Een excursie organiseren: zo pak je het aan

Begin een excursie niet met de boodschappen, maar met het doel en het programma. Leg daarna de locatie, bezoekafspraken en het vervoer vast voordat je deelnemers uitnodigt. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten en maak je de groepsindeling. In de laatste week controleer je route, weer en materialen. Op de dag zelf draait alles om een actuele deelnemerslijst, duidelijke groepen en een korte veiligheidsinstructie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Excursiedoel en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en vervoer reserveren
3
Bezoekafspraken bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten controleren
2 personen
9
Deelnemerslijst afdrukken
10
Groepsindeling maken
2 personen
11
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
12
Route en vertrektijden controleren
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemers aan weerswijziging informeren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Materialen labelen per groep
2 personen
19
Telefoons en powerbanks opladen
20
EHBO-set controleren
21
Vertrekpunt gereedmaken
3 personen

Event

22
Deelnemers ontvangen
4 personen
23
Aanwezigheid registreren
3 personen
24
Groepen en begeleiders controleren
3 personen
25
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
26
Bagage en materialen inladen
4 personen
27
Deelnemers naar vervoer begeleiden
4 personen
28
Vertrek en groepscontrole uitvoeren
4 personen
29
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
30
Dranken uitdelen
2 personen
31
Programma op locatie begeleiden
6 personen
32
Groepswisselingen begeleiden
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Afval verzamelen
3 personen
35
Aanwezigheid voor vertrek controleren
4 personen
36
Materialen en bagage inladen
4 personen
37
Terugreis begeleiden
4 personen
38
Deelnemers veilig laten uitstappen
4 personen
39
Eindcontrole deelnemers uitvoeren
3 personen

Nazorg

40
Materialen uitladen
3 personen
41
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
42
Herbruikbare materialen schoonmaken
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
44
Gevonden voorwerpen registreren
45
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Opladersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 2

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 6

Organisatie

Klembordenaantal 6
Pennensetsaantal 6
Deelnemersbadgesaantal 40
Polsbandjesaantal 40
Groepskaartenaantal 6
Routekaartenaantal 10
Waterdichte documentenmapaantal 2
Naamstickersaantal 50

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Servettenhouderaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handgelhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie en vervoer eerst en bevestig bezoekafspraken schriftelijk. Controleer uiterlijk één week vooraf de route, vertrektijden en eventuele overstappen.
Stel een uiterste aanmelddatum in, bijvoorbeeld 14 dagen voor vertrek. Vraag tegelijk om toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten, zodat je niet vlak voor vertrek achter ontbrekende gegevens aan hoeft.
Maak groepen zodra de inschrijvingen sluiten en koppel elke groep aan een begeleider. Print de deelnemerslijst en groepskaarten; een lijst op alleen een telefoon is onhandig bij slecht bereik of een lege batterij.
Plan de lunch per deelnemer en houd rekening met reistijd en temperatuur. Stel lunchpakketten samen, gebruik koelboxen met koelelementen en controleer vooraf of iedereen een drinkbeker en eventuele dieetvariant heeft.
Controleer 24 uur voor vertrek de weersverwachting en informeer deelnemers direct bij een wijziging. Laad telefoons en powerbanks op, controleer de EHBO-set en leg routekaarten, noodcontacten en documenten in een waterdichte map.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een excursie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het doel, programma, locatie en vervoer. Verstuur de uitnodiging uiterlijk 4 weken voor vertrek en sluit de aanmeldingen ongeveer 14 dagen vooraf.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een excursie?: Dat hangt af van de groepsgrootte en de afspraken van de locatie. Maak uiterlijk 1 week vooraf kleine groepen en koppel aan iedere groep minimaal 1 vaste begeleider; controleer daarnaast of extra toezicht nodig is.
Wanneer verzamel je toestemmingsformulieren en noodcontacten?: Vraag deze gegevens tegelijk met de aanmelding op en stel een deadline van 14 dagen voor vertrek. Controleer 7 dagen vooraf welke formulieren ontbreken en neem alleen deelnemers mee van wie de gegevens compleet zijn.
Wat moet je de dag voor een excursie controleren?: Controleer 24 uur vooraf het weer, de route, vertrektijden en bezoekafspraken. Laad telefoons en powerbanks op, maak de deelnemerslijst definitief en leg lunch, materialen, EHBO-set en documenten klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.