Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute stress

Begin een familiedag niet met boodschappen, maar met de datum, locatie en een realistische gastenlijst. Daarna leg je het programma vast, verzamel je dieetwensen en vervoersbehoeften en regel je eventuele reserveringen. Plan activiteiten voor verschillende leeftijden en werk met een duidelijke taakverdeling. De meeste problemen ontstaan doordat koeling, naamkaartjes, spelmateriaal en een alternatief bij slecht weer pas op de dag zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen registreren
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vervoersbehoeften inventariseren
6
Programma opstellen
2 personen
7
Spelactiviteiten selecteren
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Weersverwachting controleren
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Tafelindeling bepalen
2 personen
12
Spelregels uitschrijven
13
Muziekselectie samenstellen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Activiteitenpakketten samenstellen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Houdbare boodschappen opbergen
2 personen
19
Koelruimte vrijmaken
2 personen
20
Koelboxen controleren
2 personen
21
Batterijen opladen
22
Muziekapparatuur testen
2 personen
23
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
24
Decoratie sorteren
2 personen
25
Catering voorbereiden
3 personen
26
Groenten en fruit wassen
2 personen
27
Salades voorbereiden
3 personen
28
Broodjes klaarmaken
3 personen
29
Desserts portioneren
2 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Locatie inspecteren
2 personen
32
Terrein veilig maken
3 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Stoelen plaatsen
3 personen
36
Buffet opbouwen
3 personen
37
Drankenstation inrichten
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Muziek aansluiten
2 personen
40
Spelhoeken inrichten
3 personen
41
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
42
Toiletten controleren
43
Teambriefing houden
4 personen

Event

44
Gasten verwelkomen
3 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Programma toelichten
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Familiespel begeleiden
3 personen
50
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Fotomoment begeleiden
2 personen
54
Sportwedstrijd begeleiden
4 personen
55
Buffet openen
2 personen
56
Buffet bijvullen
3 personen
57
Eten serveren
4 personen
58
Tafels afruimen
3 personen
59
Dessert serveren
3 personen
60
Avondspel begeleiden
3 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Afscheid nemen
2 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

64
Afvalbakken legen
3 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Eten gekoeld opbergen
2 personen
67
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Spelmateriaal sorteren
2 personen
71
Partytenten afbreken
4 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Koelboxen reinigen
2 personen
75
Overgebleven eten controleren
2 personen
76
Afval afvoeren
2 personen
77
Materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 70
Klapstoelenaantal 10
Statafelsaantal 4
Tafelkleedtafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Koffielepelsaantal 50

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen kleinaantal 8
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 5
Waterkannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 5
Stekkerdozenaantal 5
Oplaadbare batterijenaantal 12
Batterijladersaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 4
Touwtrektouw
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Springtouwenaantal 8
Waterballonnenaantal 100
Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8
Puzzelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 10
Naamkaartjesaantal 70
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6
Theelichthoudersaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Afvalcontainersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en geef minimaal 3 weken om aan te melden. Noteer meteen dieetwensen, vervoersbehoeften en het aantal kinderen en volwassenen.
Maak een programma met blokken van 60 tot 90 minuten. Plan naast het eten minstens 2 activiteiten, maar houd ruimte vrij zodat familieleden kunnen bijpraten.
Controleer 2 dagen vooraf de weersverwachting en beslis wanneer je een partytent of binnenprogramma nodig hebt. Leg spelregels en activiteitenpakketten vooraf klaar, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te improviseren.
Maak een definitieve gastenlijst uiterlijk 3 dagen vooraf en gebruik die voor de tafelindeling, naamkaartjes en hoeveelheden eten en drinken. Reserveer extra stoelen voor onverwachte gasten en jonge kinderen.
Maak de koeling de avond ervoor vrij en controleer koelboxen, thermoskannen, batterijen en muziekapparatuur. Zet houdbare boodschappen apart klaar en bewaar gekoelde producten pas zo laat mogelijk koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen minimaal 3 weken voor de familiedag, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Hoeveel activiteiten plan je op een familiedag?: Plan meestal 2 tot 3 activiteiten verspreid over de dag, met telkens 60 tot 90 minuten ertussen. Een familiedag met meer dan 4 vaste onderdelen voelt snel gehaast, zeker als kinderen en oudere familieleden meedoen.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf en maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 dagen voor de familiedag. Gebruik die lijst direct voor tafelindeling, naamkaartjes, catering en vervoersafspraken.
Wat regel je de avond voor een familiedag?: Zet de decoratie, spelmaterialen, naamkaartjes en houdbare boodschappen klaar en maak koelruimte vrij. Controleer daarnaast de koelboxen en laad batterijen op; dat bespaart op de ochtend zelf minstens 30 minuten zoekwerk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.