Comment organiser un relais, du parcours à l’arrivée

Un relais réussi commence bien avant le jour de la course. Fixez d’abord le parcours, la distance et les lieux de départ et d’arrivée, puis ouvrez les inscriptions avec les informations utiles sur les équipes et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à confirmer les participants, répartir les bénévoles et vérifier la météo. Le jour J, installez le balisage, les points d’eau, l’accueil et les secours avant l’arrivée des coureurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le parcours et la distance
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Signaler le permis et l'itinéraire
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Imprimer la liste des participants
9
Préparer les dossards
2 personnes
10
Imprimer la carte d'itinéraire
11
Faire les courses
2 personnes
12
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
13
Vérifier la trousse de premiers secours
14
Vérifier les prévisions météo
15
Rappeler les participants
16
Reconnaître le parcours
2 personnes

Événement

17
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
18
Mettre en place le parcours
5 personnes
19
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
22
Installer des points d'eau
3 personnes
23
Tester le système de sonorisation
2 personnes
24
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
25
Briefer les bénévoles
3 personnes
26
Tenir les postes de circulation
6 personnes
27
Accueillir les participants
4 personnes
28
Distribuer les dossards
3 personnes
29
Vérifier les équipes
2 personnes
30
Expliquer les règles du match
31
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
32
Lancer le relais
3 personnes
33
Tenir les points de relais
8 personnes
34
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
35
Soutenir les participants en cours de route
4 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
38
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
39
Vérifier les résultats
2 personnes
40
Remettre les prix
2 personnes
41
Servir le dîner
4 personnes
42
Servir les boissons pendant le repas
2 personnes

Suivi

43
Retirer la signalisation de parcours
5 personnes
44
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
45
Collecter les déchets
4 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Nettoyer le lieu
5 personnes
48
Remettre le mobilier en place
4 personnes
49
Charger le matériel
3 personnes
50
Rendre les articles empruntés
2 personnes
51
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 120
Gilets de sécuritéqté 20
Chronomètresqté 8
Presse-papiersqté 8
Rubans de médailleqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Thermosqté 4

Nettoyage

Trousses de premiers secoursqté 2
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Décoration

Panneaux de directionqté 30
Autocollants flèchesqté 40

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours au moins 4 semaines à l’avance et faites une reconnaissance complète avant l’événement. Vérifiez les changements de terrain, les croisements dangereux et les endroits où un bénévole doit orienter les équipes.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant le relais. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer la liste des participants, de préparer les dossards et d’anticiper les besoins alimentaires.
Prévoyez un bénévole pour chaque point sensible du parcours, puis ajoutez une personne dédiée à l’inscription et une autre aux premiers secours. Faites le briefing de toute l’équipe au moins 30 minutes avant le départ.
Installez le balisage, l’arche de départ et d’arrivée et les points d’eau avant l’ouverture de l’accueil. Testez aussi la sonorisation avec le microphone et vérifiez les rallonges, les multiprises et les piles avant que le public arrive.
Contrôlez la trousse de premiers secours et les prévisions météo la veille, puis rappelez les participants 24 heures avant. Préparez les gilets de sécurité, les chronomètres et les témoins de relais au même endroit pour éviter une recherche au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de définir le parcours, réserver les lieux, signaler l’itinéraire, gérer les inscriptions et organiser les bénévoles sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un relais ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant le départ. Il vous restera assez de temps pour imprimer les listes, préparer les numéros de départ, recueillir les informations alimentaires et répartir les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais ?: Prévoyez au minimum une personne par point de passage ou zone à risque, plus 2 à 3 personnes pour l’accueil, le ravitaillement et les premiers secours. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % si le parcours comporte plusieurs intersections.
Quand installer le parcours le jour du relais ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant le départ. Le balisage, les tables, les points d’eau, le poste de secours et le test du son doivent être terminés avant l’ouverture de l’inscription.

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