Organiser une visite d’usine étape par étape

Une visite d’usine se prépare d’abord avec le site d’accueil, puis avec les participants et les règles de sécurité. Commencez par fixer le créneau de la visite guidée avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à confirmer les coordonnées, les besoins alimentaires et le transport. Gardez enfin du temps pour l’accueil, les badges, les équipements de protection et les indications dans les locaux.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la visite de l’usine
2
Confirmer la visite guidée et les horaires
3
Créer la liste des participants
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier les coordonnées
8
Envoyer les indications d'accès
9
Confirmer les modalités de transport
10
Demander les consignes de sécurité
11
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
12
Vérifier l’accessibilité
13
Commander le catering
14
Préparer les badges nominatifs
15
Imprimer les informations des participants
16
Préparer les marqueurs permanents
17
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
18
Vérifier le stock de restauration
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
21
Préparer les en-cas
2 personnes
22
Installer la table d'accueil
2 personnes
23
Installer les tables d'accueil
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
25
Préparer l’équipement de sécurité
2 personnes
26
Installer la signalétique
2 personnes
27
Vérifier l’espace d’accueil
2 personnes

Événement

28
Enregistrer les participants
2 personnes
29
Distribuer les badges
30
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
31
Donner les consignes de sécurité
32
Accompagner le groupe jusqu’au point de départ
2 personnes
33
Guider la visite de l’usine
2 personnes
34
Garder le groupe ensemble
2 personnes
35
Recueillir les questions des visiteurs
36
Réapprovisionner les boissons
37
Servir les snacks et le buffet
3 personnes
38
Servir les repas spéciaux à part
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Enregistrer le départ des participants

Suivi

41
Rassembler les matériaux utilisés
2 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
44
Nettoyer l’espace d’accueil
2 personnes
45
Retirer la signalétique
2 personnes
46
Emballer le matériel
2 personnes
47
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 4
Chaisesqté 36
Table de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Équipement

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Mégaphone
Lampes de pocheqté 4
Chemises à pinceqté 4
Téléphones portablesqté 2

Sécurité

Casques de sécuritéqté 36
Lunettes de sécuritéqté 36
Gilets de sécuritéqté 36
Protections auditivesqté 36
Gants jetablesqté 100
Trousse de premiers secours
Couvertures de survieqté 4
Sachets pour effets personnelsqté 40

Décoration

Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 12
Marqueurs permanentsqté 4
Flèches directionnellesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Pâte adhésiveqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Distributeurs de serviettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez la visite guidée avant toute invitation et faites confirmer par écrit l’horaire, la durée, le point de rendez-vous et le nombre maximal de visiteurs. Une modification tardive peut décaler le transport et la restauration.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant la visite. Vérifiez pour chaque participant le nom, le numéro de téléphone, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accessibilité.
Demandez les consignes de sécurité au site avant de les transmettre. Précisez notamment les chaussures ou vêtements requis, les zones interdites, les protections fournies et le comportement attendu pendant la visite.
Envoyez les indications d’accès au moins 48 heures à l’avance, avec l’adresse exacte, le stationnement, le point de rassemblement et les modalités de transport. Prévoyez une personne pour accueillir les retardataires sans interrompre la visite.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du groupe : badges nominatifs, liste imprimée, stylos, signalétique et équipements de sécurité doivent être regroupés au même endroit. Refroidissez les boissons et installez la restauration avant le début de la visite, pas pendant le briefing.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une visite d’usine ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la visite, de recueillir les inscriptions, de confirmer le transport et de valider les règles de sécurité avec l’usine.
Quand envoyer les invitations pour une visite d’usine ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, dès que l’horaire de la visite est confirmé. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant l’événement pour finaliser les listes et la restauration.
Que faut-il vérifier avant une visite guidée d’usine ?: Vérifiez au minimum l’horaire, le point d’accès, le nombre de participants, les consignes de sécurité, l’accessibilité et les protections nécessaires. Faites cette vérification 48 à 72 heures avant l’arrivée du groupe.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?: Comptez 20 à 30 minutes avant le début de la visite. Ce temps permet de vérifier les noms, distribuer les badges et les équipements, rappeler les consignes et gérer les arrivées tardives.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.