Zo organiseer je een duoloop zonder verrassingen

Een duoloop organiseren begint niet bij de startboog, maar bij het parcours en de toestemming om het te gebruiken. Leg daarna start en finish vast, open de inschrijving en werk toe naar een complete deelnemerslijst. In de laatste week draait alles om sorteren, controleren en klaarzetten: startnummers, routepijlen, drank, EHBO en geluidsapparatuur. Op de dag zelf moeten deelnemers snel kunnen registreren en moeten vrijwilligers precies weten waar ze staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parcours en vergunning controleren
2 personen
2
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Inschrijfformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Parcoursinformatie publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Startnummers toewijzen
2 personen
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen controleren
2 personen
14
Routeborden voorbereiden
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Parcours uitzetten
6 personen
17
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Inschrijftafel inrichten
2 personen
20
Cateringpunt inrichten
3 personen
21
Muziek en microfoon testen
2 personen
22
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

23
Startnummers uitdelen
3 personen
24
Deelnemers registreren
3 personen
25
Kleedruimte aanwijzen
26
Warming-up begeleiden
2 personen
27
Startbriefing geven
2 personen
28
Startschot verzorgen
2 personen
29
Verkeerspunten bemannen
8 personen
30
Tijdregistratie bijhouden
2 personen
31
Waterpost bemannen
3 personen
32
Finishers opvangen
4 personen
33
Medaille en water uitdelen
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Uitslagen verwerken
2 personen
37
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
38
Deelnemers informeren over uitslagen
39
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen

Nazorg

40
Parcoursmarkering verwijderen
4 personen
41
Materialen verzamelen
4 personen
42
Afval inzamelen
4 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
48
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 60

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Finishermedaillesaantal 150
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 8
Routepijlenaantal 30
Kilometerbordenaantal 10
Drinkbekersaantal 500
Sporthorlogesaantal 3
Stopwatchesaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Opscheptangenaantal 6

Decoratie

Start-finishboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Podiumlintenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en stofferaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer het parcours en de vergunning voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg ook vast waar deelnemers parkeren, zich omkleden en na afloop samenkomen; die informatie heb je later nodig voor de parcoursinformatie.
Plan de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de duoloop. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, startnummers toe te wijzen en de deelnemerslijst af te drukken.
Maak per team een set met startnummers, veiligheidsspelden en polsbandjes. Sorteer die vooraf op nummer of teamnaam, zodat de inschrijftafel niet verandert in een zoekactie tijdens het aanmelden.
Zet routepijlen, pionnen, afzetlint en kilometerborden in een aparte parcoursset. Controleer die set de avond ervoor en zet het parcours ruim vóór de start uit; ontbrekende pijlen vallen tijdens de briefing vaak pas op.
Test muziek, luidsprekers en draadloze microfoon vóór vrijwilligers en deelnemers arriveren. Leg daarnaast koelboxen, waterkannen, drinkbekers en EHBO op vaste punten klaar en wijs één persoon aan voor aanvullingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een duoloop organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren met het parcours, de vergunning en de start- en finishlocatie. Open daarna de inschrijving en houd de laatste week vrij voor deelnemerslijst, materialen en briefing.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een duoloop?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de inschrijftafel, 1 bij de catering, 1 bij start en finish en meerdere mensen langs onoverzichtelijke punten van het parcours. Het precieze aantal hangt af van de route en het aantal deelnemers; maak de bezetting uiterlijk 7 dagen vooraf definitief.
Wanneer moet je startnummers voor een duoloop uitdelen?: Deel startnummers uit tijdens de registratie op de dag zelf en leg ze per team vooraf gesorteerd klaar. Druk de deelnemerslijst uiterlijk 1 dag van tevoren af, zodat ontbrekende of dubbele inschrijvingen nog kunnen worden opgelost.
Wat moet je klaarzetten bij de start en finish van een duoloop?: Zet de start- en finishboog, startnummers, veiligheidsspelden, routeborden, een microfoon en een stopwatch klaar. Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór de start, zodat je nog tijd hebt voor een geluidscheck en een laatste parcourscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.