Organiser un Championnat d’Europe sans rien laisser au hasard
Pour organiser un Championnat d’Europe, commencez par verrouiller la date, le programme et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine ensuite les réservations, le mobilier, les bénévoles et les quantités de nourriture et de boissons. Prévoyez aussi la diffusion des matchs : écran, son, câbles et solution de secours doivent être testés avant le jour J. Les derniers contrôles concernent l’accès, la météo, les stocks et l’installation sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier la date et le programme
2 personnes
- 2
Finaliser le lieu
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Faire les réservations
- 7
Vérifier les autorisations
- 8
Vérifier l’assurance
- 9
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
- 10
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 11
Imprimer le planning du match
- 12
Impression de la signalétique
- 13
Inventorier le matériel
2 personnes
- 14
Vérifier la date limite de conservation des stocks
2 personnes
- 15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 16
Faire les courses
3 personnes
- 17
Refroidir les boissons
2 personnes
- 18
Préparer les en-cas
4 personnes
- 19
Emballer séparément les options diététiques
2 personnes
- 20
Préparer la playlist
- 21
Vérifier les prévisions météo
- 22
Vérifier le trajet et l’accès
2 personnes
- 23
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 24
Installer les tables
4 personnes
- 25
Installer les chaises
4 personnes
- 26
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 27
Installer l’écran
3 personnes
- 28
Tester la connexion vidéo
2 personnes
- 29
Tester le son
2 personnes
- 30
Installer l’éclairage
3 personnes
- 31
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
- 32
Suspendre la décoration
3 personnes
- 33
Placer les panneaux d’information
2 personnes
- 34
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 35
Installer le buffet
4 personnes
- 36
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 37
Préparer les en-cas
3 personnes
- 38
Installer les poubelles
2 personnes
- 39
Faire le briefing d’équipe
5 personnes
Événement
- 40
Accueillir les invités
4 personnes
- 41
Cocher les inscriptions
2 personnes
- 42
Distribuer le programme
2 personnes
- 43
Servir le café et le thé
3 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Lancer les images de la course
2 personnes
- 46
Surveiller l’image et le son
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 49
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
- 50
Vider les poubelles
2 personnes
- 51
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 52
Répondre aux questions du public
2 personnes
- 53
Annoncer l'heure de fin
- 54
Raccompagner les invités
4 personnes
- 55
Publier le classement final
Suivi
- 56
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 57
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
- 58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 59
Trier les déchets
3 personnes
- 60
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Retirer la décoration
3 personnes
- 63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 64
Rapporter le matériel
2 personnes
- 65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 3
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 110
- Tabourets de barqté 8
- Tables de buffetqté 4
- Table d'inscription
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 140
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 140
- Couvertsqté 140
- Petits bolsqté 20
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
Équipement
- Grand écran
- Lecteur multimédia
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Table de mixage
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Rallonges à enrouleurqté 3
- Goulottes de câblesqté 20
- Batteries externesqté 4
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Pilesqté 24
Décoration
- Drapeaux européensqté 12
- Drapeaux des paysqté 16
- Fanions de véloqté 40
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 12
- Ballonsqté 100
- Ruban pour ballonsqté 2
- Ruban adhésifqté 6
- Cordeqté 3
Matériel de sport
- Vélo de route
- Casque de véloqté 2
- Pompe à vélo
- Support à véloqté 2
- Ruban de scène
Catering
- Caisses réfrigéréesqté 8
- Bacs à glaçonsqté 4
- Carafes d’eauqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Courses
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Verres doseursqté 3
- Ouvre-bouteillesqté 4
- Pinces de cuisineqté 6
- Papier aluminiumqté 3
- Film alimentaireqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balaisqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
- Bacs à vaisselleqté 3
Conseils
- Publiez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
- Réservez le lieu et les fournisseurs dès que la date est connue, puis vérifiez les autorisations et l’assurance au plus tard 3 semaines avant. Ces points sont souvent oubliés jusqu’au moment où l’installation commence.
- Testez la diffusion du match avec le grand écran, le lecteur multimédia, les haut-parleurs, le microphone et la table de mixage au moins 48 heures à l’avance. Prévoyez des rallonges, des multiprises et une solution de recharge pour éviter une coupure pendant le match.
- Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas quelques heures avant l’accueil. Emballez séparément les options alimentaires et utilisez une liste de courses contrôlée pour ne pas découvrir un manque au moment du buffet.
- Répartissez les bénévoles avant l’ouverture : accueil, buffet, technique et rangement doivent avoir un responsable identifié. Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant le début pour installer les tables, les chaises, la signalétique et les câbles en sécurité.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Championnat d’Europe ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Cela laisse le temps de finaliser le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, confirmer les fournisseurs, envoyer les invitations et répartir les bénévoles.
- Quand faut-il demander les inscriptions et les besoins alimentaires ?
- Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant l’événement. Demandez les besoins alimentaires dès l’invitation afin de pouvoir acheter les bonnes quantités et emballer les options séparément.
- Quand préparer le matériel pour diffuser les matchs ?
- Faites l’inventaire 48 heures avant, puis testez l’écran, le lecteur multimédia et le système audio. Vérifiez aussi les câbles, les multiprises et les rallonges, car il est difficile de remplacer ce matériel le jour même.
- À quelle heure faut-il arriver le jour du Championnat d’Europe ?
- Ouvrez le lieu environ 2 heures avant le coup d’envoi. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de sécuriser les câbles, de mettre les boissons au frais et de tester le son et l’image.
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