Zo organiseer je een familiedisco voor kinderen en begeleiders

Begin met de randvoorwaarden: bevestig de locatie, leg de tijden vast en bepaal voor welke leeftijden je de muziek en activiteiten kiest. Open daarna de aanmeldingen, zodat je kinderen, begeleiders en dieetwensen tijdig kunt tellen. Pas met die aantallen bepaal je de catering en richt je muziek, dansspellen en prijzen in. Regel geluidsapparatuur en verlichting ruim vooraf; op de dag zelf blijven vooral testen, koelen, allergenen scheiden en vrijwilligers instrueren over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Muziekstijl en leeftijd bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Kinderen en begeleiders tellen
10
Definitieve deelnemerslijst maken
11
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
12
Muziek afspeellijsten samenstellen
2 personen
13
Dansspellen voorbereiden
2 personen
14
Prijzen voor spelletjes inkopen
15
Geluidsapparatuur reserveren
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Allergenen apart verpakken
2 personen
22
Materialen controleren
2 personen
23
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Vloer en ruimtes inspecteren
2 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Buffettafels opstellen
3 personen
28
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
29
Microfoon testen
2 personen
30
Verlichting aansluiten
2 personen
31
Dansvloer afzetten
2 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Welkomsttafel inrichten
2 personen
34
Naamstickers klaarleggen
35
Drankpunt inrichten
3 personen
36
Buffet inrichten
4 personen
37
Dieetproducten labelen
2 personen
38
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
39
Muziekprogramma klaarzetten
40
Entree en garderobe inrichten
2 personen
41
Openingsmuziek starten
42
Gasten ontvangen
4 personen
43
Aanmeldingen afvinken
2 personen
44
Naamstickers uitdelen
2 personen
45
Dansvloer begeleiden
3 personen
46
Muziek bedienen
47
Dansspel uitleggen
2 personen
48
Dansspel begeleiden
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Tafels afruimen
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Kinderpauze begeleiden
3 personen
55
Prijzen uitdelen
2 personen
56
Fotomoment begeleiden
2 personen
57
Avondhapjes serveren
3 personen
58
Lichtshow bedienen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Muziek en verlichting uitschakelen
2 personen
62
Overgebleven eten verpakken
3 personen
63
Koelproducten terugkoelen
2 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval naar containers brengen
2 personen
66
Locatie vegen en dweilen
3 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Meubilair terugplaatsen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Geluidsapparatuur demonteren
3 personen
71
Materialen schoonmaken
3 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Muziekmixer
Draadloze microfoon
Laptop
Muziekkabelsaantal 4
Microfoonstandaard
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Discolampenaantal 3
Ledlichtslingersaantal 6
Nachtlampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 10
Discofoliegordijnenaantal 4
Papieren waaiersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Plakhaakjesaantal 30
Binddraadaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Glazen kannenaantal 8
Serveerplateausaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schalenaantal 12
Maatbekersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Voedselbakken met dekselaantal 12
Koelelementenaantal 16
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukenweegschaal

Sportmateriaal

Danslintenaantal 20
Hoepelsaantal 10
Zachte ballenaantal 8
Spelkaartjesaantal 40
Prijzenaantal 20

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van ongeveer 20 tot 30 minuten. Wissel vrij dansen af met dansspellen en houd rekening met jonge kinderen die eerder een rustmoment nodig hebben.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor het feest. Gebruik het definitieve aantal kinderen en begeleiders voor hapjes, dranken, stoelen en de indeling van de buffettafels.
Test geluidsapparatuur, muziekkabels, microfoon en discolampen vóór de gasten binnenkomen. Leg verlenghaspels en stekkerdozen zo neer dat niemand over kabels naar de dansvloer loopt.
Zet allergenen apart en label ze voordat de hapjes op tafel komen. Houd voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon beschikbaar en koel de dranken vooraf.
Geef vrijwilligers bij aankomst een korte taakverdeling van maximaal 10 minuten. Wijs iemand aan voor de entree, iemand voor de muziek en iemand die tijdens dansspellen en pauzes overzicht houdt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een familiedisco?: Reken voor jonge kinderen meestal op 2 tot 3 uur inclusief een korte pauze. Plan de opening, dansspellen en afsluiting vooraf per blok, zodat het programma niet uitloopt.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een familiedisco versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 tot 7 dagen voor de disco, zodat je aantallen, dieetwensen en catering kunt afronden.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een familiedisco?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande duur. Tel kinderen en begeleiders afzonderlijk, omdat hun drinktempo meestal verschilt.
Wanneer moet ik de techniek voor een familiedisco regelen?: Reserveer luidsprekers, mixer en microfoon minimaal 2 weken vooraf. Test alle apparatuur, kabels en verlichting op de dag zelf minstens 60 minuten vóór de eerste gasten komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.