Zo organiseer je een discoavond zonder stress

Begin een discoavond niet met versiering, maar met de zaal, de bezoekerslijst en het programma. Verzamel vooraf dieetwensen en muziekvoorkeuren, zodat je buffet en afspeellijst niet op het laatste moment hoeft aan te passen. Test laptop, muziekcontroller, actieve speakers en verlichting voordat gasten binnenkomen. Op de dag zelf werk je van een vrije, veilige dansvloer naar een ingerichte drank- en buffettafel; daarna blijft er tijd over voor een geluidscheck en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Muziekvoorkeuren verzamelen
6
Bezoekerslijst afronden
7
Draaiboek afdrukken
8
Afspeellijst samenstellen
2 personen
9
Muziekbestanden controleren
10
Geluidsapparatuur testen
2 personen
11
Versiering sorteren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Locatie veiligheidschecken
2 personen
17
Vloer vrijmaken
3 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen en kapstokken plaatsen
3 personen
20
Geluidsset aansluiten
2 personen
21
Lichtset aansluiten
2 personen
22
Kabels veilig afplakken
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Dranktafel inrichten
2 personen
25
Buffettafel inrichten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
28
Muziekstart controleren
29
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

30
Bezoekers verwelkomen
2 personen
31
Aanmeldingen afvinken
2 personen
32
Jassen aannemen
2 personen
33
Muziek verzorgen
34
Lichtshow bedienen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Buffet netjes houden
38
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
39
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
41
Versiering verwijderen
3 personen
42
Meubilair terugplaatsen
4 personen
43
Servies verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval wegbrengen
2 personen
46
Zaal schoonmaken
3 personen
47
Toiletten controleren
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 3

Decoratie

Discofigurenaantal 2
Discobal
Metallic slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Welkomstbord

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Muziekcontroller
Laptop
Microfoon
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Kabelmattenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-discoverlichtingaantal 3
Lichtstatievenaantal 2
Lichtfilters

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokeraantal 2
IJslepelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3
Fluorescerende tapeaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek vóór de decoratie. Sluit de geluidsset en lichtset aan, speel meerdere muziekbestanden af en controleer de microfoon; houd reservebatterijen apart voor apparatuur die daarop werkt.
Maak de dansvloer ruimer dan je eerste indeling suggereert. Zet klaptafels en stoelen langs de randen, controleer looproutes en plak verlengkabels volledig af voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Koel dranken vooraf en richt de dranktafel in met herbruikbare bekers, schenkkannen en afvalbakken. Zet houdbare voorraad klaar vóór de locatie opent, zodat je tijdens de ontvangst niet hoeft te bevoorraden.
Werk de afspeellijst af op basis van de verzamelde muziekvoorkeuren en maak een reservevolgorde voor minimaal 30 minuten. Bewaar de bestanden ook lokaal op de laptop; alleen op streaming vertrouwen kan tijdens de avond problemen geven.
Hang discobal, metallic slingers en discofiguren pas op nadat de vloerindeling vaststaat. Controleer daarna vanuit de dansvloer of lichtfilters en LED-discoverlichting niet in gezichten schijnen en of niets laag hangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een discoavond organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de zaalreservering en uitnodigingen. Rond de bezoekerslijst, dieetwensen en muziekvoorkeuren uiterlijk 7 dagen voor de avond af.
Hoeveel muziek heb je nodig voor een discoavond?: Maak minimaal 4 uur muziek klaar voor een avond van ongeveer 3 uur, zodat je kunt wisselen en nummers kunt overslaan. Controleer alle bestanden ten minste 24 uur vooraf op de laptop.
Wanneer test je de geluidsapparatuur en verlichting?: Test speakers, muziekcontroller, microfoon en lichtset op de dag zelf, zodra de locatie open is. Reserveer daarvoor minimaal 45 minuten voordat de gasten arriveren.
Hoe richt je een veilige dansvloer in voor een discoavond?: Maak de vloer volledig vrij en plaats tafels, stoelen en kapstokken aan de rand. Controleer alle kabels tijdens de veiligheidscheck en plak of bedek ze vóór de geluids- en lichttest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.