Zo organiseer je een estafetteloop zonder gaten in de organisatie

Begin niet met startnummers of boodschappen, maar met het parcours en de overdrachtsmomenten. Bepaal eerst de afstand, start- en finishlocatie en controleer daarna of je een vergunning nodig hebt of de route moet melden. Zodra de route vaststaat, kun je teams indelen, vrijwilligers plannen en deelnemersgegevens verzamelen. De meeste problemen ontstaan op de dag zelf door een onduidelijke route, te weinig toezicht bij wisselpunten of materiaal dat pas na aankomst wordt gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parcours en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunning en route melden
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Deelnemerslijst afdrukken
9
Startnummers voorbereiden
2 personen
10
Routekaart afdrukken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Sportmateriaal controleren
2 personen
13
EHBO-koffer controleren
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemers herinneren
16
Route verkennen
2 personen

Event

17
Materialen naar locatie brengen
3 personen
18
Parcours uitzetten
5 personen
19
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Inschrijftafel inrichten
2 personen
22
Waterpunten inrichten
3 personen
23
Geluidsinstallatie testen
2 personen
24
EHBO-punt inrichten
2 personen
25
Vrijwilligers instrueren
3 personen
26
Verkeersposten bemannen
6 personen
27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
Startnummers uitdelen
3 personen
29
Teams controleren
2 personen
30
Wedstrijdregels toelichten
31
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
32
Estafetteloop starten
3 personen
33
Wisselpunten bemannen
8 personen
34
Tussentijden registreren
2 personen
35
Deelnemers onderweg ondersteunen
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Fruit en snacks serveren
3 personen
38
Finish registreren
3 personen
39
Uitslagen controleren
2 personen
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Avondmaaltijd serveren
4 personen
42
Dranken bij het eten serveren
2 personen

Nazorg

43
Routebebording verwijderen
5 personen
44
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
45
Afval inzamelen
4 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
5 personen
48
Meubilair terugzetten
4 personen
49
Materialen inladen
3 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Estafettestokjesaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerlintaantal 6
Startnummersaantal 120
Veiligheidshesjesaantal 20
Stopwatchesaantal 8
Klembordenaantal 8
Medaillelintenaantal 120
Bekers voor winnaarsaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Eerstehulpkoffersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Decoratie

Routebordenaantal 30
Pijlenstickersaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route uiterlijk een week vooraf en noteer elke kruising, scherpe bocht en mogelijke overdracht. Zo kun je bepalen waar veiligheidshesjes, pionnen en markeerlint nodig zijn en hoeveel vrijwilligers je werkelijk nodig hebt.
Leg de deelnemersadministratie uiterlijk 3 dagen voor de loop vast. Druk de deelnemerslijst en routekaart af, maak de startnummers klaar en houd een aparte lijst bij met dieetwensen en contactgegevens.
Plan de opbouw achteruit vanaf de starttijd. Reken voor het uitzetten van het parcours, het opbouwen van de start- en finishboog, de inschrijftafel, waterpunten en het EHBO-punt minimaal 90 minuten voorbereiding.
Test geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren. Controleer ook stopwatches, batterijen en estafettestokjes; een ontbrekend stokje bij één team kan de start direct vertragen.
Geef vrijwilligers een korte briefing van 15 minuten met hun plek, wisselmomenten, route en noodprocedure. Spreek af wie de EHBO-koffer beheert, wie de waterpunten aanvult en wie bij slecht weer de laatste beslissing neemt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een estafetteloop organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Regel dan het parcours, de start- en finishlocatie en een eventuele vergunning; plan de vrijwilligers en stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de loop.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een estafetteloop?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per kruising of wisselpunt, plus 2 mensen bij inschrijving, 1 coördinator, 1 EHBO-verantwoordelijke en 1 persoon voor de finish. Bij een route met 6 posten kom je daarmee al snel op 11 tot 12 vrijwilligers.
Hoeveel water moet ik voorzien bij een estafetteloop?: Voorzie minimaal 0,5 liter water per deelnemer, verdeeld over de waterpunten en de finish. Bij warm weer of een loop die langer dan 90 minuten duurt, plan je extra voorraad en bekers in.
Wanneer zet je het parcours uit voor een estafetteloop?: Zet het parcours op de dag zelf 60 tot 90 minuten voor de start uit. Controleer daarna nog één keer alle pijlen, pionnen en wisselpunten, omdat markeringen kunnen verschuiven of onduidelijk zichtbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.