Zo organiseer je een duinloop

Een duinloop organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij een haalbare route en de juiste toestemming. Leg eerst datum, start- en finishlocatie vast en controleer het parcours voordat je inschrijvingen opent. Daarna regel je verkeersmaatregelen, vrijwilligers, tijdwaarneming en informatie voor deelnemers. In de laatste week draait alles om sorteren, testen en een duidelijke taakverdeling op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Parcours controleren
2 personen
5
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startgroepen indelen
2 personen
12
Noodcontacten verzamelen
13
Verzekering controleren
14
Tijdwaarneming reserveren
15
Fotograaf reserveren
16
Drank- en voedselinkoop plannen
2 personen
17
Startnummers ontwerpen
18
Routekaarten afdrukken
19
Startnummers afdrukken
2 personen
20
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Parcours uitzetten
6 personen
28
Kilometerborden plaatsen
3 personen
29
Tenten opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
32
Finishboog plaatsen
4 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
EHBO-post inrichten
2 personen
35
Waterpunten inrichten
4 personen
36
Catering klaarzetten
3 personen
37
Route en afzettingen nalopen
4 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

39
Inschrijvingen openen
4 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Bagage innemen
2 personen
42
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
43
Startsein geven
2 personen
44
Tijdwaarneming bedienen
2 personen
45
Parcoursposten bemannen
8 personen
46
Deelnemers begeleiden
4 personen
47
Water uitdelen
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Fruit en snacks serveren
3 personen
50
Finishers registreren
3 personen
51
Bagage uitgeven
2 personen
52
EHBO verlenen
2 personen
53
Uitslagen controleren
2 personen
54
Prijzen klaarzetten
2 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
56
Deelnemers informeren over uitslagen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Muziek verzorgen
59
Verlichting inschakelen
2 personen
60
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
61
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

62
Afval inzamelen
4 personen
63
Materialen verzamelen
5 personen
64
Tenten afbreken
6 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Parcoursmaterialen verwijderen
5 personen
69
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
70
Uitslagen publiceren
71
Bedankbericht versturen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Bagagekrattenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandjesaantal 250
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 12
Lintenaantal 10
Drinkbekersaantal 600
Finishboog
Medaillehoudersaantal 3
Prijzenaantal 12
Klembordenaantal 8
Stiftenaantal 20

Apparatuur

Tijdwaarnemingssysteem
Laptopsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 8
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Bordjes en bewegwijzeringaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning aan voordat je de inschrijving publiceert. Neem in de routebeschrijving ook verkeerskegels, afzethekken, routepijlen en kilometerborden mee; in duingebied is een pijl die ontbreekt snel een verkeerde afslag.
Plan vrijwilligers op vaste posten en geef ze portofoons of mobiele telefoons. Maak de indeling uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je nog vervanging kunt regelen bij afmeldingen.
Sluit de inschrijving niet af zonder noodcontacten en dieetwensen te verzamelen. Zet deze informatie apart voor de organisatie en verstuur de deelnemersinformatie minstens één week voor de loop.
Test het tijdwaarnemingssysteem met de laptops en controleer verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks vóór de opbouw. Een tijdregistratieprobleem bij de finish is achteraf moeilijk te herstellen.
Koop drank, bekers en voedsel pas nadat het aantal deelnemers redelijk vaststaat, maar wacht niet tot de laatste dag. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en leg thermoskannen, tenten en bagagekratten klaar voor het verwachte weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duinloop organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, start- en finishlocatie en de vergunning. Reserveer tijdwaarneming, fotograaf en vrijwilligers zodra de datum vaststaat.
Wanneer moet ik een vergunning voor een duinloop aanvragen?: Vraag de vergunning aan voordat je de inschrijving opent en houd rekening met een behandelingstermijn van minimaal 8 weken. Stem verkeersmaatregelen tegelijk af, omdat die invloed hebben op de definitieve route.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een duinloop?: Maak minimaal 6 tot 8 weken vooraf een indeling voor routeposten, inschrijving, start, finish, bagage en verzorging. Het exacte aantal hangt af van het deelnemersaantal en de lengte van het parcours; plan daarnaast minstens 2 reservevrijwilligers.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een duinloop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld route, startgroep, aanmeldtijd, parkeren, noodnummer, bagage, weersadvies en wat deelnemers bij de finish kunnen verwachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.