Zo organiseer je een fabrieksrondleiding

Begin niet met de uitnodiging, maar met de fabriek: leg de rondleiding, groepsgrootte en tijden vast voordat je deelnemers benadert. Daarna verzamel je aanmeldingen, contactgegevens, dieetwensen en informatie over toegankelijkheid. De meeste problemen ontstaan wanneer veiligheidsregels, vervoer of beschermingsmiddelen pas op de dag zelf worden gecontroleerd. Werk daarom terug vanaf het bezoek en plan een aparte controle voor de ontvangst, catering en veiligheidsuitrusting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Fabrieksbezoek reserveren
2
Rondleiding en tijden bevestigen
3
Deelnemerslijst aanmaken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Contactgegevens controleren
8
Routebeschrijving versturen
9
Vervoerafspraken bevestigen
10
Veiligheidsregels opvragen
11
Risico-instructies uitwerken
2 personen
12
Toegankelijkheid controleren
13
Catering bestellen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Deelnemersinformatie printen
16
Permanente stiften klaarleggen
17
Veiligheidsmaterialen controleren
2 personen
18
Cateringvoorraad controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
21
Hapjes voorbereiden
2 personen
22
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
23
Tafels voor ontvangst opstellen
2 personen
24
Naamkaartjes klaarleggen
25
Veiligheidsuitrusting klaarleggen
2 personen
26
Bewegwijzering ophangen
2 personen
27
Ontvangstruimte controleren
2 personen

Event

28
Deelnemers registreren
2 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Veiligheidsinstructie geven
32
Groep naar startpunt begeleiden
2 personen
33
Fabrieksrondleiding begeleiden
2 personen
34
Groep bij elkaar houden
2 personen
35
Vragen van bezoekers verzamelen
36
Dranken bijvullen
37
Hapjes en buffet serveren
3 personen
38
Dieetmaaltijden apart uitserveren
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Vertrek van deelnemers registreren

Nazorg

41
Gebruikte materialen verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
44
Ontvangstruimte schoonmaken
2 personen
45
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
46
Materialen inpakken
2 personen
47
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 4
Stoelenaantal 36
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafon
Zaklampenaantal 4
Clipboardmappenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 2

Veiligheid

Veiligheidshelmenaantal 36
Veiligheidsbrillenaantal 36
Veiligheidsvestenaantal 36
Gehoorbeschermersaantal 36
Wegwerphandschoenenaantal 100
EHBO-koffer
Nooddekensaantal 4
Zakjes voor persoonlijke spullenaantal 40

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 12
Permanente stiftenaantal 4
Richtingspijlenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Kleefgumaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de rondleiding schriftelijk met starttijd, duur, maximale groepsgrootte en verzamelpunt. Vraag meteen welke veiligheidsregels en beschermingsmiddelen voor bezoekers gelden.
Stuur route, parkeerinformatie en vervoersafspraken uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook hoe laat deelnemers aanwezig moeten zijn; een groep van 20 mensen kost bij te late binnenkomst snel 10 minuten.
Sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor het bezoek. Controleer daarna telefoonnummers, dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en wie rechtstreeks naar de fabriek komt.
Leg veiligheidsmaterialen en persoonlijke spullen vóór de ontvangst klaar, bij voorkeur per deelnemer of maat gesorteerd. Houd een extra set van ongeveer 10 procent achter de hand bij een groep van 20 personen.
Plan de catering na het bevestigen van het programma. Reken voor een pauze van 30 minuten op minstens één drankje per persoon en controleer de voorraad, koeling en stroomaansluitingen de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fabrieksrondleiding reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zeker als de fabriek met vaste rondleidingstijden of een maximale groepsgrootte werkt. Bevestig de definitieve datum, route en veiligheidsvoorwaarden uiterlijk 1 week voor het bezoek.
Hoeveel deelnemers kunnen mee met een fabrieksrondleiding?: Dat bepaalt de fabriek; vraag naar het maximum per rondleiding en of de groep moet worden gesplitst. Plan bij meer dan 15 tot 20 deelnemers extra tijd voor ontvangst, veiligheidsuitleg en het aantrekken van beschermingsmiddelen.
Wanneer stuur je de informatie over een fabrieksbezoek?: Stuur route, verzameltijd, kledingvoorschriften en veiligheidsregels uiterlijk 3 dagen vooraf. Verstuur een korte herinnering op de ochtend ervoor met het telefoonnummer van de organisator.
Wat moet je meenemen naar een fabrieksrondleiding?: Neem de deelnemerslijst, naamkaartjes, pennen, route-informatie en de afgesproken veiligheidsuitrusting mee. Controleer de volledige set uiterlijk 1 dag vooraf en leg ook een EHBO-koffer en zakjes voor persoonlijke spullen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.