Organiser une duoloop sans rien laisser au hasard

Une duoloop se prépare comme une petite course, avec un parcours clair, des inscriptions bien suivies et une équipe visible le jour J. Commence par valider l’itinéraire et les autorisations, puis fixe les lieux de départ et d’arrivée avant de réserver le matériel. Les dernières 48 heures servent surtout à trier les dossards, refroidir les boissons et briefer les bénévoles. Le jour de l’épreuve, prévois assez de temps pour baliser le parcours et tester le son avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier le parcours et les autorisations
2 personnes
2
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier les informations du parcours
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
10
Imprimer la liste des participants
11
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier le matériel
2 personnes
14
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Mettre en place le parcours
6 personnes
17
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
20
Aménager le point de restauration
3 personnes
21
Tester la musique et le micro
2 personnes
22
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

23
Distribuer les dossards
3 personnes
24
Enregistrer les participants
3 personnes
25
Désigner l’espace de change
26
Animer l'échauffement
2 personnes
27
Faire le briefing de départ
2 personnes
28
Donner le coup de départ
2 personnes
29
Occuper les points de circulation
8 personnes
30
Assurer le chronométrage
2 personnes
31
Tenir le point d'eau
3 personnes
32
Accueillir les finisseurs
4 personnes
33
Distribuer les médailles et l'eau
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
36
Traiter les résultats
2 personnes
37
Assurer la remise des prix
3 personnes
38
Informer les participants des résultats
39
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

40
Retirer le balisage du parcours
4 personnes
41
Rassembler le matériel
4 personnes
42
Collecter les déchets
4 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
4 personnes
45
Éteindre l’équipement
2 personnes
46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
47
Ranger le stock restant
2 personnes
48
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 4
Portants de logeqté 4
Cintresqté 60

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Médailles de finisherqté 150
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 8
Flèches de directionqté 30
Bornes kilométriquesqté 10
Gobeletsqté 500
Montres sportqté 3
Chronomètresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6

Décoration

Arche de départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Rubans de podiumqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours au moins 3 semaines à l’avance. Vérifie les autorisations, les croisements dangereux et l’emplacement des bornes kilométriques avant de publier le formulaire d’inscription.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant la course si possible. Tu auras ainsi le temps d’attribuer les numéros de départ, d’imprimer la liste et de préparer les dossards sans précipitation.
Prépare le balisage la veille : cônes, ruban et flèches doivent être regroupés par zone. Le matin, fais contrôler chaque changement de direction par une personne qui connaît le parcours.
Réserve 2 à 3 heures pour l’installation sur place. Monte l’arche, les tables d’inscription et le point de restauration, puis garde au moins 30 minutes pour tester les microphones, les haut-parleurs et les rallonges.
Ne repousse pas le briefing des bénévoles au dernier moment. Réunis-les 45 à 60 minutes avant le départ et précise qui tient l’inscription, qui surveille le parcours et où se trouve la trousse de premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une duoloop ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de valider le parcours, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et réserver les équipements nécessaires.
Quand fermer les inscriptions pour une course en duo ?: Ferme-les 5 à 7 jours avant le départ. Tu peux alors traiter les besoins alimentaires, attribuer les dossards et préparer une liste fiable des participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une duoloop ?: Pour une petite course, compte au minimum 1 personne à l’inscription, 2 à 4 personnes sur le parcours et 1 responsable de coordination. Ajoute des bénévoles si le parcours comporte plusieurs croisements ou ravitaillements.
Combien de temps avant le départ faut-il installer le parcours ?: Commence l’installation 2 à 3 heures avant le départ. Le balisage doit être terminé au moins 30 minutes avant l’accueil des coureurs, afin de garder du temps pour les vérifications et les imprévus.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.