Zo organiseer je een dressuurwedstrijd

Begin met de locatie, datum en het wedstrijdreglement voordat je inschrijvingen opent. Bepaal daarna de proeven en klassen, leg jury en wedstrijdbegeleiding vast en maak een duidelijke planning voor deelnemers. Bij een dressuurwedstrijd zit het meeste werk niet alleen in de ring, maar ook in parkeren, losrijden, paardenwelzijn en tijdige communicatie. Werk toe naar een definitieve startlijst met starttijden en controleer materiaal, medewerkers en noodcontacten uiterlijk in de laatste week.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2
Wedstrijddatum bevestigen
3
Wedstrijdreglement controleren
4
Proeven en klassen bepalen
2 personen
5
Inschrijfformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
7
Inschrijvingen verwerken
2 personen
8
Startlijst bijhouden
9
Dieetwensen verzamelen
10
Juryleden bevestigen
11
Ringmeester aanwijzen
12
Schrijvers aanwijzen
13
Paddockbegeleiders aanwijzen
14
EHBO-contact vastleggen
15
Dierenartscontact vastleggen
16
Hoofdsteward informeren
17
Parkeerindeling maken
18
Routebeschrijving versturen
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Startgeld en betalingen controleren
2 personen
21
Startlijst definitief maken
2 personen
22
Starttijden publiceren
23
Juryproeven afdrukken
24
Startnummers afdrukken
25
Prijzen en linten bestellen
26
Catering reserveren
27
Boodschappenlijst controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Paardenboxen controleren
2 personen
30
Wedstrijdbanen slepen
2 personen
31
Parkeerterrein markeren
2 personen
32
Juryhok inrichten
2 personen
33
Startlijsten sorteren
2 personen
34
Prijzen klaarleggen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
38
Partytenten opbouwen
4 personen
39
Wedstrijdletters plaatsen
2 personen
40
Afzettingen plaatsen
3 personen
41
Geluid en microfoon testen
2 personen
42
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
43
Cateringbuffet inrichten
3 personen

Event

44
Paarden aanmelden
2 personen
45
Startnummers uitdelen
2 personen
46
Paarden naar boxen begeleiden
2 personen
47
Publiek ontvangen
2 personen
48
Jurybriefing verzorgen
2 personen
49
Ruiters naar losrijbaan verwijzen
2 personen
50
Startvolgorde omroepen
51
Proeven begeleiden
2 personen
52
Juryformulieren ophalen
53
Uitslagen verwerken
2 personen
54
Dranken serveren
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Hapjes serveren
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Prijsuitreiking klaarzetten
2 personen
60
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
61
Vertrek paarden begeleiden
2 personen
62
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

63
Wedstrijdmateriaal afbreken
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Servies verzamelen
2 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
69
Terrein schoonmaken
3 personen
70
Afval afvoeren
2 personen
71
Paardenboxen schoonmaken
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Prijzen en formulieren archiveren
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Stoelaantal 80
Barkrukaantal 4
Jurytafelaantal 2
Jurystoelaantal 6
Afvalbakaantal 8

Sportmateriaal

Dressuurring
Dressuurletters
Losrijbaanletters
Ringafzetting
Pionaantal 20
Startnummeraantal 50
Startnummerhouderaantal 50
Poetskistaantal 2
Kruiwagenaantal 2
Vorkaantal 4
Hooivorkaantal 2
Watertonaantal 4
Drinkemmeraantal 10
Hooinetaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Mobiele telefoonaantal 4
Portofoonaantal 6
Geluidsspeakeraantal 2
Draadloze microfoon

Verlichting

Bouwlampaantal 4
Lichtslangaantal 2

Servies

Koffiekopaantal 60
Waterglasaantal 80
Wijnglasaantal 40
Bordaantal 80
Vorkaantal 80
Mesaantal 80
Lepelaantal 60

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 4
Koelboxaantal 4
Serveerschaalaantal 8
Schaal voor belegaantal 6
Broodmesaantal 2
Snijplankaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelaantal 4
Flessenopeneraantal 3
Kanaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlagaantal 12
Tafelloperaantal 8
Prikbordaantal 2
Pijlenbordaantal 6
Klembordaantal 8
Lint voor winnaarsaantal 30
Rosetteaantal 30
Prijzendoosaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Handvegeraantal 4
Toiletborstelaantal 2
Reinigingssprayaantal 4
Handzeepdispenseraantal 4
Afwasbakaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdlocatie en datum eerst vast en controleer direct welke voorzieningen beschikbaar zijn voor ring, losrijbaan, parkeren en paarden. Reserveer ontbrekende zaken, zoals ringafzetting, dressuurletters, een waterton en afvalbakken, niet pas in de laatste week.
Bepaal vóór publicatie van het inschrijfformulier welke proeven en klassen je aanbiedt. Zet ook de sluitingsdatum, het startgeld en de betaalwijze duidelijk in de deelnemersinformatie; plan de verwerking van inschrijvingen op vaste momenten.
Bevestig juryleden, ringmeester, schrijvers en paddockbegeleiders ruim vóór de wedstrijddag. Plan per functie een vervanger of achterwacht, want één afmelding kan anders de starttijden en het verloop van de wedstrijd vertragen.
Maak de startlijst eerst voorlopig en controleer namen, klassen, betalingen en eventuele dieetwensen voordat je haar definitief publiceert. Verstuur routebeschrijving, parkeerindeling en starttijden uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat deelnemers niet op de wedstrijddag om basisinformatie hoeven te vragen.
Controleer in de laatste week de juryproeven, startnummers, printer, laptop, verlengkabels, portofoons en geluidsinstallatie. Leg ook het EHBO-contact, dierenartscontact en de hoof steward vast en zorg dat deze telefoonnummers bij de wedstrijdleiding én paddockbegeleiders beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dressuurwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, reglement, proeven en jury. Open de inschrijving daarna en maak de startlijst uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd definitief.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een dressuurwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal ringen en klassen, maar je hebt minimaal één jury per gelijktijdig gebruikte ring nodig. Plan daarnaast een ringmeester, schrijvers en paddockbegeleiders vóórdat je de starttijden publiceert.
Wanneer maak je de startlijst van een dressuurwedstrijd?: Houd de startlijst tijdens de inschrijfperiode bij en controleer na de sluitingsdatum alle betalingen en wijzigingen. Publiceer de definitieve versie meestal 3 tot 7 dagen vóór de wedstrijd, samen met de starttijden en deelnemersinformatie.
Wat moet je klaarzetten voor een dressuurwedstrijd?: Zorg minimaal voor een dressuurring met letters en afzetting, een losrijbaan, jurytafel en -stoel, startnummers, juryproeven, een laptop en printer. Controleer dit uiterlijk de dag ervoor en leg ook water, hooinetten, een kruiwagen, vorken en noodcontacten klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.