Zo organiseer je een danscongres zonder last-minute chaos

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna kun je docenten, inschrijvingen en promotie goed vastleggen. Een danscongres vraagt bovendien om meer voorbereiding dan alleen workshops plannen: muziekrechten, techniek, deelnemersstromen en catering moeten op elkaar aansluiten. Werk vanuit één draaiboek en leg per workshop vast wie, waar en wanneer klaarstaat. In de laatste week verschuift de aandacht naar badges, schema’s, route-informatie, materialen en een technische controle op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Dansdocenten bevestigen
4
Muziekrechten controleren
5
Inschrijfformulier maken
6
Ticketprijzen vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie online plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
12
Workshops indelen
2 personen
13
Docenteninformatie versturen
14
Draaiboek afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Workshopschema afdrukken
17
Routebeschrijving versturen
18
Catering aantallen bevestigen
19
Materialen controleren
2 personen
20
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
21
Presentaties verzamelen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Badgepakketten samenstellen
2 personen
25
Catering voorbereiden
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Vloeren controleren
2 personen
28
Danszalen schoonmaken
3 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen klaarzetten
3 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Naambadges klaarleggen
2 personen
33
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Projector aansluiten
2 personen
36
Presentaties testen
2 personen
37
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
38
Versiering ophangen
2 personen
39
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Buffet klaarzetten
3 personen
42
Afvalpunten plaatsen
43
Instructie team geven
2 personen

Event

44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Naambadges uitdelen
2 personen
46
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
47
Workshops begeleiden
6 personen
48
Muziek tijdens workshops bedienen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
52
Panelgesprek begeleiden
2 personen
53
Dinerbuffet serveren
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Avondprogramma aankondigen
56
Dansdemo begeleiden
3 personen
57
Vrije dansvloer begeleiden
3 personen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Deelnemers uitchecken
2 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Buffetrestanten veilig verpakken
2 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Zalen opruimen
4 personen
66
Vloeren schoonmaken
3 personen
67
Toiletten controleren
2 personen
68
Apparatuur inpakken
3 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Materialen terugbrengen
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opruimen
2 personen
73
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 30
Yogamattenaantal 40
Stretchbandenaantal 30
Dansstokkenaantal 20
Handdoekenaantal 40
Waterflessenaantal 120

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmaatjesaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Podiumachtergronddoek
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 16
Tafeldecoratieaantal 12
Naambadgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Schaaraantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiesprayaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst het programma en de ruimtes vast voordat je dansdocenten bevestigt. Controleer per workshop hoeveel dansmatten, yogamatten of andere materialen nodig zijn en plan wisseltijd tussen sessies.
Open de inschrijving pas nadat ticketprijzen, workshops en praktische informatie definitief zijn. Vraag dieetwensen direct mee op het formulier, zodat je de catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Plan promotie in meerdere momenten: stuur uitnodigingen, plaats de online aankondiging en verwerk aanmeldingen doorlopend. Stuur deelnemers uiterlijk vóór het congres hun bevestiging, routebeschrijving en workshopschema.
Maak een aparte techniekcontrole voor actieve speakers, het mengpaneel, draadloze microfoons, projector, HDMI-kabels en stekkerdozen. Verzamel muziekbestanden en presentaties vooraf op een laptop en USB-stick; zo hoef je niet tijdens de eerste workshop nog bestanden te zoeken.
Gebruik de laatste dagen voor uitvoerbare voorbereiding: druk het draaiboek en workshopschema af, maak badgepakketten, bevestig de catering aantallen en koel de dranken. Zet bij de registratie een tafel klaar met naambadges en houd reservebatterijen, verlengkabels en extra bekers binnen handbereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een danscongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken van tevoren met datum, programma en locatie. Bevestig dansdocenten en regel muziekrechten zodra het programma staat; gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersinformatie, materialen en techniek.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een danscongres openen?: Open de inschrijving nadat ticketprijzen, workshops en locatie zijn vastgelegd, meestal 8 tot 10 weken vóór het congres. Sluit de inschrijving uiterlijk enkele dagen vóór het evenement, zodat je aantallen, dieetwensen en badges kunt verwerken.
Hoe plan je workshops op een danscongres?: Maak eerst een overzicht van docenten, ruimtes, niveaus en benodigde materialen. Plan per workshop minimaal 10 tot 15 minuten wisseltijd voor deelnemers, docenten en het klaarzetten van dansmatten of andere materialen.
Wanneer bevestig je de catering voor een danscongres?: Verzamel dieetwensen tijdens de inschrijving en bevestig de aantallen uiterlijk 5 tot 7 dagen vóór het congres. Tel daarna ook organisatoren, docenten en vrijwilligers mee, zodat koffie, water, dranken, borden en bekers niet tekortkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.