Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille se prépare d’abord avec une date, un lieu et un nombre d’invités réaliste. Ensuite, les inscriptions permettent d’ajuster le menu, les options végétariennes, les activités et le matériel. Prévoyez aussi les livraisons, les réservations et la répartition des bénévoles avant les derniers jours. Le jour venu, les boissons doivent être froides, les espaces installés et les informations pratiques déjà transmises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Enregistrer les inscriptions
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
8
Composer le menu
2 personnes
9
Définir les options végétariennes
2 personnes
10
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
11
Établir le programme des jeux
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Vérifier les livraisons
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Créer une liste de contacts
16
Envoyer le programme aux invités
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Vérifier le stock de produits non périssables
2 personnes
19
Libérer la chambre froide
2 personnes
20
Trier le matériel de jeu
2 personnes
21
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Laver les légumes
2 personnes
25
Préparer les sauces
2 personnes
26
Portionner les desserts
2 personnes
27
Préparer les salades
3 personnes
28
Mariner la viande
2 personnes
29
Étiqueter séparément les allergènes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Inspecter le site
2 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Installer les tables de buffet
3 personnes
36
Installer le bar à boissons
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Balisage des zones de jeu
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Brancher la musique
2 personnes
41
Installer l’éclairage
2 personnes
42
Préparer les couverts
2 personnes
43
Préparer les badges nominatifs
44
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
45
Préparer le matériel d’activité
3 personnes
46
Préparer le barbecue
3 personnes
47
Mettre les plats à température
3 personnes
48
Disposer les plats du buffet
3 personnes
49
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
50
Accueillir les invités
3 personnes
51
Distribuer les badges
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
55
Animer les jeux traditionnels
3 personnes
56
Animer le moment photo
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Ouvrir le buffet
2 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
60
S’occuper du barbecue
3 personnes
61
Servir les repas diététiques
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
63
Servir le dessert
2 personnes
64
Animer l’activité du soir
3 personnes
65
Fournir la musique
66
Annoncer le dernier tour
67
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

68
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
69
Trier les déchets
3 personnes
70
Démonter le buffet
3 personnes
71
Éteindre l’équipement
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
74
Retirer la décoration
2 personnes
75
Nettoyer le site
4 personnes
76
Démonter les tentes de fête
4 personnes
77
Inventorier le matériel
2 personnes
78
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
79
Faire le tour du lieu
2 personnes
80
Évacuer les déchets
2 personnes
81
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
82
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
83
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
84
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12
Parasolsqté 3
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 80
Petits bolsqté 70
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Tassesqté 30
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux en aluminiumqté 12
Bacs de conservationqté 12
Couverts de serviceqté 12
Gants de cuisineqté 4
Torchonsqté 12
Glacièresqté 4

Équipement

Barbecueqté 2
Pinces à barbecueqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Guirlande de fanionsqté 4
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 80
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 3
Panneaux indicateursqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 4
Balles rebondissantesqté 4
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Balles d'eauqté 200
Cartes de jeuqté 4
Jeux de sociétéqté 6
Corde de tir à la corde

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lanternesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Supports pour serviettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis envoyez les invitations assez tôt pour disposer d’un nombre final d’invités avant de composer le menu. Demandez dès l’inscription les allergies et besoins alimentaires.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure plutôt que d’attendre la dernière semaine. Gardez une liste de contacts à jour et envoyez le programme aux invités dès que les horaires et activités pour enfants sont fixés.
Réservez rapidement les équipements nécessaires, notamment les tentes, tables, chaises et tables de buffet. Vérifiez chaque livraison dès son arrivée afin de pouvoir remplacer un élément manquant avant la journée familiale.
Préparez les espaces séparément : repas, boissons, jeux et circulation. Triez le matériel de jeu et répartissez les bénévoles avec des missions précises, au lieu de compter sur des volontaires disponibles au dernier moment.
Faites les courses après avoir vérifié les stocks non périssables et libéré suffisamment de place dans la chambre froide. Refroidissez les boissons à l’avance, puis lavez les légumes et préparez les sauces avant le début de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement afin de finaliser les quantités et les besoins alimentaires.
Quand faut-il définir le nombre final d’invités ?: Arrêtez le nombre final 7 à 10 jours avant la journée familiale. Ce délai laisse le temps d’adapter le menu, les options végétariennes, les tables, les chaises et les badges nominatifs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée en famille ?: Répartissez les missions au moins 7 jours à l’avance et prévoyez une personne référente pour chaque zone : accueil, repas, boissons, activités et rangement. Le nombre exact dépend du nombre d’invités, mais aucune zone ne devrait reposer sur une seule personne.
Quand refroidir les boissons et préparer les aliments ?: Mettez les boissons au frais au moins 12 heures avant le début. Lavez les légumes et préparez les sauces la veille lorsque c’est possible, puis conservez-les dans des bacs fermés et réfrigérés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.