Zo organiseer je een dorpsfeest zonder last-minute stress

Begin een dorpsfeest niet met versiering, maar met de datum, het terrein en de verantwoordelijkheden. Controleer eerst vergunningen en muziekrechten, leg reserveringen en leveranciers vast en verzamel aanmeldingen met dieetwensen. Daarna maak je het programma definitief en deel je vrijwilligers in per taak en tijdstip. In de laatste week controleer je het weer, bestel je boodschappen en sorteer je materiaal. Op de dag zelf werk je van terreininspectie naar opbouw, ontvangst, catering en afsluiting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma definitief maken
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Muziekrechten controleren
7
Reserveringen maken
8
Leveranciers bevestigen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Contactlijst afdrukken
11
Weersverwachting controleren
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen bestellen
14
Decoratie sorteren
2 personen
15
Spelmateriaal controleren
2 personen
16
Muziek afspeellijst maken
17
Prijslijsten afdrukken
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Contant geld wisselen
20
Boodschappen ontvangen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Catering voorbereiden
3 personen
24
Terrein inspecteren
2 personen
25
Afvalpunten plaatsen
2 personen
26
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Podiumplek vrijmaken
2 personen
29
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
30
Stroompunten beveiligen
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Welkomsttafel inrichten
2 personen
33
Buffettafels inrichten
3 personen
34
Bar inrichten
3 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Spelstations opbouwen
3 personen
37
Decoratie buiten plaatsen
2 personen
38
Licht controleren
2 personen
39
Microfoon testen
2 personen
40
Sanitaire voorraad aanvullen
41
Veiligheidsrondes lopen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Bezoekers welkom heten
3 personen
44
Aanmeldingen afvinken
2 personen
45
Programma aankondigen
46
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
47
Spelwedstrijden begeleiden
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken uitgeven
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Barbecue bedienen
3 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
55
Muziek verzorgen
56
Podiumprogramma begeleiden
2 personen
57
Licht bedienen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Eindtijd aankondigen
61
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
63
Etensresten veilig opbergen
2 personen
64
Barvoorraad afsluiten
2 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Afvalzakken verzamelen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Spelmateriaal opruimen
2 personen
70
Versiering verwijderen
3 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Locatie schoonmaken
3 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Afval laten afvoeren
77
Restvoorraad opslaan
2 personen
78
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Barbladenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Opschepschalenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8
Handmegafoon

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonpompenaantal 3
Tafelkledenaantal 14
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Programmapostersaantal 12

Sportmateriaal

Ringwerpset
Blikwerpset
Zakloopzakkenaantal 12
Touwtrektouw
Voetballenaantal 4
Pionnenaantal 20
Scorebordenaantal 4
Stoepkrijtaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast wie het programma, de catering, de muziek en het terrein beheert. Zo blijven vergunningen, reserveringen en leveranciersbevestigingen niet bij één persoon hangen.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in dezelfde lijst en sluit die 7 dagen voor het feest af. Gebruik het aantal deelnemers daarna voor hapjes, catering, servies, zitplaatsen en gekoelde dranken.
Maak een vrijwilligersrooster met blokken van 2 tot 3 uur en noteer per blok één aanspreekpunt. Plan aparte mensen voor ontvangst, bar, catering, muziek, afval en het opruimen.
Controleer 3 tot 5 dagen vooraf of partytenten, tafels, stoelen, speakers, mengpaneel, herbruikbare glazen en keukenmateriaal compleet zijn. Regel ontbrekende spullen vóór de boodschappen en opbouw beginnen.
Voer op de ochtend zelf een ronde over het terrein uit voordat bezoekers komen: controleer stroom, looproutes, afvalpunten, tafels, koeling en geluidsapparatuur. Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en houd ijsboxen beschikbaar voor bijvullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dorpsfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, terrein, vergunningen en leveranciers. Verstuur uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het feest.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dorpsfeest?: Reken als startpunt op 1 vrijwilliger per 10 tot 15 bezoekers, naast een coördinator. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat bar, catering, ontvangst, muziek en opruimen continu bezet zijn.
Wanneer bestel je eten en drinken voor een dorpsfeest?: Bestel houdbare boodschappen ongeveer 7 dagen vooraf en bevestig verse catering 3 tot 5 dagen vooraf op basis van de definitieve aanmeldingen. Koel dranken minimaal 2 uur voor aanvang en controleer bij ontvangst direct aantallen en kwaliteit.
Wanneer controleer je vergunningen en muziekrechten voor een dorpsfeest?: Controleer beide uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf, omdat voorwaarden en verwerkingstijden kunnen verschillen. Leg de bevestigingen vast voordat je het programma definitief maakt en uitnodigingen verstuurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.