Een familiedag organiseren zonder last-minute stress

Begin een familiedag niet met boodschappen doen, maar met het vastleggen van datum, locatie en een voorlopig aantal gasten. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen; pas met die informatie stel je het menu, de vegetarische opties en het spelprogramma samen. Plan vervolgens reserveringen, leveringen en de taakverdeling voor vrijwilligers. In de laatste week controleer je voorraad, koelruimte en spelmateriaal. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouw van ontvangst, eten en activiteiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen registreren
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
8
Menu samenstellen
2 personen
9
Vegetarische opties bepalen
2 personen
10
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
11
Spelprogramma opstellen
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Leveringen controleren
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Contactlijst maken
16
Programma naar gasten sturen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Voorraad houdbare producten controleren
2 personen
19
Koelruimte vrijmaken
2 personen
20
Spelmateriaal sorteren
2 personen
21
Naamkaartjes schrijven
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Groenten wassen
2 personen
25
Sausen voorbereiden
2 personen
26
Desserts portioneren
2 personen
27
Salades voorbereiden
3 personen
28
Vlees marineren
2 personen
29
Allergenen apart labelen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Terrein inspecteren
2 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Tafels opstellen
3 personen
34
Stoelen neerzetten
3 personen
35
Buffettafels inrichten
3 personen
36
Drankenstation inrichten
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Spelzones markeren
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Muziek aansluiten
2 personen
41
Verlichting plaatsen
2 personen
42
Eetgerei klaarzetten
2 personen
43
Naamkaartjes klaarleggen
44
Inschrijftafel inrichten
2 personen
45
Activiteitenmateriaal klaarzetten
3 personen
46
Barbecue voorbereiden
3 personen
47
Gerechten op temperatuur brengen
3 personen
48
Buffetgerechten uitstallen
3 personen
49
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
50
Gasten verwelkomen
3 personen
51
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Kinderspellen begeleiden
4 personen
55
Volksspellen begeleiden
3 personen
56
Fotomoment begeleiden
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Buffet openen
2 personen
59
Buffet aanvullen
3 personen
60
Barbecue bedienen
3 personen
61
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
62
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
63
Dessert serveren
2 personen
64
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
65
Muziek verzorgen
66
Laatste ronde aankondigen
67
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

68
Etensresten verpakken
2 personen
69
Afval scheiden
3 personen
70
Buffet afbreken
3 personen
71
Apparatuur uitschakelen
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
74
Versiering verwijderen
2 personen
75
Terrein schoonmaken
4 personen
76
Partytenten afbreken
4 personen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Geleende spullen verzamelen
2 personen
79
Locatie nalopen
2 personen
80
Afval afvoeren
2 personen
81
Servies en materialen reinigen
3 personen
82
Geleende materialen retourneren
2 personen
83
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
84
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Parasolsaantal 3
Krukkenaantal 8

Servies

Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 70
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Mokkenaantal 30
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Aluminium schalenaantal 12
Bewaarbakkenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Ovenwantenaantal 4
Theedoekenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Barbecue tangenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkasten
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Vlaggenlijnaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3
Pijlbordenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 4
Skippyballenaantal 4
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Waterballonnenaantal 200
Spelkaartenaantal 4
Bordspellenaantal 6
Touwtrektouw

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekhoudersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 2 weken voor de familiedag. Zo heb je tijd om dieetwensen te verwerken en het definitieve aantal gasten te bepalen.
Maak het menu pas definitief na de aanmelddatum. Reken per gast op een aparte vegetarische keuze waar nodig en noteer dieetwensen op één contactlijst, zodat ze niet alleen in losse berichten staan.
Zet het programma uiterlijk 3 dagen vooraf naar de gasten. Vermeld daarin de starttijd, eetmomenten, kinderactiviteiten en wat er gebeurt bij slecht weer; dat voorkomt vragen op de ochtend zelf.
Controleer 1 week vooraf de leveringen en deel vrijwilligers in per taak en tijdsblok. Wijs bijvoorbeeld iemand aan voor ontvangst, buffet, kinderactiviteiten en het aanvullen van dranken.
Reserveer de laatste dag voor voorbereiding: maak groenten schoon, bereid sauzen, koel dranken en maak ruimte vrij in koelkasten of koelboxen. Schrijf naamkaartjes en sorteer spelmateriaal voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum en locatie. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de familiedag, zodat je eten, activiteiten en materiaal kunt afstemmen.
Wanneer bepaal je het definitieve aantal gasten voor een familiedag?: Bepaal het definitieve aantal ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, na de uiterste aanmelddatum. Controleer daarna ook ontbrekende reacties en verwerk dieetwensen voordat je boodschappenlijst en menu vastzet.
Hoeveel tijd heb je nodig om eten voor een familiedag voor te bereiden?: Plan minimaal een halve dag voor boodschappen, groenten wassen, sauzen voorbereiden en het koelen van dranken. Doe houdbare boodschappen eerder en reserveer de dag vóór het evenement voor verse producten en het vrijmaken van koelruimte.
Wanneer stuur je het programma van een familiedag naar de gasten?: Stuur het programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Geef start- en eindtijd, eetmomenten, kinderactiviteiten en praktische informatie door, zodat gasten weten wanneer ze worden verwacht en vrijwilligers dezelfde planning gebruiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.