Organiser une réunion du conseil du village, étape par étape

Une réunion du conseil du village se prépare d’abord sur le fond, puis sur la logistique. Commencez par confirmer la date et la salle, rassemblez les points à traiter et fixez une date limite pour recevoir les contributions. Préparez ensuite les annexes, les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver la technique. La veille, vérifiez la disposition des tables, les branchements et les documents imprimés afin que l’accueil commence sans retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu de la réunion
2
Établir l’agenda
2 personnes
3
Recueillir les points à l’ordre du jour
4
Rassembler les pièces et les annexes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver une salle de réunion
9
Réserver la technique
10
Rédiger le compte rendu et la liste des présences
11
Imprimer l'ordre du jour et les documents
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
14
Vérifier l’espace
15
Installer les tables
2 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Installer la table de réunion
2 personnes
18
Brancher le matériel de présentation
19
Tester le microphone
20
Préparer le café et le thé
2 personnes
21
Aménager la table d'accueil
22
Préparer la liste de présence

Événement

23
Accueillir les participants
2 personnes
24
Enregistrer la présence
25
Distribuer l’ordre du jour et les documents
26
Ouvrir la réunion
27
Rédiger le compte rendu
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Servir les en-cas de pause
2 personnes
31
Animer les questions et les interventions du public
32
Noter les points d’action
33
Clore la réunion
34
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

35
Éteindre l’équipement
36
Démonter les tables et les chaises
2 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Rassembler les déchets
39
Nettoyer l’espace
2 personnes
40
Retourner les matériels
41
Rédiger le procès-verbal
42
Envoyer le compte rendu et les actions à suivre

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 6
Chaisesqté 40
Nappesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphone
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Carafeqté 2
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 2

Bureau

Blocs-notesqté 40
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 4
Porte-nomsqté 40
Classeurs de documentsqté 40
Agrafeuse
Perforatrice
Ruban adhésifqté 2
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 2
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date limite des points à l’ordre du jour au moins 7 jours avant la réunion. Vous aurez ainsi le temps de structurer l’agenda, de rassembler les annexes et d’envoyer un dossier complet.
Envoyez les invitations avec l’ordre du jour et les modalités d’inscription au moins 10 jours à l’avance. Demandez en même temps les besoins alimentaires pour éviter les réponses de dernière minute.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs la veille, puis prévoyez 30 minutes sur place pour vérifier les rallonges et les multiprises.
Préparez un exemplaire imprimé de l’ordre du jour et des documents pour chaque participant, plus 2 exemplaires de réserve. Les annexes oubliées ou imprimées trop tard ralentissent souvent les premiers échanges.
Installez l’accueil 20 minutes avant l’heure prévue, avec la liste de présence, les porte-noms, les stylos et les dossiers. Refroidissez les boissons et préparez le café et le thé avant l’arrivée des participants, plutôt que pendant l’enregistrement.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion du conseil du village ?: Envoyez-les idéalement 10 à 14 jours avant la réunion, avec la date, le lieu, l’ordre du jour provisoire et les informations d’inscription. Fixez une date limite de réponse 3 à 5 jours avant la séance.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle ?: Comptez environ 60 minutes pour installer les tables, les chaises, la table de réunion et l’accueil. Ajoutez 30 minutes pour tester la présentation, le microphone et les branchements.
Quand imprimer les documents du conseil du village ?: Imprimez l’ordre du jour et les annexes au plus tard la veille, après la clôture des contributions. Préparez un dossier par personne et 2 dossiers supplémentaires en cas d’oubli ou de participant non inscrit.
Que faut-il vérifier avant le début de la réunion ?: Vérifiez la disposition des sièges, la liste de présence, les documents, les porte-noms, les boissons et le fonctionnement du matériel. Faites ce contrôle 20 à 30 minutes avant l’accueil, avec une personne chargée de noter le compte rendu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.