Organiser une fête de village sans rien laisser au dernier moment

Une fête de village se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les autorisations et le programme, puis les inscriptions, les fournisseurs et les bénévoles. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant de finaliser les quantités du repas. La dernière semaine sert surtout à confirmer, imprimer et vérifier. Le jour J, prévoyez du temps pour réceptionner les courses, refroidir les boissons, installer les tables et répartir les déchets.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Finaliser le programme
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier les droits musicaux
7
Faire les réservations
8
Confirmer les fournisseurs
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Imprimer la liste de contacts
11
Vérifier les prévisions météo
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Commander les courses
14
Trier la décoration
2 personnes
15
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
16
Créer la playlist musicale
17
Imprimer les listes de prix
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Changer l'argent liquide
20
Réceptionner les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Préparer le service traiteur
3 personnes
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Libérer l'emplacement du podium
2 personnes
29
Installer le matériel sonore
2 personnes
30
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer la table d’accueil
2 personnes
33
Installer les tables de buffet
3 personnes
34
Aménager le bar
3 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Monter les stations de jeux
3 personnes
37
Installer la décoration à l'extérieur
2 personnes
38
Vérifier l'éclairage
2 personnes
39
Tester le microphone
2 personnes
40
Réapprovisionner les fournitures sanitaires
41
Effectuer les rondes de sécurité
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Cocher les inscriptions
2 personnes
45
Annoncer le programme
46
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
47
Encadrer les compétitions de jeux
3 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Distribuer les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
S’occuper du barbecue
3 personnes
54
Servir les repas diététiques
55
Fournir la musique
56
Encadrer le programme de scène
2 personnes
57
Gérer l’éclairage
58
Rassembler les déchets
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Annoncer l'heure de fin
61
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

62
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
63
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
64
Clôturer le stock du bar
2 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les sacs-poubelle
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Ranger le matériel de jeu
2 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
3 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Faire évacuer les déchets
77
Stocker les restes
2 personnes
78
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 100
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Sous-mains de barqté 2
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 10
Plats de serviceqté 12
Bacs de stockageqté 12
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LED de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 3
Nappesqté 14
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 120
Affiches du programmeqté 12

Matériel de sport

Set de lancer d’anneaux
Jeu de lancer de boîtes
Sacs de course en sacqté 12
Corde de tir à la corde
Ballons de footballqté 4
Cônesqté 20
Panneaux de scoreqté 4
Craie de trottoirqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Éponges de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier les autorisations et les droits musicaux avant de réserver définitivement les fournisseurs. Faites ces contrôles au moins 6 à 8 semaines avant la fête, car une correction tardive peut modifier le programme.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et demandez les besoins alimentaires dans le même échange. Arrêtez les chiffres 10 à 14 jours avant l’événement pour commander les repas, les assiettes et les verres réutilisables.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par tâche unique. Prévoyez au minimum une équipe pour l’installation, une pour le service et une pour le démontage, avec une liste de contacts imprimée le jour J.
Vérifiez la météo 7 jours puis 48 heures avant la fête. Les tentes, les tables, les chaises et les glacières doivent être confirmées avant cette dernière vérification, pas après.
Réceptionnez les courses plusieurs heures avant l’arrivée du public. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et le service traiteur, puis installez des points de collecte des déchets près du buffet et des zones de repas.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de village ?: Commencez environ 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les droits musicaux, les réservations et les invitations doivent partir en priorité ; gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et les contrôles.
Quand arrêter les inscriptions pour une fête de village ?: Fixez une date limite 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités commandées.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête de village ?: Répartissez les bénévoles en au moins trois équipes : installation, accueil ou service, puis démontage. Ajoutez une personne référente par équipe et communiquez les horaires au plus tard 7 jours avant.
Quand vérifier la météo pour une fête de village ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une seconde 48 heures avant. À ce moment-là, confirmez l’utilisation des tentes, l’emplacement des tables et la protection du matériel de sonorisation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.