Organiser une course dans les dunes, étape par étape

Une course dans les dunes se prépare d’abord sur le terrain, pas derrière un écran. Commencez par fixer l’itinéraire, vérifier les accès et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construisez une organisation capable de gérer les départs, le balisage, le chronométrage, les bagages et le ravitaillement. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, transmettre des consignes précises et vérifier la météo comme le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Vérifier le parcours
2 personnes
5
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les groupes de départ
2 personnes
12
Recueillir les contacts d'urgence
13
Vérifier l’assurance
14
Réserver le chronométrage
15
Réserver le photographe
16
Planifier l’achat des boissons et des aliments
2 personnes
17
Concevoir les dossards
18
Imprimer les cartes d'itinéraire
19
Imprimer les dossards
2 personnes
20
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
21
Envoyer les informations aux participants
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Vérifier le matériel
2 personnes
25
Trier les dossards
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Mettre en place le parcours
6 personnes
28
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
29
Monter les tentes
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
32
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Installer des points d'eau
4 personnes
36
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
37
Vérifier le parcours et les barrières
4 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

39
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Recevoir les bagages
2 personnes
42
Accompagner les participants au départ
3 personnes
43
Donner le signal de départ
2 personnes
44
Gérer le chronométrage
2 personnes
45
Tenir les postes du parcours
8 personnes
46
Accompagner les participants
4 personnes
47
Distribuer de l'eau
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
50
Enregistrer les arrivants
3 personnes
51
Distribuer les bagages
2 personnes
52
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
53
Vérifier les résultats
2 personnes
54
Préparer les prix
2 personnes
55
Assurer la remise des prix
3 personnes
56
Informer les participants des résultats
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Fournir la musique
59
Allumer l’éclairage
2 personnes
60
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes
61
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

62
Collecter les déchets
4 personnes
63
Rassembler le matériel
5 personnes
64
Démonter les tentes
6 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Retirer le matériel du parcours
5 personnes
69
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
70
Publier les résultats
71
Envoyer un message de remerciement
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Ranger les provisions restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables d’inscriptionqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Caisses à bagagesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 10
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Rubansqté 10
Gobeletsqté 600
Arche d'arrivée
Porte-médaillesqté 3
Prixqté 12
Presse-papiersqté 8
Marqueursqté 20

Équipement

Système de chronométrage
Ordinateurs portablesqté 2
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Thermosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Carafesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux et signalisationqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Testez l’intégralité du parcours au moins 4 semaines avant la course. Notez les passages difficiles, les points de croisement et l’emplacement des flèches, cônes et bornes kilométriques.
Ne publiez pas le formulaire d’inscription avant d’avoir confirmé le lieu de départ et d’arrivée, l’autorisation et les mesures de circulation. Prévoyez aussi une date limite pour recueillir les contacts d’urgence et les besoins alimentaires.
Répartissez les bénévoles par poste au moins 10 jours avant l’événement. Chaque équipe doit connaître son horaire, son point de rendez-vous et le moyen de joindre le responsable avec un téléphone ou un talkie-walkie.
Préparez les dossards, cartes d’itinéraire et listes d’inscrits 3 à 5 jours avant la course. Triez les numéros dans l’ordre de retrait pour réduire l’attente aux tables d’inscription le matin même.
Achetez les boissons et les aliments après la clôture des inscriptions, puis ajoutez une marge de 10 %. Installez les tentes, tables, poubelles, gobelets et thermos avant l’arrivée des participants, et gardez des batteries externes pour les appareils de chronométrage et les téléphones.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course dans les dunes ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Les autorisations, la réservation du départ et de l’arrivée, la vérification du parcours et la coordination de la circulation prennent souvent plusieurs semaines.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course dans les dunes ?: Ouvrez-les seulement après avoir sécurisé l’itinéraire, les autorisations et les lieux de départ et d’arrivée, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant l’événement pour organiser les groupes et le ravitaillement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course dans les dunes ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartissez les bénévoles par fonctions au moins 10 jours à l’avance : accueil, départs, balisage, circulation, ravitaillement, bagages et arrivée. Ajoutez au moins 2 personnes de réserve pour remplacer une absence ou renforcer un point compliqué.
Que faut-il vérifier la veille d’une course dans les dunes ?: Vérifiez la météo, le balisage, le chronométrage, les dossards, les cartes, les moyens de communication et les stocks de boissons et d’aliments. Faites aussi un dernier contrôle des tentes, tables, barrières et rallonges au plus tard la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.