Familienfestival organisieren: So gelingt die Planung

Bei einem Familienfestival müssen Erwachsene, Kinder, Essen, Bewegung und Ruhebereiche zusammenpassen. Beginne deshalb mit Ort, Datum, Uhrzeiten und den nötigen Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Plane anschließend Anmeldungen, Ernährungswünsche, Programm und Lieferanten so, dass du spätestens eine Woche vorher verlässliche Zahlen hast. Besonders oft werden Wetteralternativen, Beschilderung, Stromanschlüsse und gekühlte Getränke zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Einladungen gestalten
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm erstellen
2 Personen
10
Spielaktivitäten auswählen
2 Personen
11
Musik zusammenstellen
12
Lieferanten bestätigen
2 Personen
13
Catering bestellen
2 Personen
14
Material reservieren
15
Wettervorhersage prüfen
16
Alternativen Wetterplan festlegen
2 Personen
17
Anmeldungen aktualisieren
2 Personen
18
Diätliste prüfen
2 Personen
19
Programm drucken
20
Wegweiser erstellen
2 Personen
21
Namensschilder erstellen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Gemüse waschen
2 Personen
25
Saucen vorbereiten
2 Personen
26
Dekoration sortieren
2 Personen
27
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
28
Erste-Hilfe-Tasche bereitstellen
29
Telefonnummern ausdrucken
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Buffettische einrichten
3 Personen
34
Spielzonen absperren
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Wegweiser aufstellen
2 Personen
37
Lichtkabel sicher verlegen
2 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Musik testen
2 Personen
40
Geschirr bereitstellen
2 Personen
41
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
42
Snacks anrichten
3 Personen
43
Grill vorbereiten
2 Personen
44
Müllstationen aufstellen
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
46
Anmeldung vorbereiten
2 Personen

Event

47
Eröffnungsmusik starten
48
Besucher empfangen
3 Personen
49
Namensschilder verteilen
2 Personen
50
Programm vorstellen
51
Kinderspiele betreuen
4 Personen
52
Volksspiele betreuen
3 Personen
53
Kreative Aktivität begleiten
3 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Fotomoment begleiten
59
Grill anzünden
2 Personen
60
Salate bereitstellen
2 Personen
61
Grill vorbereiten
4 Personen
62
Barbecue servieren
4 Personen
63
Vegetarische Portionen kennzeichnen
64
Kinderdisco betreuen
3 Personen
65
Dessertbuffet eröffnen
2 Personen
66
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
67
Abendprogramm betreuen
3 Personen
68
Letzte Runde ankündigen
69
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

70
Essen abdecken
2 Personen
71
Anlage ausschalten
2 Personen
72
Lichtanlage ausschalten
2 Personen
73
Partyzelte abbauen
4 Personen
74
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
75
Geschirr abwaschen
3 Personen
76
Küche reinigen
2 Personen
77
Abfall sammeln
3 Personen
78
Gelände reinigen
4 Personen
79
Dekoration entfernen
3 Personen
80
Spielmaterial sortieren
2 Personen
81
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
82
Materialien zurückgeben
2 Personen
83
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
84
Kühlboxen leeren
2 Personen
85
Reinigungsmaterial verstauen
2 Personen
86
Fundsachen sammeln
87
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
Anmeldetisch
HockerAnz. 12
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
NamensschilderAnz. 120
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12
WegweiserAnz. 8

Ausstattung

GrillsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlmattenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AluminiumschalenAnz. 20

Reinigung

SpülbeckenAnz. 3
SpülbürstenAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 12
BesensetsAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
FrisbeesAnz. 6
SpringseileAnz. 8
ReifenAnz. 8
KegelAnz. 20
WasserballonsAnz. 200

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Veranstaltungsort, Datum und Uhrzeiten fest und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Ohne diese Klärung solltest du keine verbindlichen Bestellungen auslösen.
Setze für Anmeldungen einen festen Rückmeldetermin, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Festival. Erfasse dabei nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Diätliste kurz vor dem Einkauf.
Plane das Programm in Blöcken von 30 bis 45 Minuten und lege für Spielaktivitäten jeweils eine ruhigere Alternative bereit. So können Familien zwischen Bewegung, Essen und Pausen wechseln, ohne dass ständig umgebaut werden muss.
Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vorher und entscheide spätestens am Vortag über den Alternativplan. Partyzelte, Wegweiser, Stromkabel und Lautsprecher sollten dann bereits vor Ort oder verbindlich reserviert sein.
Rechne bei Geschirr, Sitzplätzen und Trinkgläsern mit mindestens 10 Prozent Reserve. Getränke müssen vor Beginn gekühlt werden; Gemüse, Saucen und Buffetbestandteile bereitest du so vor, dass die Ausgabe nicht erst während des Programms startet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Familienfestival organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Ort, Datum, Genehmigungen und Versicherung kommen zuerst; Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Personen sollte man beim Familienfestival einplanen?: Arbeite mit der Zahl der bestätigten Anmeldungen und rechne zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve für Geschirr, Sitzplätze und Getränke ein. Die endgültige Zahl solltest du 3 bis 5 Tage vorher aktualisieren.
Was braucht man für ein Familienfestival bei schlechtem Wetter?: Lege spätestens am Vortag einen konkreten Alternativplan fest. Partyzelte, überdachte Sitzplätze, wetterfeste Wegweiser und eine sichere Stromlösung dürfen dann nicht mehr auf eine spontane Beschaffung angewiesen sein.
Wann soll man Essen und Getränke für ein Familienfestival vorbereiten?: Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und bereite Gemüse sowie Saucen möglichst am Vortag vor. Die Diätliste wird vor dem Einkauf und nochmals kurz vor der Ausgabe geprüft.

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