controleren
2 personen
82
Materialen retourneren
2 personen
83
Overgebleven eten verdelen
2 personen
84
Koelboxen legen
2 personen
85
Schoonmaakmateriaal opbergen
2 personen
86
Verloren voorwerpen verzamelen
87
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Inschrijftafel
Krukkenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 60
Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Routebordenaantal 8

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelmattenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminium schalenaantal 20

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 8
Hoepelsaantal 8
Pionnenaantal 20
Waterballonnenaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de locatie en het alternatieve weerplan tegelijk. Noteer waar partytenten, buffettafels en activiteiten komen te staan, zodat je bij regen niet op de dag zelf hoeft te schuiven.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het festival af en werk daarna de aantallen, dieetlijst en naamkaartjes bij. Houd een kleine marge aan voor wijzigingen, maar bestel catering niet op basis van een oude lijst.
Maak het programma in tijdsblokken en koppel per onderdeel een verantwoordelijke. Zet muziek, microfoon en luidsprekers vooraf klaar en test verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten arriveren.
Richt een duidelijke aankomstzone in met een inschrijftafel, naamkaartjes en routeborden. Bezoekers vinden het sneller als entree, buffet, toiletten en spelactiviteiten vanaf één punt zichtbaar zijn.
Doe verse boodschappen en bereid groenten en sausjes uiterlijk de dag ervoor voor. Koel dranken tijdig in koelboxen en controleer op de ochtend zelf of herbruikbare borden, kommen, glazen en bestek compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiefestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en verzekering. Verstuur uitnodigingen zodra programma en praktische informatie voldoende vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf.
Wanneer moet je de catering voor een familiefestival bestellen?: Bestel catering ongeveer 3 tot 4 weken vooraf, zodra je een eerste beeld van het aantal bezoekers hebt. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor het festival en geef de definitieve aantallen daarna door.
Hoeveel tijd heb je nodig om een familiefestival op te bouwen?: Reken op minimaal 3 tot 4 uur voor tenten, tafels, stoelen, buffet, bewegwijzering en techniek. Plan een extra halfuur voor een geluidscheck en controleer het weerplan vóór de opbouw begint.
Wat moet je doen als het regent tijdens een familiefestival?: Bepaal uiterlijk 1 week vooraf welke activiteiten naar partytenten of een binnenruimte kunnen verplaatsen. Houd op de dag zelf minimaal 2 uur vóór de start een weercontrole en communiceer de aangepaste route direct.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.