Zo organiseer je een endurowedstrijd

Begin niet met uitnodigingen, maar met het wedstrijdreglement, de vergunningen en het parcours. Leg daarna medische ondersteuning, verzekering en tijdwaarneming vast voordat je inschrijvingen opent. Zodra route en veiligheidsplan staan, kun je vrijwilligers indelen, startgroepen maken en deelnemersinformatie versturen. De laatste dagen draaien om controleren: parcours voorrijden, tijdregistratie testen, materiaal brengen en het start- en finishgebied afzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Verzekering controleren
4
Parcours vastleggen
3 personen
5
Reserveringen maken
6
Medische ondersteuning boeken
7
Tijdwaarneming reserveren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijvingen openen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startgroepen indelen
2 personen
15
Parcours inspecteren
3 personen
16
Routekaart publiceren
17
Startnummers toewijzen
2 personen
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
22
Tijdwaarneming testen
2 personen
23
Parcours voorrijden
3 personen
24
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
25
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
26
Registratietent opbouwen
3 personen
27
Cateringpunt opbouwen
3 personen
28
Parcours markeren
8 personen
29
Waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
30
Verzorgingspost inrichten
3 personen
31
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
32
Tijdregistratie installeren
3 personen
33
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Startnummers uitgeven
3 personen
36
Fietsen controleren
3 personen
37
Startbriefing geven
3 personen
38
Startgroepen laten vertrekken
6 personen
39
Parcoursposten bemannen
12 personen
40
Tijden registreren
3 personen
41
Verzorgingspost bevoorraden
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Publiek informeren
2 personen
45
Veiligheid op parcours controleren
4 personen
46
Finishers registreren
3 personen
47
Uitslagen controleren
2 personen
48
Prijzen uitreiken
3 personen
49
Laatste deelnemers opvangen
4 personen
50
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

51
Parcoursmarkering verwijderen
8 personen
52
Start- en finishgebied afbreken
5 personen
53
Afval verzamelen
5 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Locatie schoonmaken
4 personen
56
Tijdregistratie exporteren
2 personen
57
Uitslagen publiceren
58
Gevonden voorwerpen registreren
59
Materiaal inventariseren
2 personen
60
Gehuurd materiaal retourneren
3 personen
61
Deelnemers bedanken
62
Sponsormateriaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Biertafelsaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 16
Oplaadstationsaantal 4
Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Acculampenaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 40
Dranghekkenaantal 24
Afzetlintaantal 12
Routepijlenaantal 80
Koersbordenaantal 30
Startnummersaantal 160
Startnummerhoudersaantal 160
Polsbandjesaantal 200
Reservefietspompenaantal 4
Fietswerkstandaardsaantal 2
Basisgereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermische voedselbakkenaantal 4

Decoratie

Startboog
Finishdoek
Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbannersaantal 10
Podiumblokkenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg vast en publiceer de routekaart pas nadat je het hele traject hebt geïnspecteerd en voorgereden. Controleer ook waar routepijlen, koersborden, pionnen en afzetlint nodig zijn.
Regel tijdwaarneming niet pas op de wedstrijddag. Test het tijdregistratiesysteem vooraf met de laptop en printer en houd een handmatige back-up en opgeladen portofoons achter de hand.
Open inschrijvingen pas wanneer reglement, startgroepen en veiligheidsinformatie duidelijk zijn. Verwerk aanmeldingen dagelijks en verstuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd.
Maak een aparte wedstrijddagindeling voor medische ondersteuning, vrijwilligers en parcoursploegen. Geef elke post een portofoon en wijs vooraf aan wie startnummers, polsbandjes en wijzigingen verwerkt.
Plan de opbouw met een vaste aanlevertijd voor materiaal. Zet start- en finishgebied, dranghekken en afzetlint eerst neer; controleer daarna stroom, verlichting, EHBO-koffers, reserveonderdelen en fietswerkstandaards.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een endurowedstrijd organiseren?: Begin minimaal drie tot zes maanden vooraf met reglement, vergunningen, verzekering en parcours. Reserveer medische ondersteuning en tijdwaarneming zodra de wedstrijddatum vaststaat; wacht daarmee niet tot de inschrijvingen binnen zijn.
Wanneer moet ik de vergunning voor een endurowedstrijd aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra parcours en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal acht tot twaalf weken voor de wedstrijd. Controleer vooraf welke toestemming nodig is voor terrein, verkeersmaatregelen en tijdelijke afzettingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een endurowedstrijd?: Reken per controle- of kruispuntpost op minimaal één vrijwilliger en plan daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish, parcourscontrole en materiaal. Maak de definitieve bezetting uiterlijk twee weken vooraf, zodat je uitval nog kunt opvangen.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?: Stuur routekaart, startgroep, startnummer, tijden en veiligheidsinstructies uiterlijk vijf tot zeven dagen voor de wedstrijd. Verstuur een korte weers- en parcoursupdate opnieuw zodra de weersverwachting of routeomstandigheden daar aanleiding toe geven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.