Zo organiseer je een familiecircus

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig daarna de circusartiesten, controleer vergunningen en verzekering en leg vast wie welke taak uitvoert. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen, regel catering en reserveer circusmaterialen op tijd. Op de dag zelf draait alles om een veilige opbouw: terrein afzetten, tent en vloer controleren, stroom en verlichting testen en stoelen logisch opstellen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein controleren
2 personen
3
Circusartiesten bevestigen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekeringsgegevens controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Programma afdrukken
11
Catering bestellen
12
Circusmaterialen reserveren
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Contactlijst maken
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Materialen klaarzetten
3 personen
20
Terrein afzetten
3 personen
21
Circustent opbouwen
8 personen
22
Stroomvoorziening controleren
2 personen
23
Verlichting ophangen
3 personen
24
Circusvloer controleren
3 personen
25
Stoelen opstellen
5 personen
26
Ingang inrichten
3 personen
27
Kassa en polsbandjes klaarzetten
2 personen
28
Cateringtafels opstellen
3 personen
29
Buffet en drankpunt inrichten
4 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Hapjes uitstallen
3 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

34
Artiesten ontvangen
2 personen
35
Artiesten laten omkleden
36
Publieksbegeleiding klaarzetten
4 personen
37
Deuren openen
4 personen
38
Bezoekers ontvangen
4 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Eerste voorstelling begeleiden
5 personen
41
Dranken bijvullen
3 personen
42
Hapjes serveren
4 personen
43
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Tweede voorstelling begeleiden
5 personen
46
Warme snacks serveren
4 personen
47
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
48
Laatste voorstelling begeleiden
5 personen
49
Vertrek bezoekers begeleiden
4 personen
50
Kassa afsluiten
2 personen
51
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

52
Catering afbouwen
4 personen
53
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
54
Afval sorteren
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Terrein schoonmaken
4 personen
57
Circustent afbreken
8 personen
58
Verlichting verwijderen
3 personen
59
Materialen inventariseren
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
62
Koelboxen reinigen
2 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Vermiste eigendommen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 250
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Wachtrijhekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Circusvlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 10

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Draagbare ventilatorenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Circusmateriaal

Jongleerkegelsaantal 12
Jongleerballenaantal 20
Circusringenaantal 12
Diabolo'saantal 8
Loopklossenaantal 8
Evenwichtsbalkenaantal 2
Circusmattenaantal 6
Pionnenaantal 20
Hoelahoepelsaantal 15

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 30
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Waarschuwingslintaantal 4
Zakjes voor polsbandjesaantal 300

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw niet pas vlak voor aanvang. Zet tent, circusvloer, afzetpalen en wachtrijhekken eerst klaar en reserveer extra tijd voor het controleren van kabels, stekkerdozen en stroompunten.
Stuur parkeerinformatie tegelijk met de uitnodiging en vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het circus op. Zo kun je catering en zitplaatsen aanpassen voordat je boodschappen doet.
Maak één contactlijst met artiesten, vrijwilligers, catering en locatiebeheer. Zet daarin ook een bereikbaar telefoonnummer voor de opbouw en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.
Test geluid en zicht vóór de gasten komen: controleer draadloze microfoons, luidsprekers en microfoonstatieven vanaf de achterste stoelen. Leg verlengkabels veilig vast en houd zaklampen beschikbaar voor de avondopbouw.
Zet eten en drinken pas klaar nadat de publieksruimte veilig is ingericht. Koel dranken in koelboxen, gebruik herbruikbare bekers en borden en plaats serveerschalen en serveertangen op vaste tafels buiten de looproute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiecircus organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig artiesten, vergunningen, verzekering, catering en materialen daarna zo snel mogelijk, omdat vooral tent, circusvloer en techniek niet onbeperkt beschikbaar zijn.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een familiecircus versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de geplande datum. Vraag om aanmelding en dieetwensen uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf, zodat je aantallen, catering en parkeerinformatie kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een familiecircus?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor tent, terrein, vloer, stoelen, decoratie, catering en techniek. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige controle van geluid, verlichting, stroom en veilige looproutes.
Wat moet je controleren als er regen wordt verwacht bij een familiecircus?: Controleer de weersverwachting opnieuw 48 en 24 uur vooraf. Kijk of de locatie, circustent, vloer, stroomvoorziening en toegangsroute geschikt blijven en informeer bezoekers tijdig over aangepaste parkeer- of looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.