Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et une estimation fiable du nombre de participants. Ensuite, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et les questions de transport avant de construire le programme. Les oublis arrivent souvent au dernier moment : matériel de jeu incomplet, batteries non rechargées, chaîne du froid mal préparée ou vaisselle insuffisante. Cette méthode vous aide à avancer dans le bon ordre et à garder une marge pour les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Enregistrer les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Recenser les besoins en transport
6
Élaborer le programme
2 personnes
7
Sélectionner les activités de jeu
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Vérifier les prévisions météo
10
Établir la liste définitive des invités
11
Déterminer l’agencement des tables
2 personnes
12
Rédiger le règlement
13
Composer la sélection musicale
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Composer les kits d’activités
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Ranger les denrées non périssables
2 personnes
19
Libérer la chambre froide
2 personnes
20
Contrôler les glacières
2 personnes
21
Recharger les batteries
22
Tester le matériel de musique
2 personnes
23
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
24
Trier la décoration
2 personnes
25
Préparer le service traiteur
3 personnes
26
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
27
Préparer les salades
3 personnes
28
Préparer les sandwiches
3 personnes
29
Portionner les desserts
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Inspecter le lieu
2 personnes
32
Sécuriser le site
3 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Monter le buffet
3 personnes
37
Installer le bar à boissons
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Brancher la musique
2 personnes
40
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
41
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
47
Présenter le programme
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Animer un jeu familial
3 personnes
50
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Animer le moment photo
2 personnes
54
Encadrer la compétition sportive
4 personnes
55
Ouvrir le buffet
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Servir les repas
4 personnes
58
Dégager les tables
3 personnes
59
Servir le dessert
3 personnes
60
Animer le jeu du soir
3 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Faire ses adieux
2 personnes
63
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

64
Vider les poubelles
3 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Stocker les aliments au frais
2 personnes
67
Éteindre le matériel audio
2 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Trier le matériel de jeu
2 personnes
71
Démonter les tentes de fête
4 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Nettoyer les glacières
2 personnes
75
Vérifier les restes
2 personnes
76
Évacuer les déchets
2 personnes
77
Rapporter le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 3
Chaisesqté 70
Chaises pliantesqté 10
Tables hautesqté 4
Tables nappéesqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Bol à soupeqté 70
Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères à caféqté 50

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service petitsqté 8
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 5
Carafes d’eauqté 8
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Piles rechargeablesqté 12
Chargeurs de batterieqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 4
Corde de tir à la corde
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Balles d'eauqté 100
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Puzzlesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Décorations de tableqté 10
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lanternesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 12

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Conteneurs à déchetsqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 semaines à l’avance, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant la journée.
Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins de transport dès l’inscription. Faites une relance 7 jours avant de clôturer la liste définitive des invités.
Construisez le programme autour de 3 à 4 temps forts maximum : accueil, repas, activités et moment calme. Prévoyez une solution de repli si la météo change, surtout pour les jeux et les tentes.
Préparez les badges nominatifs et les kits d’activités la veille. Testez aussi le matériel musical et rechargez les batteries : ces détails sont rarement rattrapables une fois les familles arrivées.
Organisez le repas par zones : boissons, buffet, vaisselle et déchets. Contrôlez les glacières le matin même et sortez les denrées non périssables ainsi que le matériel de service avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée en famille ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations et préparer les activités. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, la météo, les repas et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue. Fixez une réponse définitive 10 à 14 jours avant afin d’ajuster les repas, les tables, les chaises et les activités.
Comment prévoir les repas pour une journée en famille ?: Basez les quantités sur la liste définitive des invités et séparez les besoins alimentaires particuliers dès l’inscription. Préparez le service, les plateaux et les ustensiles la veille, puis vérifiez les glacières le jour même.
Que faire s’il pleut le jour de la journée en famille ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Préparez au moins une activité intérieure et confirmez l’agencement des tentes ou des espaces couverts avant l’arrivée des familles.

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