Cómo organizar un Día familiar sin improvisar

Un Día familiar funciona mejor cuando separas la organización en fases: primero fecha, lugar e invitados; después horarios, actividades, comida y transporte. Deja por escrito quién se encarga de cada parte y cierra las reservas antes de comprar. Las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte suelen llegar tarde, así que conviene pedirlas junto con la confirmación de asistencia. En los últimos días, céntrate en el tiempo, las bebidas frías, el montaje y la información que necesitarán las familias.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Preparar el programa y los horarios
2 personas
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Registrar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Recabar las necesidades de transporte
8
Definir las actividades infantiles
2 personas
9
Definir las actividades deportivas
2 personas
10
Preparar el quiz y los juegos
2 personas
11
Preparar la selección musical
12
Definir el menú de catering
2 personas
13
Confirmar las entregas y las reservas
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Hacer la lista definitiva de invitados
16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
17
Imprimir el programa y la lista de contactos
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
21
Preparar catering no perecedero
2 personas
22
Limpiar el lugar
3 personas
23
Montar las carpas
4 personas
24
Colocar mesas y sillas
4 personas
25
Montar mesas de buffet
3 personas
26
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
27
Colgar la decoración
3 personas
28
Montar el mostrador de bienvenida
2 personas
29
Marcar los campos de actividades
3 personas
30
Preparar el material del juego
2 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Preparar aperitivos
4 personas
34
Preparar ensaladas y pan
3 personas
35
Montar la barra y la estación de café
2 personas
36
Dejar lista la información sobre alérgenos
37
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

38
Atender la recepción
2 personas
39
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
40
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
41
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
42
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
43
Coordinar actividades deportivas
4 personas
44
Coordinar la ronda del juego
3 personas
45
Organizar la sesión de fotos
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Encargarse del café y el té
2 personas
49
Abrir el buffet
2 personas
50
Reponer los platos del bufé
3 personas
51
Servir comidas especiales
2 personas
52
Llevar la vajilla al punto de lavado
2 personas
53
Proporcionar la música
54
Coordinar la pista de baile
55
Encender la iluminación
56
Anunciar la última ronda
57
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

58
Recoger la basura
4 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
61
Limpiar el buffet y el bar
3 personas
62
Barrer y fregar el recinto
3 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Clasificar el material de juego
2 personas
67
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
68
Retirar la iluminación
2 personas
69
Empaquetar lo que ha sobrado
3 personas
70
Devolver el stock
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 6

Vajilla

Platoscant. 90
Platos de postrecant. 90
Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 90
Tenedorescant. 90
Cucharascant. 90
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzascant. 8
Neveras portátilescant. 5
Cajas de hielocant. 3

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Reproductor de música
Enrollacablescant. 3

Decoración

Globoscant. 150
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 80
Bomba de globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Farolescant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Voleibolcant. 2
Sets de bádmintoncant. 4
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 8
Frisbeescant. 6
Globos de aguacant. 200
Tapetes de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 8
Paneles del quizcant. 10
Bolígrafoscant. 30
Premioscant. 15

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y un programa con horas concretas. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para confirmar asistencia, dieta y transporte.
Separa las actividades infantiles, deportivas y los juegos del resto del programa. Prepara una alternativa bajo carpa o en interior antes de revisar el pronóstico, no cuando empiece a llover.
Cierra el número definitivo de invitados 5 días antes. Ese dato determina las tarjetas con nombre, las sillas, la vajilla, las mesas del buffet y las cantidades del catering.
Organiza la comida por tiempos y conservación: deja preparado lo no perecedero el día anterior y enfría las bebidas con hielo en neveras portátiles varias horas antes de que lleguen los invitados.
Reserva una franja de 2 a 3 horas para el montaje. Primero coloca carpas, mesas y sillas; después monta el buffet, conecta las máquinas de café y comprueba que los cables alargadores no crucen las zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para asegurar el lugar, definir el programa y gestionar las reservas. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y cierra la lista definitiva unos 5 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas 3 semanas antes como mínimo, con una fecha límite de respuesta. Pide en la misma invitación la asistencia, las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte para no tener que perseguir esos datos después.
¿Cuándo se prepara la comida de un Día familiar?: Prepara el catering no perecedero el día anterior y confirma las entregas y reservas con 48 horas de margen. Guarda las bebidas refrigeradas y coloca los alimentos fríos solo cuando el buffet esté listo.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un Día familiar?: Calcula entre 2 y 3 horas si hay que montar carpas, mesas, sillas y mesas de buffet. Añade 30 minutos para colocar tarjetas, imprimir el programa, comprobar la lista de compra y revisar las conexiones eléctricas.

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