Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute stress

Begin een familiedag met datum, locatie en een eenvoudig programma met vaste tijden. Verstuur de uitnodiging vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften te verzamelen. Plan daarna de activiteiten, catering en materialen op basis van het verwachte aantal gasten. De meeste problemen ontstaan doordat reserveringen, gekoelde dranken, naamkaartjes en een alternatief voor slecht weer te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijden opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoersbehoeften inventariseren
8
Kinderactiviteiten bepalen
2 personen
9
Sportactiviteiten bepalen
2 personen
10
Quiz en spellen voorbereiden
2 personen
11
Muziekselectie samenstellen
12
Cateringmenu vaststellen
2 personen
13
Leveringen en reserveringen bevestigen
14
Weersverwachting controleren
15
Definitieve gastenlijst maken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Draaiboek en contactlijst printen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
21
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
22
Locatie schoonmaken
3 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Buffettafels opstellen
3 personen
26
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Welkomstbalie inrichten
2 personen
29
Activiteitenvelden uitzetten
3 personen
30
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Salades en brood voorbereiden
3 personen
35
Bar en koffiestation inrichten
2 personen
36
Allergeneninformatie klaarleggen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

38
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
39
Gasten verwelkomen
3 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
43
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
44
Spelronde begeleiden
3 personen
45
Fotomoment organiseren
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffie en thee verzorgen
2 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffetgerechten aanvullen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Servies naar afwaspunt brengen
2 personen
53
Muziek verzorgen
54
Dansvloer begeleiden
55
Verlichting inschakelen
56
Laatste ronde aankondigen
57
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Etensresten veilig opbergen
2 personen
61
Buffet en bar schoonmaken
3 personen
62
Locatie vegen en dweilen
3 personen
63
Versiering verwijderen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Spelmateriaal sorteren
2 personen
67
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
68
Verlichting afhalen
2 personen
69
Overgebleven spullen inpakken
3 personen
70
Voorraad terugbrengen
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Koelboxenaantal 5
IJsboxenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Speakersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Verlenghaspelsaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Badmintonsetsaantal 4
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Frisbeesaantal 6
Waterballonnenaantal 200
Spelmattenaantal 6
Bordspellenaantal 8
Quizbordenaantal 10
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 15

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Zet in het programma ook tijd voor ontvangst, eten, kinderactiviteiten, sport, quiz of spellen en het afsluiten van de dag.
Vraag bij de uitnodiging direct om aanmelding, dieetwensen en vervoersbehoeften. Sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken vooraf, zodat je de definitieve gastenlijst en cateringhoeveelheden kunt maken.
Werk per activiteit met een verantwoordelijke en een starttijd. Reserveer voor een familiedag met kinderen minstens 2 activiteiten en houd 15 tot 20 minuten speling tussen programmaonderdelen.
Controleer 3 tot 5 dagen vooraf de weersverwachting en beslis dan of je partytenten, binnenruimte of extra beschutting nodig hebt. Regel verlengkabels, verlichting en afvalbakken voordat de opbouw begint.
Maak de dag ervoor één controle ronde voor servies, koffievoorzieningen, koelboxen, ijsboxen en warmhoudbakken. Zet dranken gekoeld klaar en leg het draaiboek met contactlijst, naamkaartjes en boodschappenlijst op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de familiedag.
Hoeveel tijd plan je voor een familiedag?: Plan meestal 4 tot 6 uur voor ontvangst, activiteiten en een gezamenlijke maaltijd. Voeg per programmaonderdeel 15 tot 20 minuten speling toe voor uitloop en verplaatsingen.
Wanneer moet je de catering voor een familiedag regelen?: Stel het menu ongeveer 4 weken vooraf vast en bevestig leveringen en reserveringen uiterlijk 1 week voor de dag zelf. Controleer de aantallen opnieuw zodra de definitieve gastenlijst klaar is.
Wat regel je de dag voor een familiedag?: Doe de laatste boodschappen, koel de dranken, zet houdbare catering klaar en controleer servies en apparatuur. Print het draaiboek, de contactlijst en naamkaartjes uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.