Zo organiseer je een Europees kampioenschap

Begin met het programma, de locatie en de route voor deelnemers en bezoekers. Leg daarna inschrijvingen, reserveringen, vergunningen, verzekering en leveranciers vast voordat je materialen bestelt. Werk met een duidelijke planning voor wedstrijdschema, catering, techniek en vrijwilligers. In de laatste week controleer je voorraad, dieetwensen, toegang, weersverwachting en alle apparatuur; op de dag zelf draait alles om een strakke opbouw en een goed zichtbare registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2 personen
2
Locatie definitief vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Reserveringen maken
7
Vergunningen controleren
8
Verzekering controleren
9
Leveranciers bevestigen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Wedstrijdschema afdrukken
12
Bewegwijzering afdrukken
13
Materialen inventariseren
2 personen
14
Voorraad houdbaarheid controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Dieetopties apart verpakken
2 personen
20
Afspeellijst klaarzetten
21
Weersverwachting controleren
22
Route en toegang controleren
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen opstellen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Scherm plaatsen
3 personen
28
Beeldverbinding testen
2 personen
29
Geluid testen
2 personen
30
Verlichting plaatsen
3 personen
31
Kabels veilig afplakken
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Informatieborden plaatsen
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Buffet inrichten
4 personen
36
Koffie en thee zetten
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen
38
Afvalbakken plaatsen
2 personen
39
Teambriefing houden
5 personen

Event

40
Gasten ontvangen
4 personen
41
Aanmeldingen afvinken
2 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Wedstrijdbeelden starten
2 personen
46
Beeld en geluid bewaken
2 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Gebruikt servies ophalen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
2 personen
52
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
53
Eindtijd aankondigen
54
Gasten uitzwaaien
4 personen
55
Eindstand publiceren

Nazorg

56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Eten en drinken afdekken
2 personen
58
Servies verzamelen
3 personen
59
Afval sorteren
3 personen
60
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Materialen terugbrengen
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Apparatuur

Groot beeldscherm
Mediaspeler
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Kabelgotenaantal 20
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Europese vlaggenaantal 12
Landenvlaggenaantal 16
Fietsvlaggetjesaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3

Sportmateriaal

Racefiets
Fietshelmaantal 2
Fietspomp
Fietsstandaardaantal 2
Podiumlint

Catering

Koelkrattenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Openersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 3

Tips

Publiceer datum en programma zodra de locatie definitief is en verwerk aanmeldingen in één overzicht. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit, zodat aparte opties niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.
Controleer vergunningen en verzekering minimaal 6 weken voor het Europees kampioenschap. Bevestig leveranciers en reserveringen daarna schriftelijk, inclusief levertijd, aantallen en contactpersoon op de dag zelf.
Maak het wedstrijdschema en de bewegwijzering uiterlijk 3 dagen vooraf definitief en druk ze direct af. Plan bij de ingang een registratietafel en houd een extra exemplaar van het schema bij de wedstrijdleiding.
Test beeldscherm, mediaspeler, luidsprekers, microfoon en mengpaneel vóór de opbouw. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels zo neer dat looproutes vrij blijven; kabelgoten voorkomen struikelgevaar.
Plan de opbouw met vaste rollen: locatie openen, tafels en stoelen plaatsen, techniek aansluiten, drank koelen en hapjes klaarzetten. Controleer op de ochtend zelf ook de weersverwachting, partytent, ledlampen en toegang tot de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Europees kampioenschap organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Vergunningen, verzekering en leveranciers controleer je bij voorkeur 6 weken vooraf; de laatste week gebruik je voor aantallen, catering, techniek en drukwerk.
Wanneer moet ik uitnodigingen versturen voor een Europees kampioenschap?: Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en locatie vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het evenement, zodat je reserveringen, dieetopties en vrijwilligers kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Europees kampioenschap?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, registratie, techniek, bewegwijzering en catering. Open de locatie eerder als je een groot beeldscherm, mengpaneel, luidsprekers en meerdere kabelhaspels moet testen.
Wat moet je één dag voor een Europees kampioenschap controleren?: Controleer het wedstrijdschema, de deelnemerslijst, dieetopties, houdbaarheid van de voorraad en alle materialen. Zet dranken koud, verpak dieetopties apart en controleer route, toegang en weersverwachting uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.