Een dorpsraadsvergadering organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met de stoelen, maar met de inhoud en de planning. Bevestig eerst datum, locatie en vergaderruimte, verzamel daarna agendapunten en stukken en stuur de uitnodiging op tijd. Regel techniek en catering zodra je weet hoeveel deelnemers komen. Op de dag zelf draait een goede vergadering vooral om een stille techniekcheck, een duidelijke ontvangst en stukken die klaarliggen voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergaderdatum en locatie bevestigen
2
Agenda opstellen
2 personen
3
Agendapunten verzamelen
4
Stukken en bijlagen verzamelen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vergaderruimte reserveren
9
Techniek reserveren
10
Notulen en presentielijst maken
11
Agenda en stukken afdrukken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
14
Ruimte controleren
15
Tafels opstellen
2 personen
16
Stoelen plaatsen
2 personen
17
Vergadertafel inrichten
2 personen
18
Presentatiemateriaal aansluiten
19
Microfoon testen
20
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
22
Presentielijst klaarleggen

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Agenda en stukken uitdelen
26
Vergadering openen
27
Notulen vastleggen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Pauzehapjes serveren
2 personen
31
Vragen en inspraak begeleiden
32
Actiepunten noteren
33
Vergadering afsluiten
34
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

35
Apparatuur uitschakelen
36
Tafels en stoelen afbreken
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Afval verzamelen
39
Ruimte schoonmaken
2 personen
40
Materialen retourneren
41
Notulen uitwerken
42
Notulen en actiepunten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Microfoon
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Schenkkanaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Kantoor

Notitieblokkenaantal 40
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 40
Documentmappenaantal 40
Nietmachine
Perforator
Plakbandaantal 2
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6
Dweilenaantal 2
Bezem en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de agenda en bijlagen uiterlijk 7 dagen vooraf vast. Zo hebben deelnemers tijd om stukken te lezen en voorkom je dat er op de avond zelf nog documenten ontbreken.
Reserveer laptop, beamer, scherm, microfoon en luidspreker tegelijk met de ruimte. Test alle aansluitingen minstens 60 minuten voor aanvang, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de presentielijst en naamkaarthouders vooraf klaar en leg de agenda en stukken per deelnemer klaar. Houd daarnaast 10 procent extra exemplaren achter de hand voor onverwachte aanwezigen.
Plan de ontvangst 30 minuten voor de start. Zet koffie, thee en water vooraf klaar en controleer of glazen, kopjes, servies en thermoskannen op de juiste plek staan.
Loop de ruimte 45 minuten voor aanvang volledig na: tafels, stoelen, verlichting, zicht op het projectiescherm en vrije kabels. Een losse kabel of slecht zicht valt tijdens de vergadering te laat op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een dorpsraadsvergadering?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verzamel agendapunten en stukken uiterlijk 10 dagen voor de vergadering en verstuur de definitieve uitnodiging met bijlagen minimaal 7 dagen vooraf.
Wanneer moet je de agenda voor een dorpsraadsvergadering rond hebben?: Maak een voorlopige agenda zodra de eerste agendapunten binnen zijn. Zet de definitieve agenda en alle bijlagen uiterlijk 7 dagen voor de vergadering klaar, zodat er nog tijd is om ontbrekende stukken op te vragen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de vergaderruimte klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, techniek, ontvangsttafel en catering. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige test van beamer, microfoon, laptop en geluid.
Hoeveel koffie en thee heb je nodig voor een dorpsraadsvergadering?: Reken voor een vergadering van ongeveer 2 uur op 2 tot 3 koppen koffie of thee per deelnemer, plus één extra kan per 10 personen. Zet ook water klaar en houd ongeveer 10 procent extra servies achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.